机关采购制度及流程

PAGE机关采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范本机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门、各下属单位使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。4.公正原则：采购评审过程应公正客观，按照规定的标准和方法进行评审，维护采购当事人的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购制度及流程，指导和监督各部门的采购工作。审核采购计划，汇总采购需求，组织实施集中采购活动。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评价和考核。协调采购过程中的争议和问题，处理采购投诉。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。参与采购项目的技术谈判、商务谈判和合同签订工作。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检验和评估。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，确保资金及时足额到位。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用情况。负责采购项目的财务核算和审计工作。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购项目效益是否达到预期目标等。对采购过程中发现的违规违纪问题进行调查处理，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各需求部门应根据工作实际需要，提前制定采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并填写采购申请表。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购计划审核1.采购管理部门收到采购申请表后，应及时进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、合规性，预算金额的准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行论证，确保采购计划的科学性和可行性。3.采购计划审核通过后，采购管理部门应将采购申请表反馈给需求部门，并根据采购项目的性质和特点，确定采购方式和采购时间。（三）采购计划调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购计划，需求部门应及时填写采购计划调整申请表，说明调整的原因、内容和预算金额等，并报采购管理部门审核。2.采购管理部门应根据实际情况进行审核，如同意调整，应重新确定采购方式和采购时间，并将调整后的采购计划反馈给需求部门。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购项目单项或批量采购金额达到200万元以上；工程采购项目单项合同估算价达到400万元以上；服务采购项目单项或批量采购金额达到100万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：采购管理部门应向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取招标文件工本费。开标、评标：采购管理部门应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动，由评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：根据采购项目的特点和要求，从供应商库中随机抽取三家以上符合相应资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发售招标文件：采购管理部门应向购买招标文件的被邀请供应商提供招标文件，并收取招标文件工本费。开标应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动，由评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组应根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格严、商务条款、谈判程序、评审标准等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组应与被邀请供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；添加与合同标的相同的货物、工程或者服务，以满足不可预见的紧急需要的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购人代表和有关技术经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。编制采购文件：采购小组应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、采购程序、评审标准等内容。确定唯一供应商：采购小组应根据采购项目的实际情况，确定唯一供应商，并向其发出采购邀请书。协商：采购小组应与唯一供应商进行协商，商定价格、条件和合同条款等内容。签订合同：采购人与唯一供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出询价单。询价：询价小组应要求被邀请供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。四、采购实施流程（一）采购文件编制1.根据采购项目的特点和要求，采购管理部门应组织相关人员编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的基本信息、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请其参加采购活动。（三）供应商报名及资格审查1.供应商应在规定的时间内报名参加采购活动，并按照采购文件的要求提供相关证明材料，进行资格审查。2.采购管理部门应组织相关人员对供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.对于资格审查合格的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。（四）采购文件发售1.采购管理部门应向购买采购文件的供应商提供采购文件，并收取采购文件工本费。2.采购文件发售时间应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保供应商有足够的时间准备投标文件。（五）投标、谈判或询价1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件、谈判响应文件或询价报价文件，并在规定的时间内提交给采购管理部门。2.采购管理部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、谈判或询价活动，由评标委员会、谈判小组或询价小组按照评审标准进行评审。3.在评审过程中，采购管理部门应记录评审过程和结果，确保评审过程的公正、公平、公开。（六）定标及中标通知1.根据评审结果，采购人应确定中标人或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.中标通知书或成交通知书应明确采购项目的名称、中标金额、中标供应商名称、中标日期等内容。（七）合同签订1.中标人或成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应符合采购文件的要求和中标通知书或成交通知书的内容。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同的完整性和可操作性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和行业标准的要求，维护本机关的合法权益。2.采购合同应由采购人与中标人或成交供应商双方签字盖章后生效。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购人和中标人或成交供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标人或成交供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款,采购人和中标人或成交供应商应协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购人和中标人或成交供应商应办理合同终止手续。2.合同终止后，采购人和中标人或成交供应商应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。六、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收方案应报采购管理部门审核备案。（二）验收实施1.需求部门应按照验收方案组织验收人员对采购项目进行验收,验收人员应包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收过程中，验收人员应按照验收标准对采购项目的质量、数量、规格等进行检验和评估，确保采购项目符合合同要求。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、