机关单位采购管理制度及采购流程

PAGE机关单位采购管理制度及采购流程一、总则（一）目的为规范机关单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：采购程序公正，采购人、采购代理机构及供应商诚实守信，履行各自职责。（四）职责分工1.采购决策部门：负责对采购项目进行决策，确定采购方式、预算等重要事项。2.采购执行部门：具体组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金，对采购活动进行财务监督。4.纪检监察部门：对采购活动进行全程监督，查处违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购项目及预算建议。2.采购执行部门汇总各部门采购预算建议，结合财政部门下达的预算控制数，编制年度采购预算草案。3.采购预算草案经财务部门审核、采购决策部门审定后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整预算的，按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。2.纪检监察部门对采购预算执行情况进行监督，防止出现违规行为。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的项目。2.采购人或采购代理机构应当按照规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应当包括采购项目名称、采购内容及数量、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购人或采购代理机构应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购人或采购代理机构成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购人或采购代理机构应当与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购人或采购代理机构向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经部门负责人签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，报采购决策部门审批；重大采购项目需经单位领导集体研究决定。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购执行部门编制采购文件。2.采购文件应当包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。（四）采购信息发布1.按照规定在指定媒体上发布采购信息，包括招标公告、谈判公告、询价通知书等。2.采购信息应当准确、完整，不得有虚假内容。（五）供应商报名及资格审查1.供应商按照采购信息要求报名，提交相关证明材料。2.采购执行部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。（六）采购评审1.按照采购文件规定的评审方法和标准，组建评审委员会进行评审。2.评审委员会对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，推荐成交候选人。（七）采购结果确定1.采购决策部门根据评审委员会推荐的成交候选人，确定成交供应商。2.采购执行部门向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果在指定媒体上公告。（八）采购合同签订1.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当符合采购文件的要求，不得擅自变更合同内容。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购人组织相关部门和人员进行验收。2.验收应当按照采购合同和相关标准进行，出具验收报告。（十）采购付款及档案管理1.财务部门根据验收报告和采购合同，办理采购付款手续。2.采购执行部门负责整理、归档采购项目的相关文件资料，建立采购档案。五、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理供应商的投诉举报，查处违规违纪行为。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全、合理使用。3.采购决策部门和采购执行部门定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等政府有关部门的监督检查。2.主动接受社会公众的监督，及时回应社会关切。（三）供应商管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商的诚信情况。2.对有不良记录的供应商，限制其参与机关单位采购活动。（四）采购人员管理1