材料采购三方询价制度

PAGE材料采购三方询价制度一、总则（一）目的为规范公司材料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，特制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有材料采购项目，包括但不限于原材料、零部件、设备配件等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程和结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据生产、项目进度等实际需求，填写《材料采购申请表》，详细说明所需材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《材料采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商筛选1.采购部门根据采购需求，从公司供应商库或通过市场调研等方式，筛选出至少三家具备供应能力的潜在供应商。2.对筛选出的供应商进行初步资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。（三）询价文件准备1.采购部门根据采购需求和供应商情况，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购规格书、质量标准、交货要求、报价要求等内容。2.询价文件应明确各项要求和条款，确保供应商能够准确理解采购需求。（四）询价发出1.采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给筛选出的供应商，要求供应商在规定时间内进行报价。2.明确询价文件的接收方式和截止日期，确保供应商能够及时获取并响应询价。（五）报价接收与整理1.供应商应在规定时间内将报价文件提交至采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格明细、价格构成说明、交货期、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价进行接收和整理，核对报价内容的完整性和准确性。（六）询价评审1.采购部门组织相关人员组成询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术部门代表、质量部门代表等。2.询价评审小组对供应商的报价进行评审，评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。3.采用综合评分法对供应商进行评估，根据各项评审指标的权重计算出各供应商的综合得分。（七）结果确定与通知1.根据询价评审结果，确定中标供应商。中标供应商应满足综合得分最高、报价合理、能够满足采购需求等条件。2.采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时向未中标供应商发出《未中标通知书》，说明未中标原因。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商按照询价文件和中标结果签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务、采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订后，报公司相关部门备案。三、询价文件编制规范（一）询价函1.询价函应包含采购项目名称、编号、采购单位名称、联系方式等基本信息。2.明确询价的目的、范围和要求，告知供应商需提供的报价文件内容和格式。3.注明询价的截止日期和报价方式。（二）采购规格书1.详细描述所需采购材料的规格、型号、技术参数、质量标准等要求。2.如有特殊要求或技术规范，应在采购规格书中明确说明。（三）质量标准1.明确采购材料应符合的国家、行业或企业质量标准。2.如有特殊质量要求，应详细列出检验项目、检验方法和验收标准。（四）交货要求1.规定交货时间、交货地点和交货方式。2.明确对包装、运输等方面的要求。（五）报价要求1.要求供应商提供详细的报价单，包括产品单价、总价、价格构成明细等。2.说明报价有效期和价格调整条款。四、询价评审标准（一）价格因素1.比较各供应商的报价金额，选择价格合理且最低的供应商。2.考虑价格的构成明细，分析各项成本是否合理。（二）质量因素1.审查供应商提供的产品质量证明文件，如质量认证、检测报告等。2.评估供应商的质量管理体系和质量控制能力。（三）交货期因素1.对比各供应商承诺的交货期，选择能够满足项目进度要求的供应商。2.考虑供应商的生产能力和物流配送能力，确保按时交货。（四）售后服务因素1.考察供应商提供的售后服务承诺，如维修、保养、退换货等。2.评估供应商的售后服务响应速度和服务质量。（五）其他因素1.供应商的信誉状况、业绩表现等。2.供应商的创新能力、技术支持能力等。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对材料采购三方询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购项目的进展情况和询价结果，接受管理层的监督和指导。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的依据。2.对于违反询价制度或提供虚假信息的供应商，应采取相应的处罚措施，如暂停合作、列入黑名单等。（三）信息管理1.建立材料采购询价档案，对询价过程中的文件、资料、报价等进行归档保存，以备查阅。2.定期对询价信息进行统计分析，总结采购经验，为后续采购工作提供参考。六、培训与宣传（一）培训计划1.制定针对采购人员和相关部门人员的三方询价制度培训计划，定期组织培训活动。2.培训内容包括询价流程、文件编制、评审标准、法律法规等方面的知识。（二）宣传推广1.通过公司内部会议、宣传栏、内部培训等方式，宣传材料采购三方询价制度的重要性和执行要求。2.鼓励员工积