校园物品采购制度

PAGE校园物品采购制度一、总则（一）目的为规范校园物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保校园各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级在教学、科研、行政、后勤等活动中所需物品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，负责具体采购工作的组织实施。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、供应商选择、采购合同签订、采购项目验收等工作。（三）需求部门学校各部门、各班级为物品采购的需求部门，负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求、数量等信息，并参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校的财务状况和发展规划，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到50万元以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，报采购领导小组审核后发布招标公告。供应商报名参加投标，采购管理部门对报名供应商进行资格审查。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门确定邀请供应商名单，编制招标邀请书，报采购领导小组审核后发出。被邀请供应商报名参加投标，采购管理部门对报名供应商进行资格审查。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于3家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门编制谈判文件，报采购领导小组审核后发布谈判公告。供应商报名参加谈判，采购管理部门对报名供应商进行资格审查。采购管理部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组应不少于3人，其中采购人代表不得超过1/3。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购所需物品的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由，报采购领导小组审核。采购领导小组组织相关人员进行论证，如论证通过，批准单一来源采购申请。采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格、交货时间等条款。采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人按照法定程序，通过向不少于3家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门编制询价通知书，报采购领导小组审核后发出。供应商在规定时间内报价，采购管理部门对报价供应商进行资格审查。采购管理部门组织询价小组对供应商的报价进行评审，询价小组应不少于3人，其中采购人代表不得超过1/3。询价小组根据评审结果确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《校园物品采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、图纸、规格说明等资料，以便采购管理部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.初审通过后，采购管理部门将采购申请表提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，对于重大采购项目，应进行集体决策。3.采购项目经采购领导小组审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门选择合适的采购方式进行采购。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照相关法律法规和程序发布招标公告或招标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应按照相应的程序组织谈判、协商、询价等工作，确定成交供应商。4.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购管理部门应组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购物品进行验收。2.验收小组应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、规格型号、质量、性能等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收不合格的，验收小组应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。4.采购管理部门应将验收情况及时反馈给学校财务部门，作为支付货款的依据。（六）付款结算1.采购物品验收合格后，需求部门应填写《校园物品采购付款申请表》，经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购管理部门对付款申请表进行审核，审核通过后提交学校财务部门。3.学校财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、售后服务等资料。2.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购项目的需求，从供应商信息库中选择符合要求的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，广泛征集供应商，从中选择优质供应商纳入供应商信息库。3.选择供应商时，采购管理部门应重点考察供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的需求。（二）供应商评价1.采购管理部门应定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.供应商评价可采用定性评价和定量评价相结合的方式进行。定性评价主要通过对供应商的信誉、资质、产品质量、售后服务等方面进行综合评价；定量评价主要通过对供应商的交货期、价格等方面进行数据分析和评价。3.根据供应商评价结果，采购管理部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，给予优先采购待遇；对于表现较差的供应商，减少或停止与其合作。（三）供应商考核1.采购管理部门应建立供应商考核制度，对供应商的供货情况进行定期考核。考核周期一般为一年，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.供应商考核可采用百分制评分法进行，满分为100分。考核结果分为优秀（90分以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，采购管理部门给予表彰和奖励；对于考核结果为不合格的供应商，采购管理部门应责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件、付款文件等资料。（二）档案整理采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理、编号归档。（三）档案保管采购档案应妥善保管在安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏、泄露。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般为10年。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《校园物品采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合