校产采购管理制度

PAGE校产采购管理制度一、总则1.目的为了加强学校校产采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在校产采购活动中的相关行为。3.基本原则合法性原则：校产采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部和社会的监督，保障各利益相关方的知情权。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的产品和服务。效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现学校资源的优化配置。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门学校指定专门的部门（如后勤管理部门或采购中心）作为采购执行部门，负责具体实施采购活动。采购执行部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。采购执行部门的主要职责包括：根据学校各部门的需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。按照采购领导小组的决策，选择合适的采购方式，组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。对采购项目进行跟踪管理，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务，协调解决采购过程中出现的问题。负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案，以备查阅。3.需求部门学校各部门、各单位作为需求部门，负责提出本部门的采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等，并配合采购执行部门做好采购相关工作，如提供技术支持、参与验收等。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应会同财务部门及需求部门，根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合学校实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、数量、金额、资金来源等内容，并按照学校预算管理的要求进行审核和批复。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校预算调整的相关程序进行申报和审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计，确保采购资金的合理使用和安全。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，采购人根据评标结果确定中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的；招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序1.采购申请与审批需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并提交本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报采购执行部门。采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性进行审核，并根据采购金额大小，报采购领导小组或学校领导审批。2.采购文件编制采购执行部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，能够满足采购项目的要求。3.采购信息发布采购执行部门按照规定的采购方式，通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判）时间及地点等内容。4.供应商选择与邀请对于公开招标、邀请招标方式，采购执行部门应按照采购文件规定的资格条件和程序，对潜在供应商进行资格审查，确定合格供应商名单，并向其发出招标邀请书或投标邀请书。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价方式，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，随机邀请三家以上供应商参与采购活动，并向其发出谈判邀请书、单一来源采购协商邀请书或询价通知书。5.采购文件发售与答疑采购执行部门向受邀供应商发售采购文件，并解答供应商对采购文件提出的疑问。答疑内容应以书面形式回复所有受邀供应商，并作为采购文件的组成部分。6.投标（响应）文件接收与开标（谈判）采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商的投标（响应）文件，并组织开标（谈判）会议。开标（谈判）过程应公开、公正、公平，由采购执行部门主持，采购人代表、监督人员、评标委员会（谈判小组）成员等参加。开标时，采购执行部门应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。谈判时，谈判小组应与供应商进行谈判，要求供应商对采购文件的有关内容进行澄清、说明或提供补充材料，并对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审。7.评标（谈判）与定标评标委员会（谈判小组）按照采购文件规定的评标标准（谈判原则），对投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人。采购领导小组根据评标委员会（谈判小组）的推荐意见，确定中标（成交）供应商。8.采购合同签订采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。9.采购验收采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、相关技术人员等对采购货物或服务进行验收。验收内容应包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准等。验收合格后，验收人员应签署验收报告。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与中标（成交）供应商签订。合同签订前，采购执行部门应认真审核合同条款，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定，明确双方的权利和义务。2.合同履行采购执行部门和需求部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，维护学校的合法权益。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。4.合同档案管理采购执行部门应负责采购合同的整理、归档和保管，建立合同档案，将采购合同及相关文件资料妥善保存，以备查阅。合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标（响应）文件、验收报告、付款凭证等内容。七、采购监督与审计1.内部监督学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平等，发现问题及时督促整改。2.外部监督采购活动应接受社会监督，主动接受政府采购监管部门、财政部门等的监督检查。对于政府采购项目，应按照政府采购相关法律法规的要求，及时向监管部门报送采购信息，配合监管部门的监督检查工作。3.采购审计审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。八、供应商管理1.供应商资格审查采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格条件的供应商才能参与学校采购活动。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价与考核。评价与考核结果作为供