机关单位采购内控管理制度

PAGE机关单位采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强机关单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由单位负责人、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批采购预算和采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件等。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和保管采购档案。（三）采购监督机构成立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组职责如下：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.检查采购活动的合法性、公正性和合规性。3.受理对采购活动的投诉和举报，并进行调查处理。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、供应商选择等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据单位工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应经采购领导小组审议通过，并报财政部门审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.采购项目实施过程中，因市场变化、政策调整等原因需要调整采购预算的，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整原因、调整内容、调整金额等，并提供相关证明材料。3.采购预算调整申请经采购领导小组审议通过，并报财政部门审批后实施。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划应经采购领导小组审议通过，并报财政部门备案。（二）计划执行1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.采购过程中如遇特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序进行审批。（三）计划调整1.因市场变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整原因、调整内容、调整时间等，并提供相关证明材料。3.采购计划调整申请经采购领导小组审议通过，并报财政部门备案后实施。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。3.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外的采购方式的，应在采购活动开始前报采购领导小组审批。2.采购方式审批申请应说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由、拟邀请的供应商名单等，并提供相关证明材料。3.采购领导小组应根据采购项目的实际情况，对采购方式审批申请进行审议，作出审批决定。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准等内容。3.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购监督小组进行审核。2.采购监督小组应重点审核采购文件的合法性、公正性、合规性和完整性，提出审核意见。3.采购部门应根据采购监督小组的审核意见，对采购文件进行修改完善。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，应及时发放给潜在供应商。2.采购文件发放应采用书面形式或电子形式，并做好发放记录。3.采购部门应向潜在供应商提供采购文件的答疑服务，解答潜在供应商对采购文件的疑问。七、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、健全的财务制度、较强的履约能力等条件。3.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合资格条件的供应商中选择入围供应商，并建立供应商库。（二）供应商评价1.建立供应商评价制度，定期对供应商的履约情况进行评价。2.供应商评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。3.采购部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商淘汰1.供应商出现下列情形之一的，应予以淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。有其他违反法律法规和采购制度行为的。2.供应商淘汰应按照规定的程序进行，采购部门应将淘汰供应商的情况及时通知相关部门和供应商，并做好记录。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，并符合国家法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订前，应提交采购监督小组进行审核。采购监督小组应重点审核采购合同的合法性、公正性、合规性和完整性，提出审核意见。采购部门应根据采购监督小组的审核意见，对采购合同进行修改完善。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的证明材料。（三）合同变更1.采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等，并符合国家法律法规和行业标准的要求。3.合同变更协议签订前，应提交采购监督小组进行审核。采购监督小组应重点审核合同变更协议的合法性、公正性、合规性和完整性，提出审核意见。采购部门应根据采购监督小组的审核意见，对合同变更协议进行修改完善。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合合同约定。3.验收合格后，采购部门应出具验收报告，并办理相关的结算手续。（五）合同存档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本存档，并按照规定的期限进行保管。2.采购合同存档应包括合同正本、副本、变更协议、验收报告等相关资料。3.采购合同存档应建立健全档案管理制度，确保档案的安全、完整和有效利用。九、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制,对采购活动中可能存在的风险进行识别。2.采购风险包括政策风险、市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.采购风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对1.根据采购风险评估结果，采取相应的风险应对措施。2.风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（四）风险监控1.建立采购风险监控机制，对采购风险的变化情况进行实时监控。。2.采购部门应定期对采购风险进行评估和分析，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。十、采购信息管理（一）信息公开1.采购部门应按照规定的程序和方式，及时公开采购信息。2.采购信息公开内容包括采购项目公告、采购文件、采购结果、采购合同等信息。3.采购信息公开应通过政府采购网、单位门户网站等渠道进行发布，确保采购信息的及时、准确、完整公开。（二）信息保密1.采购部门应建立采购信息保密制度，对采购活动中涉及的商业秘密、技术秘密等信息进行保密。2.采购人员和相关工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露采购信息。3.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。十一、采购监督与审计（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动的合法性、公正性、合规性。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。