新都区采购管理制度

PAGE新都区采购管理制度一、总则（一）目的为了加强新都区采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新都区内各部门、各单位以及下属企业的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，保障所有潜在供应商的平等参与权。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购管理办公室，作为新都区采购管理的归口部门，负责制定和完善采购管理制度、流程，指导和监督各部门采购工作。2.职责研究制定采购政策、策略和计划，报经批准后组织实施。建立和管理采购信息平台，发布采购信息，收集供应商信息，为采购活动提供支持。审核采购项目的采购方式、采购文件，监督采购过程，确保采购活动符合规定。协调处理采购活动中的争议和投诉，维护采购秩序。定期对采购工作进行总结和评估，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门1.各部门根据自身业务需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等详细信息。2.职责负责采购项目的前期调研，了解市场行情，提供准确的采购需求依据。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同谈判。负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程或服务的质量、数量、规格等进行检验和评估。配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜，提供必要的支持和信息。（三）采购执行部门1.根据采购管理部门的安排，具体负责采购项目的实施，包括采购文件编制、发布采购公告、组织开标评标、签订采购合同等。2.职责按照采购管理制度和流程，编制采购文件，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。发布采购信息，邀请合格供应商参与采购活动，对供应商的资格进行审查。组织开标、评标、定标等采购活动，记录采购过程，确保采购活动的规范有序进行。与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。整理和归档采购项目资料，建立采购项目档案。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制采购预算，明确采购项目的名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购预算应细化到具体项目和明细科目，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，并预留一定的弹性空间。（二）预算审核与批复1.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性、完整性以及与年度工作计划的一致性。2.审核通过的采购预算报经财务部门和相关领导审批后，由财务部门下达预算批复，明确各部门的采购预算额度。（三）预算执行与调整1.采购执行应严格按照预算批复执行，不得擅自突破预算额度。如遇特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.预算调整申请由采购需求部门提出，说明调整的原因、调整的内容和金额等，经采购管理部门审核、财务部门和相关领导审批后执行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求（如有）、预算金额、采购方式建议等内容，经部门负责人签字后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购方式的合规性、预算金额的准确性等。审核通过后，报经相关领导审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购审批意见，按照选定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判邀请书等）、采购需求说明、采购评审标准、采购合同条款（草案）等内容。4.发布采购信息：采购执行部门通过指定的采购信息平台或其他媒体发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商资格审查：采购执行部门对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与后续的采购活动。6.采购评审：根据采购方式的不同，组织相应的采购评审活动。公开招标、邀请招标项目采用评标委员会评标，竞争性谈判、单一来源采购、询价项目采用谈判小组或询价小组评审。评审过程应严格按照采购文件规定的评审标准进行，确保评审结果的公正、公平。7.确定中标（成交）供应商：根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。8.签订采购合同：采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物（工程、服务）的名称、规格、数量、价格、交货（竣工、服务）时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。9.采购项目验收：采购需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购货物（工程、服务）符合质量要求。验收合格后，出具验收报告。10.采购付款：财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款前，采购执行部门应提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，经审核无误后支付款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的基本资质、生产经营能力、产品质量、售后服务、信誉状况等方面的要求。2.采购管理部门负责制定供应商准入标准，并定期进行更新和完善。3.供应商申请准入时，应向采购管理部门提交相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等。采购管理部门对供应商提交的材料进行审核，必要时可进行实地考察，符合准入条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。2.采购执行部门负责收集供应商的评价信息，包括采购部门的反馈意见、使用部门的质量反馈、售后服务记录等。采购管理部门根据收集到的信息，对供应商进行综合评价和考核，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为优秀的供应商，在后续采购活动中可给予一定的优惠政策，如优先采购、增加采购份额等；对于评价结果为不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.对供应商库进行动态管理，及时更新供应商信息，包括供应商的基本情况、经营状况、产品变化等。对于不符合准入条件或评价结果为不合格的供应商，及时从供应商库中删除。2.根据业务发展需要，适时引入新的供应商，丰富供应商资源，提高采购的竞争性。同时，鼓励现有供应商不断改进和提高自身的产品质量和服务水平，以适应市场需求和采购要求。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采购管理部门应定期组织相关人员对采购风险进行排查，分析风险产生的原因、可能造成的影响以及风险发生的可能性。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过加强市场调研、建立价格预警机制等方式进行应对；对于质量风险，应加强采购合同中的质量条款约定，严格验收程序，对不合格产品及时进行处理；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商；对于合同风险，应规范采购合同的签订、履行和变更管理，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷；对于法律风险，应加强采购人员的法律法规培训，确保采购活动符合法律法规要求。2.建立采购风险应急预案，在发生重大采购风险事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效的应对措施，降低风险损失，保障采购活动的顺利进行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.建立采购内部监督机制，采购管理部门、采购执行部门、财务部门等相关部门应各司其职，相互配合，对采购活动进行全过程监督。2.采购管理部门负责对采购制度的执行情况进行监督检查，定期对采购项目进行抽查，发现问题及时督促整改。3.采购执行部门应严格按照采购管理制度和流程开展采购活动，自觉接受内部监督，确保采购过程的规范、透明。4.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审核采购付款申请，确保资金支付的合规性。（二）审计监督1.定期开展采购审计工作，审计部门对采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况等进行审计监督。2.审计部门应制定采购审计计划，明确审计的范围、内容、方法和时间安