机关单位新型采购制度

PAGE机关单位新型采购制度一、总则（一）目的为了规范机关单位采购行为，提高采购资金使用效益，加强廉政建设，促进机关单位依法履行职能，依据相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本新型采购制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部的各类货物、工程和服务采购活动，包括办公用品、设备购置、基建工程、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订等工作。（三）采购监督部门纪检监察部门作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对违规行为进行查处。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，提供采购资金保障，对采购资金的使用进行监督管理。3.资产管理部门：负责对采购项目进行验收、登记、入账等资产管理工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过，纳入单位年度预算管理。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应根据采购预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保采购资金专款专用。（三）预算监督1.纪检监察部门应定期对采购预算执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.采购领导小组应定期听取采购预算执行情况汇报，对预算执行过程中出现的重大问题进行研究决策。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。4.采购执行部门应按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动，确保公开招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布资格预审公告，公布投标人资格条件，邀请符合资格条件的供应商参加资格预审。4.采购执行部门应组织资格预审评审，确定参加投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应与供应商进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商从而达成交易的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购理由等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报采购执行部门。3.采购执行部门对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合采购预算、采购方式是否合规等，初审通过后报采购领导小组审批。4.采购领导小组对采购申请进行审议，做出批准或不批准的决定。批准的采购申请进入采购程序，不批准的采购申请退回需求部门并说明理由。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准等。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件内容完整、准确、合法。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应在指定的媒体上发布采购信息公告，公告内容应符合相关法律法规和行业标准的要求。2.采购信息公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商资格审查1.采购执行部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.对符合资格条件的供应商，采购执行部门应将其列入供应商名单，并通知其参加采购活动。对不符合资格条件的供应商，采购执行部门应及时告知其原因。（五）采购评审1.采购执行部门按照采购文件规定的程序组织采购评审活动，评审活动应在规定的时间和地点进行，确保评审过程的公平、公正、公开。2.评审小组由采购人代表和有关专家组成，评审小组应按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价要求，对供应商的投标文件或报价进行评审，确定成交供应商。3.评审过程中，评审小组应认真审查供应商的投标文件或报价，对有疑问的地方可以要求供应商进行澄清或说明。评审小组应根据评审结果编写评审报告，评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果等内容。（六）采购合同签订1.采购执行部门根据评审结果，向成交供应商发出《成交通知书》，并在规定时间内与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、资产管理部门等相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检查，确保采购项目符合要求。3.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，验收人员应要求供应商限期整改，整改后重新验收，直至验收合格为止。（八）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，确保采购资金支付符合规定。2.采购资金支付申请经审核通过后，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。3.财务部门应做好采购资金支付的账务处理，确保采购资金支付记录准确、完整。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险（如无法按时交货、提供的货物或服务质量不符合要求等）、采购价格波动风险、采购合同风险（如合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等）、采购人员道德风险（如受贿、泄露采购机密等）等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法，全面、准确地识别采购活动中的风险因素。（二）风险评估1.采购执行部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、层次分析法等工具，对风险进行量化评估，确定风险等级。3.根据风险评估结果，采购执行部门应将采购风险分为高风险、中风险和低风险，针对不同等级的风险采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于高风险采购项目，采购执行部门应采取严格的风险控制措施，如增加供应商考察次数、要求供应商提供履约保证金、加强合同管理等，降低风险发生的可能性和影响程度。2.对于中风险采购项目，采购执行部门应采取适当的风险应对措施，如加强采购过程监控、定期与供应商沟通等，及时发现和解决潜在风险。3.对于低风险采购项目，采购执行部门可采取常规的管理措施，如按照规定程序进行采购活动、加强采购人员培训等，确保采购活动顺利进行。（四）风险监控1.采购执行部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.风险监控可通过定期检查采购合同执行情况、供应商履约情况、采购资金支付情况等方式进行，及时发现风险隐患并采取相应的措施进行处理。3.采购执行部门应根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保采购风险始终处于可控状态。七、监督与考核（一）监督机制1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，对采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等进行监督检查。2.建立采购项目投诉处理机制，接受供应商和社会公众的投诉举报，对