机关内部政府采购制度

PAGE机关内部政府采购制度一、总则（一）目的为了规范机关内部政府采购行为，加强机关内部政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门（以下简称“采购部门”）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购程序透明，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促进供应商提供优质产品和服务。4.公正诚实原则：采购活动应公正、公平，采购人员应诚实守信，维护机关和供应商的合法权益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善机关内部政府采购制度，并组织实施和监督检查。审核采购部门的采购计划和采购申请，汇总编制年度政府采购预算。建立政府采购信息发布平台，发布采购信息，接受供应商咨询和投诉。组织采购项目的开标、评标、定标等活动，负责采购合同的签订、履行和验收等工作。2.采购部门根据工作需要，提出采购计划和采购申请，经采购管理部门审核后报相关领导审批。负责采购项目的前期调研、市场询价、供应商选择等工作，配合采购管理部门组织采购活动。负责采购项目的合同签订、履行和验收等工作，及时向采购管理部门反馈采购项目的实施情况。3.财务部门负责审核采购项目的预算安排和资金支付，确保财政资金的合理使用。参与采购项目的合同签订和验收工作，对采购资金的使用情况进行监督检查。4.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购资金的使用效益。对采购项目的验收情况进行审计，确保采购项目达到预期要求。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本部门的工作任务和实际需求，在每年规定的时间内，编制下一年度的政府采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购管理部门负责对采购部门编制的采购预算进行审核，汇总编制年度政府采购预算，报经机关领导审批后，按照规定程序报财政部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和预算金额。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整的原因、项目内容、预算金额等情况，经采购管理部门审核后，报机关领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。（三）预算调整1.在采购项目执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生较大变化的。因采购项目的技术要求、规格型号等发生变更，需要增加或减少采购数量的。因其他不可抗力因素，导致采购项目无法按照原预算执行的。2.采购部门申请调整采购预算时，应填写《政府采购预算调整申请表》，并附相关证明材料，报采购管理部门审核。3.采购管理部门应在收到采购部门提交的《政府采购预算调整申请表》后，及时进行审核，并提出审核意见。审核通过的，报机关领导审批；审核不通过的，应及时通知采购部门，并说明理由。三、采购计划管理（一）计划编制1.根据批准的政府采购预算，采购部门应在采购项目实施前，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间、采购程序等内容。2.采购计划应按照规定的格式和要求进行填报，并经采购部门负责人签字确认后，报采购管理部门审核。（二）计划审核1.采购管理部门负责对采购部门编制的采购计划进行审核，审核的主要内容包括：采购项目是否符合政府采购预算和相关政策规定；采购方式是否合理；采购时间是否合适；采购程序是否合规等。2.采购管理部门审核通过的采购计划，报机关领导审批后实施；审核不通过的，应及时通知采购部门，并说明理由，采购部门应根据审核意见进行修改完善后重新报送。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购计划：因采购项目的技术要求、规格型号等发生变更，需要调整采购内容的。因市场变化、供应商原因等，导致采购项目无法按照原计划执行的。因其他不可抗力因素，需要调整采购计划的。2.采购部门申请调整采购计划时，应填写《政府采购计划调整申请表》，并附相关证明材料，报采购管理部门审核。3.采购管理部门应在收到采购部门提交的《政府采购计划调整申请表》后，及时进行审核，并提出审核意见。审核通过的，报机关领导审批；审核不通过的，应及时通知采购部门，并说明理由。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.采购部门应按照规定的程序和要求，编制公开招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.采购管理部门应组织开标、评标、定标等活动，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应按照规定的程序和要求，选择符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应按照规定的程序和要求，成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应按照规定的程序和要求，填写《单一来源采购申请表》，报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，报机关领导审批，并在指定媒体上公示。公示无异议的，方可进行单一来源采购。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购部门应按照规定的程序和要求，成立询价小组，向供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.采购部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，并附相关证明材料，报采购管理部门审核。2.《政府采购申请表》应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购方式、采购时间等内容。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购部门提交的《政府采购申请表》后，应及时进行审核，并提出审核意见。审核通过的，报机关领导审批；审核不通过的，应及时通知采购部门，并说明理由。2.机关领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行审批。审批通过的，采购管理部门组织实施采购活动；审批不通过的，采购部门应根据审批意见进行修改完善后重新报送。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式和程序，组织实施采购活动。2.采购部门应积极配合采购管理部门开展采购工作，提供必要的协助和支持。3.在采购过程中，采购管理部门和采购部门应严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送采购部门、财务部门等相关部门备案。（五）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时与供应商联系，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程或服务，并接受采购部门的监督检查。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照规定的程序办理相关手续。（六）验收1.采购项目完成后，采购部门应按照采购合同的约定，组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应根据采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收，并填写《政府采购验收报告》。3.验收合格的，采购部门应出具验收合格证明；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标通知书发出之日起三十日内（或成交通知书发出之日起三十日内），按照招标文件和中标供应商的投标文件（或谈判文件和成交供应商的响应文件）的约定，与中标供应商（或成交供应商）签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，合同内容不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.政府采购合同经双方当事人签字（盖章）后生效，双方当事人应当按照合同约定履行各自的义务，不得擅自变更或者解除合同。（二）合同履行1.采购部门负责组织实施政府采购合同的履行，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准和数量提供货物、工程或服务。2.供应商应当按照政府采购合同约定的时间、地点、质量标准和数量履行义务，不得擅自变更或者延迟履行。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购部门应当及时与供应商协商，并按照法律法规的规定办理相关手续。（三）合同变更1.在政府采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面补充协议。2.补充协议的内容不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.补充协议作为政府采购合同的组成部分，与政府采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.在政府采购合同履行过程中，因下列原因之一导致合同终止的，采购部门应当及时与供应商办理相关手续：合同履行完毕的。双方协商一致解除合同的。因不可抗力因素导致合同无法履行的。法律法规规定的其他情形。2.合同终止后，采购部门应当及时清理合同履行情况，对已支付的款项进行结算，并按照法律法规的规定办理相关手续。（五）合同档案管理1.采购管理部门应当建立健全政府采购合同档案管理制度，对政府采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录，并妥善保管相关资料。2.政府采购合同档案应当包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、响应文件、中标通知书、成交通知书、验收报告、付款凭证等资料。3.政府采购合同档案的保管期限按照法律法规的规定执行，期满后按照规定进行销毁。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督检查，确保采购活动合法合规。2.采购管理部门应定期对采购项目的实施情况进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等情况。3.采购管理部门应加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止采购人员滥用职权、谋取私利。（二）审计监督1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购资金的使用效益。2.审计部门应重点审计采购项目的预