机关部门采购制度

PAGE机关部门采购制度总则目的为规范机关部门采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于机关部门内各单位、各部门使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策规定以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内外部监督。3.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，注重采购质量和售后服务。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购决策机构成立机关部门采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。采购办公室负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行、验收等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，明确各岗位职责。相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责，并配合采购办公室进行采购项目的实施。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，对采购资金的使用进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。4.纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。采购预算管理预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购理由和预期效益。2.采购办公室对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合单位年度财务预算安排情况，提出采购预算建议方案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算，按照规定程序报财政部门审批。预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报原审批部门批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定和财务制度规定支付采购款项，确保采购资金专款专用。预算监督1.审计部门定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查采购预算的编制、执行是否合规，是否存在超预算采购等问题。2.纪检监察部门对采购预算执行过程中的违规违纪行为进行严肃查处。采购方式公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序采购办公室编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购办公室根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，编制邀请招标文件。向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对收到投标邀请书的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购办公室成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购办公室向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购办公室与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购办公室组织专业人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证意见。将单一来源采购论证意见报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购办公室与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购办公室成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购办公室向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购办公室与成交供应商签订采购合同。采购文件编制采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购各方的权利和义务。文件编制要求1.采购办公室应根据采购项目特点和需求，编制详细、准确、合理的采购文件。采购文件中的技术规格、商务要求等应具有明确性和可操作性，避免出现模糊不清或歧义性条款。2.采购文件应进行审核，确保文件内容合法合规、逻辑严谨。审核通过后的采购文件应加盖采购办公室公章，并按照规定程序发布。采购活动组织采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，应在单位内部网站或其他适当渠道发布采购信息，公告采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、谈判或询价时间及地点等内容。报名与资格审查1.对于需要报名的采购项目，采购办公室应在规定时间内接受供应商报名。供应商应按照采购文件要求提供相关证明材料，进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。采购办公室应严格按照采购文件规定的资格条件进行审查，确保报名供应商符合要求。开标、评标与谈判1.开标：采购办公室按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标：对于采用招标方式采购的项目，采购办公室组织评标活动。评标委员会由采购人代表和有关专家组成。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.谈判：对于采用竞争性谈判方式采购的项目，谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其响应文件中的有关内容进行澄清、说明或者补正，并对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合比较和评估，确定成交供应商。定标与合同签订1.采购领导小组根据评标委员会或谈判小组推荐的中标候选人或成交供应商，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。2.采购办公室与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、条款清晰、权利义务明确。采购合同管理合同签订采购合同应在中标通知书发出之日起三十日内签订。签订合同前，采购办公室应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。合同签订后，应加盖单位公章和供应商公章，并按照规定进行备案。合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务；采购人应按照合同约定及时支付采购款项。2.采购办公室应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购办公室应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续，并及时通知合同双方。解除合同后，应按照合同约定进行结算和清理。采购验收管理验收组织采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门和人员进行验收。验收小组由需求部门、采购办公室、财务部门、审计部门等人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。验收标准验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等要求进行。验收小组应严格对照验收标准进行检查，确保采购项目符合要求。验收程序1.供应商完成采购项目后，应向采购办公室提交验收申请，并提供相关证明材料。2.采购办公室收到验收申请后，组织验收小组进行验收。验收小组应审查供应商提交的证明材料，并对采购项目进行实地检查、测试、评估等。3.验收小组根据验收情况出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改，整改完成后重新组织验收。采购监督与管理内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。对于违反采购制度、损害单位利益的行为，纪检监察部门应依法依规追究相关人员