昆明航空公司采购制度

PAGE昆明航空公司采购制度一、总则（一）目的为规范昆明航空公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于昆明航空公司及所属各部门、分公司、子公司的采购活动，包括但不限于飞机及相关设备、航材、办公用品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购活动中应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策和审批。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目计划。3.决策采购方式、供应商选择等重大事项。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部职责如下：1.制定采购计划和预算。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的执行和跟踪，确保按时、按质、按量完成采购任务，并协调解决采购过程中的问题。4.建立和维护供应商管理体系和采购信息系统。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）相关部门职责分工1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同审核，办理采购款项支付等。3.质量部门：负责对采购物品或服务的质量进行检验和监督，确保符合公司要求。4.法务部门：负责对采购合同进行法律审核，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、交付时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核后，签字确认并提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、预计采购时间安排等内容，并提交采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于符合要求的供应商，邀请其参与公司采购项目的投标或报价。2.供应商选择根据采购项目的特点和要求，确定供应商选择标准和评价方法。组织相关人员对供应商的投标文件或报价进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式进行供应商选择。采购决策委员会对供应商选择结果进行审批。3.供应商管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，并建立供应商档案。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等。与供应商保持密切沟通，及时了解其生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中的问题。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部组织与供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在谈判过程中，采购人员应充分掌握市场信息和公司需求，灵活运用谈判技巧，争取有利的采购条件。对于重大采购项目，应邀请法务部门、财务部门等相关人员参与谈判，提供专业支持。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部门审核后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，采购部与供应商签订正式采购合同，并加盖公司公章。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。在采购过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。2.验收需求部门负责组织对采购物品或服务进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物品的数量、质量、规格等进行检验和核对。对于重要的采购项目，应邀请质量部门、技术专家等参与验收工作，确保验收结果准确可靠。验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（六）付款结算1.采购部根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门审核采购合同、验收单、发票等相关凭证后，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付安全、准确、及时。3.采购部负责对采购款项的支付情况进行跟踪和核对，确保付款记录与采购合同一致。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，如飞机及相关设备采购、重大航材采购等。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购部组织开标会议，公开开标，唱标记录投标报价及其他关键信息。评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购决策委员会根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标条件不具备、采购时间紧迫、需要与供应商进行充分沟通协商的采购项目，如部分航材紧急采购、服务采购等。2.谈判程序：采购部发布竞争性谈判邀请书，邀请符合条件的供应商参与谈判。供应商提交响应文件，采购部对响应文件进行资格审查。采购部组织谈判会议，与供应商就采购价格、质量、交货期等条款进行谈判。谈判结束后，采购部要求供应商进行最后报价，综合比较各供应商的报价和条件，确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品、通用航材等。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。供应商在规定时间内回复报价，采购部对各供应商的报价进行比较和分析。采购部根据询价结果，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况的采购项目。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购的原因和必要性，并提交采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。五、采购预算与成本控制（一）采购预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和采购需求，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算。2.年度采购预算应明确各类采购项目的预计金额、采购时间安排等内容，并提交财务部门审核和公司领导审批。3.财务部门负责审核采购预算的合理性和准确性，确保采购预算与公司财务状况相适应，并将审核后的采购预算纳入公司年度预算管理体系。(二)采购成本控制1.采购部应加强市场调研，及时掌握市场价格动态，在保证采购质量的前提下，通过招标、谈判等方式争取最优采购价格。2.优化采购批量和采购时间安排，合理控制库存水平，降低库存成本和资金占用成本。3.加强与供应商的合作，建立长期稳定的合作关系，争取供应商在价格、交货期、售后服务等方面给予更多优惠和支持。4.定期对采购成本进行分析和评估，找出成本控制的关键点和存在的问题，采取有效措施加以改进，不断提高采购成本控制水平。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时调整采购策略，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：建立严格的供应商选择和评估机制，加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。同时，与供应商签订风险分担条款，明确双方在出现风险时的责任和义务。3.质量风险应对：加强对采购物品或服务的质量检验和监督，严格执行验收标准，确保采购质量符合要求。在采购合同中明确质量违约责任，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程操作，确保合同条款完整、准确、合法有效。合同签订后，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，并按照合同约定追究违约方的责任。5.法律风险应对：邀请法务部门参与采购合同审核和采购项目决策，确保采购行为合法合规。加强对采购人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力，避免因法律问题给公司带来损失。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购合同是否履行、采购成本是否控制在预算范围内等，并出具审计报告。2.采购部应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。同时，采购部应建立内部监督机制，加强对采购人