来伊份采购制度

PAGE来伊份采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范来伊份公司的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性、透明度和效益性，保障公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，提高公司整体运营效率和经济效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于来伊份公司总部及下属各分支机构、子公司涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、包装材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证物资质量和满足公司需求的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息公开透明，防止暗箱操作。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同约定。归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门职责，加强各部门之间的协作与沟通，共同做好采购工作。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。根据公司生产经营计划和需求预测，编制采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等。负责供应商的开发、评估、选择、管理和考核工作，建立供应商信息库，维护良好的供应商合作关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。负责采购订单的下达、跟踪、协调和验收工作，及时处理采购过程中的问题和异常情况。定期对采购工作进行总结和分析，评估采购绩效，提出改进措施和建议。负责采购文件、合同、记录等资料的整理、归档和保管工作。人员配备采购部门应根据公司采购业务规模和工作需要，合理配备采购人员。采购人员应具备相关专业知识、采购经验和技能，熟悉采购流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力、谈判能力和责任心。2.需求部门职责根据公司生产经营计划和实际需求，及时、准确地向采购部门提出采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。参与采购过程中的技术交流、质量检验、验收等工作，提供必要的技术支持和协助。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见和建议。人员职责需求部门应指定专人负责采购申请的提交和与采购部门的沟通协调工作，确保采购申请的准确性和及时性。需求部门负责人应对本部门的采购需求和采购工作负责，协调解决采购过程中出现的问题。3.质量部门职责参与采购物资的质量标准制定和验收标准的确定工作，为采购部门提供质量技术支持。负责对采购物资进行质量检验和验收，确保采购物资符合公司质量要求和相关标准。对采购物资的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和建议，协助采购部门与供应商协商解决质量纠纷。人员职责质量部门应配备专业的质量检验人员，负责采购物资的质量检验和验收工作。质量检验人员应具备相关专业知识和技能，熟悉质量检验标准和方法，严格按照规定进行检验和验收。4.财务部门职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理安排和安全使用。参与采购合同的审核工作，对合同中的付款条款、结算方式等进行审核，防范财务风险。负责采购款项的支付和账务处理工作，及时与采购部门核对采购业务往来账目。人员职责财务部门应指定专人负责采购财务相关工作，确保采购财务工作的准确性和及时性。财务人员应具备扎实的财务知识和技能，熟悉财务法规和制度，严格按照财务流程进行操作。三、采购流程1.采购申请需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。紧急采购申请应注明紧急原因和预计到货时间，并经需求部门负责人和公司相关领导特批后提交给采购部门。2.采购计划编制采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核和汇总，并结合公司库存情况、生产计划、市场供应情况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、规格型号、质量要求、采购时间、采购方式、预算金额等详细信息，并经采购部门负责人审核签字后报公司领导审批。3.供应商选择与管理供应商开发采购部门应通过多种渠道积极开发供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等方式，建立潜在供应商信息库。供应商评估采购部门对潜在供应商进行初步评估，收集供应商的基本信息、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面的资料，对供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行测试。供应商选择采购部门根据供应商评估结果，综合考虑供应商的信誉、质量、价格、交货期、服务等因素，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》。供应商管理采购部门建立供应商档案，对供应商的供货情况、质量表现、价格变动、售后服务等进行跟踪和记录，定期对供应商进行考核和评估，根据考核结果调整供应商合作关系。4.采购谈判与合同签订采购谈判采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购部门负责人审核、公司法律部门审核、公司领导审批后，由采购部门与供应商签订。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购订单应经采购部门负责人审核后发送给供应商，并跟踪订单执行情况。6.采购物资验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资到货后，质量部门按照验收标准对采购物资进行质量检验，需求部门对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行核对验收。验收合格后，验收人员在《采购物资验收单》上签字确认，并办理入库手续。如采购物资验收不合格或出现质量问题，质量部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货、降价等处理措施。7.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请单》，注明采购合同编号、采购物资名称、数量金额、付款方式、付款金额等信息，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，办理采购付款手续。财务部门按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项，并做好账务处理。四、采购方式1.招标采购适用范围对于金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、重要原材料采购等，应采用招标采购方式。招标程序成立招标小组，负责招标工作的组织和实施。编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款（包括价格、交货期、售后服务等）、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接收投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标供应商。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.询价采购适用范围对于采购金额较小、市场价格相对透明、采购数量较少的物资采购项目，如办公用品采购、小型设备采购等，可采用询价采购方式。询价程序采购部门向多家供应商发出询价函，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购谈判。与选定的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购适用范围对于采购时间紧迫、采购需求规格复杂、市场竞争不充分的采购项目，如紧急物资采购、定制化设备采购等，可采用竞争性谈判采购方式。谈判程序成立谈判小组，负责谈判工作的组织和实施。制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序、评标标准等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，向供应商发出谈判文件。组织谈判会议，与供应商进行多轮谈判，要求供应商进行报价和方案阐述，谈判小组根据谈判情况进行综合评估。确定成交供应商，与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。公司相关部门对采购申请进行审核，必要时组织专家论证。经公司领导审批同意后，与单一供应商进行采购谈判，签订采购合同。五、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划和采购计划，结合市场价格走势、历史采购数据等因素，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资的种类、数量、金额、采购时间等详细信息，并经采购部门负责人审核后报公司财务部门。财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，对采购预算进行调整和完善，形成年度采购预算方案，报公司领导审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购支出，确保采购预算不超支。如因市场变化、生产计划调整等原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和预计调整金额，经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后进行预算调整。3.预算监控与分析财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时掌握采购预算的执行进度和偏差情况。采购部门应配合财务部门做好采购预算执行情况的分析工作，对预算执行过程中出现的问题及时进行整改和完善，确保采购预算的有效执行。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。质量风险应对加强对采购物资质量的控制，严格按照质量标准进行检验和验收，选择信誉良好、质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务，对质量问题及时进行处理和整改。供应商风险应对建立完善的供应商评估和管理体系，加强对供应商的日常监督和考核，定期对供应商进行评估和调整，降低供应商违约、破产等风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核、签订和执行，确保合同条款合法合规、明确清晰、严密完整。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，对合同执行过程中出现的问题及时进行协调和解决。法律风险应对加强采购人员的法律法规培训学习，提高法律意识和风险防范能力。在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询公司法律部门或聘请法律顾问，对采购合同等法律文件进行审核把关，防范法律风险。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施，降低风险影响程度。七、采购绩效评估1.评估指标采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。采购质量：采购物资的质量合格率、退货率等，评估采购物资质量是否符合要求。交货期：供应商按时交货率、交货延迟天数等，评估供应商交货期是否满足公司需求。供应商管理：供应商的开发数量、合作供应商数量、供应商满意度等，评估供应商管理工作的成效。采购效率：采购申请处理时间、采购订单下达时间、采购合同签订时间等，评估采购工作的效率和及时性。2.评估方法定期评估：采购部门定期（每月、每季度、每年）对采购绩效进行自我评估，填写《采购绩效评估表》，对各项评估指标进行量化分析和评价。综合评估：公司组织相关部门（采购部门、需求部门、质量部门、财务部门等）对采购绩效进行综