杭州市总工会采购制度

PAGE杭州市总工会采购制度总则目的为规范杭州市总工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于杭州市总工会机关及所属事业单位使用财政性资金、工会经费等进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公正性和透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现优质采购。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。采购组织与职责采购管理部门成立杭州市总工会采购管理领导小组，负责统筹领导和管理采购工作。领导小组下设采购管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，负责采购日常工作的组织、协调和监督。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策规定，制定和完善本单位采购制度及实施细则。2.编制年度采购预算，审核采购计划，报经批准后组织实施。3.建立供应商库，负责供应商资格审查、选择和管理。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、型号、数量、技术要求，工程的建设内容、质量标准、工期要求，服务的范围、标准、期限等，并对采购需求的合理性、准确性负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，编制采购项目需求方案，明确采购项目的具体要求和技术参数。2.配合采购管理部门开展采购前期调研、市场询价等工作，提供相关信息和资料。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购项目的技术、商务条款提出意见和建议。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务管理等工作。其主要职责包括：1.参与编制采购预算，审核采购资金来源和使用计划。2.按照合同约定和财务制度规定，办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.负责采购项目的财务核算，定期与采购管理部门核对采购项目的资金使用情况。4.配合采购管理部门开展采购绩效评价工作，提供相关财务数据和分析报告。采购预算与计划采购预算编制1.采购预算应根据本单位年度工作计划和实际需求，按照财政部门规定的预算编制要求和标准进行编制。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并细化到具体的采购品目和服务项目。2.采购需求部门应在每年规定时间内，向采购管理部门提交下一年度采购项目需求计划，采购管理部门汇总审核后，结合财政预算安排情况，编制年度采购预算草案，报经单位领导审批后，报财政部门审核。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。采购计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算和采购需求部门提交的采购项目需求计划，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和实际工作需要进行合理安排，确保采购项目按时、按质、按量完成。对于重大采购项目，应制定详细的采购实施方案，明确采购工作的各个环节和时间节点。3.采购计划应及时下达给采购需求部门和相关工作人员，并抄送财务部门。采购需求部门应按照采购计划组织实施采购项目，采购管理部门负责对采购计划的执行情况进行跟踪和监督。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。接受潜在供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购管理部门确定邀请供应商的范围，编制投标邀请书。向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。在紧急情况下采购的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、预算金额等内容，并提供相关证明材料。采购管理部门对采购需求部门提交的申请进行审核，提出审核意见，报单位领导审批。单位领导批准后，采购管理部门组织与供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容。签订采购合同，采购人与供应商签订采购合同。询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购管理部门编制询价通知书，明确采购项目的技术规格、商务条款、询价要求等内容。确定询价供应商名单，向其发出询价通知书。供应商在规定时间内提交报价文件，采购管理部门对报价文件进行整理和比较。确定成交供应商，采购管理部门按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。采购程序采购项目申报采购需求部门应按照采购预算和采购计划的要求，填写采购项目申报书，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购项目申报书经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购项目审核采购管理部门收到采购需求部门提交的采购项目申报书后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合规性、采购方式的合理性等。对于重大采购项目，应组织专家进行论证。审核通过后，报单位领导审批。采购文件编制采购管理部门根据批准的采购项目申报书，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购信息发布采购管理部门应按照规定的程序和渠道，及时发布采购信息。公开招标和邀请招标项目的采购公告应在指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目的采购信息应在本单位内部网站或其他指定渠道发布。采购信息发布的内容应包括采购项目的名称、采购方式、采购内容、供应商资格要求、报名时间、开标时间、开标地点等。供应商报名与资格审查1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应接受潜在供应商的报名。报名供应商应按照采购公告或投标邀请书中的要求，提交报名材料。采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，选择符合资格条件的供应商参加采购活动。供应商应按照采购文件的要求，提交相关证明材料。采购管理部门对供应商进行资格审查，确定参加采购活动的供应商名单。采购活动组织1.采购管理部门应按照采购文件确定的采购方式和程序，组织采购活动。公开招标和邀请招标项目应组织开标、评标活动；竞争性谈判项目应组织谈判活动；单一来源采购项目应组织协商活动；询价项目应组织询价活动。2.采购活动应在规定的时间、地点进行，采购管理部门应提前通知供应商和相关人员。采购活动应严格按照采购文件确定的评标标准、谈判程序、协商内容、询价要求等进行，确保采购活动的公正性和透明度。采购合同签订采购活动结束后，采购管理部门应根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。采购项目验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、型号、质量，工程的建设内容、质量标准、工期，服务的范围、标准、期限等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。采购管理部门应跟踪采购项目的验收情况，确保采购项目达到预期要求。采购资金支付财务部门应按照采购合同的约定和财务制度规定，办理采购资金的支付手续。采购资金支付应严格审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付资金的真实性、合法性和准确性。对于不符合规定的采购项目，财务部门有权拒绝支付采购资金。采购监督与管理内部监督1.成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由单位纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购制度的执行情况进行检查，对采购项目的采购程序、采购方式、采购合同签订、采购资金支付等环节进行监督，确保采购活动合法合规。3.采购监督小组应受理采购活动中的投诉和举报，对发现的问题及时进行调查处理，并将处理结果向单位领导报告。外部监督1.采购活动应接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.采购活动应接受社会监督。采购管理部门应按照规定的程序和渠道，及时公开采购信息，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，采购管理部门应认真调查处理，并将处理结果向社会公开。绩效评价1.建立采购绩效评价制度，定期对采购项目的实施效果进行评价。采购绩效评价应包括采购项目的采购质量、采购价格、采购效率、采购效益等方面的内容。2.采购管理部门应组织相关人员对采购项目进行绩效评价，根据评价结果，总结经验教训，提出改进建议和措施，不断提高采购管理水平。3.采购绩效评价结果应作为单位内部考核、奖惩的重要依据，对采购工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对采购工作存在问题的部门和个人进行批评和问责。供应商管理与诚信建设供应商库建立1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行登记和管理。2.供应商库应实行动态管理，定期对供应商进行评估和更新。对于不符合要求的供应商，应及时从供应商库中删除。供应商选择与管理1.采购管理部门应根据采购项目的要求和特点，从供应商库中选择符合资格条件的供应商参加采购活动。对于未纳入供应商库的供应商，应按照规