新城控股采购制度

PAGE新城控股采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范新城控股集团（以下简称“集团”）及各下属公司（以下统称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，提高采购质量和效益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于集团及各下属公司所有采购活动，包括但不限于工程建设、物资设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效率，实现经济效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购决策委员会组成：由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。职责：负责审议集团重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项，对采购决策提供指导和监督。2.各下属公司采购决策小组组成：由各下属公司负责人、财务负责人、相关业务部门负责人等组成。职责：负责审议本公司采购项目的重要事项，根据公司实际情况制定采购决策，确保采购活动符合公司利益和发展战略。（二）采购执行部门1.集团采购管理中心职责：制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。统筹管理集团采购项目，组织实施集中采购和战略采购。建立和维护供应商管理体系，评估和选择合格供应商。监督和检查各下属公司采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购数据的统计、分析和报告，为公司决策提供支持。2.各下属公司采购部门职责：负责本公司采购项目的具体实施，按照集团采购制度和流程开展采购工作。配合集团采购管理中心进行供应商管理和采购项目的协调工作。及时反馈本公司采购过程中的相关信息，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门职责：根据公司业务需求，提出准确、详细的采购需求计划，包括采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等。参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。2.财务部门职责：参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。负责采购资金的安排和支付管理，监督采购资金的使用情况。对采购项目的成本进行核算和分析，为采购决策提供财务依据。3.法务部门职责：审查采购合同等法律文件，确保合同条款合法合规，保障公司权益。参与采购项目的法律风险评估，提供法律建议和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求计划1.需求提出需求部门根据公司业务发展需要，提前制定采购需求计划，并提交至采购部门。需求计划应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.需求审核采购部门收到需求计划后，对其进行初步审核，检查需求的合理性、准确性和完整性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，确保需求符合公司战略和实际业务需求。（二）采购预算编制1.预算编制采购部门根据采购需求计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等信息。2.预算审核财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和资金安排的可行性。对于超出预算范围的采购项目，需按照公司预算管理规定进行额外审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部门应进行初步调查和评估，了解其资质、信誉、生产能力、产品质量等情况。2.供应商筛选与入围采购部门根据采购项目的要求和供应商评估结果，筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与入围评审。入围评审可采用实地考察、样品测试、资质审核、业绩评价等方式，综合评估供应商的实力和能力。经评审合格的供应商进入公司供应商名录。3.供应商考核与评价采购部门定期对供应商进行考核与评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应严格按照相关法律法规和公司规定执行。2.采购文件编制采购部门根据采购方式和项目需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购信息发布对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应通过指定媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间等内容。4.投标文件接收与评审采购部门接收供应商的投标文件，并组织相关部门进行评审。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准进行，确保评审结果客观、公正。对于重大采购项目，可邀请外部专家参与评审。5.合同签订采购部门根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，法务部门应对合同进行审核，确保合同合法合规。（五）采购验收1.验收准备需求部门在采购项目到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员等。验收方案应报采购部门备案。2.到货验收采购项目到货后，需求部门按照验收方案组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、质量等进行检查和测试。对于需要安装调试的设备，应进行现场安装调试，并检查其运行情况。3.验收报告验收工作完成后，验收人员应出具验收报告，明确验收结果。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收过程、验收结论等内容。验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）采购付款1.付款申请供应商按照采购合同约定完成交货并验收合格后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关证明文件。2.付款审核财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，按照公司资金管理规定安排付款。3.付款执行财务部门根据审核结果，办理付款手续，确保采购资金及时、准确地支付给供应商。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.风险评估采购部门对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时了解市场价格变化和供应情况，通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核和评价。对于重要采购项目，可要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施，降低供应商违约风险。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量控制和检验检测。对于质量不合格的采购物资，及时与供应商协商解决，要求其更换或采取其他补救措施。4.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，避免合同纠纷。5.法律风险应对加强法务审核，确保采购活动符合法律法规要求。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律支持，防范法律风险。五、监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查采购部门定期对本部门的采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.内部审计监督集团审计部门定期对各下属公司的采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购项目的合规性、采购资金的使用情况等。对于审计发现的问题，提