福建医院采购制度及流程

PAGE福建医院采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范福建医院采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，满足医院医疗、科研、教学等工作的需要。2.适用范围本制度适用于福建医院各科室、部门以及附属机构所涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法有效。公开公平公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，保障所有潜在供应商平等参与竞争。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院管理层、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院采购战略、政策和制度。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责：贯彻执行采购管理制度和流程。负责编制采购预算和采购计划，组织实施采购活动。收集、整理、分析供应商信息，建立供应商数据库。参与采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪。协调与其他部门在采购工作中的关系，及时反馈采购工作中的问题。3.需求部门职责：根据业务需要，提出物资、设备、服务等采购需求。参与采购项目的技术规格制定、供应商筛选等工作。配合采购部门进行采购项目的验收工作。三、采购预算与计划1.采购预算编制依据：医院年度工作计划、业务发展需求、财务预算等。流程：需求部门根据下一年度工作安排，提出采购需求及预算建议。采购部门汇总各需求部门的预算建议，结合医院财务状况和采购政策，编制采购预算草案。采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报医院管理层批准。2.采购计划制定依据：采购预算、实际业务需求、库存状况等。流程：采购部门根据批准的采购预算，结合库存盘点情况，制定月度、季度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划经采购管理委员会备案后执行。四、采购方式1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。流程：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织开标、评标、定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。流程：采购部门从供应商库中选择若干家潜在供应商，发出邀请招标邀请函。对受邀供应商进行资格审查，合格者发售招标文件。组织开标、评标、定标，确定中标供应商并签订合同。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。流程：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。与供应商进行谈判，确定成交供应商并签订合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。流程：需求部门提出单一来源采购申请，说明理由和依据。采购部门组织论证，报采购管理委员会批准。与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。流程：采购部门向多家供应商发出询价通知书。供应商报价后，采购部门对报价进行比较，确定成交供应商并签订合同。五、供应商管理1.供应商准入条件：具有合法经营资质，良好的商业信誉和财务状况，具备提供符合质量要求的物资、设备、服务的能力。流程：供应商向采购部门提交准入申请，提供相关资质证明文件。采购部门对申请供应商进行实地考察或资质审核。符合准入条件的供应商纳入供应商数据库。2.供应商评价与考核评价内容：包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、诚信度等。考核方式：定期考核与不定期考核相结合，通过数据分析、用户反馈、实地考察等方式进行。结果应用：根据评价与考核结果，对供应商进行分级管理，调整合作策略。3.供应商淘汰情形：出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务差、违反合同约定等情况。流程：采购部门提出淘汰建议，经采购管理委员会批准后，将供应商从供应商数据库中删除。六、采购流程1.采购申请提出：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容。审批：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门根据采购预算和计划进行初审，符合要求后提交采购管理委员会审批。2.采购实施确定采购方式：采购部门根据采购项目的特点和金额大小，按照本制度规定的采购方式，确定具体采购方式。发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式的，发布招标公告或邀请函；采用竞争性谈判、询价方式的，向供应商发出采购文件。组织采购活动：按照选定的采购方式组织开标、评标、谈判、询价等活动，确定中标或成交供应商。3.合同签订起草合同：采购部门根据采购结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。审核合同：采购合同草案经需求部门、法务部门、财务部门等审核后，报医院管理层批准。签订合同：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，并加盖医院公章。4.采购验收验收准备：采购部门通知需求部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组，制定验收方案，明确验收标准和方法。实施验收：验收小组按照验收方案对采购项目进行验收，检查货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，对服务项目进行效果评估。出具验收报告：验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，直至达到验收要求。5.付款结算申请付款：供应商按照合同约定交货或提供服务后，采购部门根据验收报告，填写付款申请表，附上合同、发票等相关凭证，报财务部门审核。审核付款：财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性、合规性以及资金支付的准确性，审核通过后报医院管理层审批。支付款项：医院管理层批准后，财务部门按照合同约定和审批金额向供应商支付款项。七、采购监督与审计1.内部监督采购管理委员会监督：定期对采购活动进行检查，监督采购制度的执行情况，对重大采购项目进行全程跟踪。内部审计部门审计：定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。2.外部监督接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查：积极配合相关部门的工作