服务采购合同管理制度

PAGE服务采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司服务采购合同管理，规范服务采购行为，维护公司合法权益，防范合同风险，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的服务采购合同管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则服务采购合同的签订、履行、变更、终止等行为应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，明确双方权利义务，保障双方合法权益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.统一管理原则公司对服务采购合同实行统一管理，明确各部门职责，确保合同管理工作规范、有序进行。二、合同管理职责分工（一）采购部门1.负责服务采购项目的需求调研、供应商选择、采购谈判等工作。2.组织起草服务采购合同文本，参与合同评审。3.负责合同的签订、履行、变更、终止等日常管理工作。4.定期对服务采购合同执行情况进行跟踪和评估，及时解决合同履行过程中出现的问题。（二）法务部门1.参与服务采购合同文本的起草、审核，提供法律意见和建议。2.对合同的合法性、合规性进行审查，防范合同法律风险。3.协助处理合同纠纷，提供法律咨询和支持。（三）财务部门1.参与服务采购合同的评审，对合同的价款、支付方式等财务条款进行审核。2.负责合同款项的支付审核和账务处理，确保合同款项支付的准确性和合规性。3.对合同执行情况进行财务分析和监督，及时发现和解决财务问题。（四）其他相关部门根据合同约定，负责配合采购部门做好服务的验收、使用等工作，及时反馈合同履行情况。三、合同签订管理（一）合同文本起草1.采购部门应根据服务采购项目的特点和要求，起草合同文本。合同文本应包括但不限于以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。服务的内容、标准、要求、期限等。服务的价款及支付方式、时间、条件等。双方的权利义务，包括服务提供方的服务质量保证、保密义务、违约责任等，以及采购方的验收标准、付款条件、违约责任等。合同的变更、解除、终止条件及程序。争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。其他双方认为需要约定的条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。（二）合同评审1.采购部门起草的合同文本应提交公司相关部门进行评审。评审部门包括法务部门、财务部门及其他相关部门。2.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.财务部门负责对合同的价款、支付方式等财务条款进行审核，确保合同款项支付的合理性和合规性。4.其他相关部门根据合同涉及的业务内容，对合同条款进行专业审查，提出意见和建议。5.评审部门应在规定的时间内完成评审工作，并出具评审意见。采购部门应根据评审意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合公司要求。（三）合同签订1.经评审通过的合同文本，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同内容符合公司利益和法律法规要求。2.签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度进行用印审批。合同专用章应妥善保管，专人使用，确保用印安全。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门及其他相关部门，以便各部门履行职责。四、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.采购部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等。2.合同执行计划应报公司领导审批后实施，并作为合同履行跟踪和考核的依据。（二）服务提供方管理1.采购部门应与服务提供方保持密切沟通，及时了解服务进展情况，协调解决服务过程中出现的问题。2.要求服务提供方按照合同约定的服务内容、标准、要求等提供服务，并定期提交服务报告。3.对服务提供方的服务质量进行监督和检查，可以通过定期评估、现场检查等方式进行，确保服务质量符合合同要求。（三）采购方义务履行1.采购方应按照合同约定及时向服务提供方支付服务价款，不得无故拖延或拒绝支付。2.为服务提供方履行服务提供必要的协助和支持，如提供相关资料、场地、设备等。3.按照合同约定的验收标准对服务进行验收，及时反馈验收意见。（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整或其他原因需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，采购部门应及时将变更情况通知法务部门、财务部门及其他相关部门。（五）合同终止管理1.合同期满或双方协商一致提前终止合同的，合同双方应按照合同约定办理终止手续。2.合同终止后，采购部门应组织相关部门对服务进行验收，并对合同执行情况进行总结和评估。3.对合同终止后的遗留问题，如服务质量问题、款项结算问题等，应按照合同约定和相关法律法规进行处理。五、合同付款管理（一）付款申请1.服务提供方按照合同约定完成服务并提交付款申请后，采购部门应进行审核。审核内容包括服务完成情况、质量验收情况、发票开具情况等。2.采购部门审核通过后，填写付款申请表，并附上合同副本、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门进行付款审核。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请表及相关资料后，对付款金额、支付方式、付款期限等进行审核。审核内容包括合同约定的付款条件是否满足、发票是否合规、款项支付是否符合公司财务制度等。2.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司资金状况、合同执行情况等进行审批，并签署审批意见。（三）款项支付1.经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间向服务提供方支付款项。2.款项支付后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。六、合同档案管理（一）档案收集1.采购部门负责收集服务采购合同及相关资料，包括合同文本、评审意见、变更协议、验收报告、发票、付款凭证等。2.合同签订后，采购部门应在规定的时间内将合同及相关资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案管理的要求，对收集到的合同及相关资料进行分类整理、编号装订。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。3..合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，期满后经批准方可销毁，并做好销毁记录。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅合同档案应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。七、合同监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门或其他相关部门应定期对服务采购合同的签订、履行、付款等情况进行监督检查，及时发现和纠正合同管理过程中存在的问题。2.监督检查内容包括合同签订是否符合程序、合同履行是否到位、款项支付是否合规、档案管理是否规范等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立服务采购合同管理考核评价制度，对采购部门及相关人员