教体系统采购内控制度

PAGE教体系统采购内控制度一、总则（一）目的为加强教体系统采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保教体系统各项采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合教体系统实际情况，制定本采购内控制度。（二）适用范围本制度适用于教体系统内各级各类学校、幼儿园及相关教育机构（以下统称“采购单位”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照规定的采购程序和流程进行操作，确保采购过程符合规定。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.公正性原则：采购活动应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购决策机构：成立采购领导小组或类似决策机构，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门：负责具体采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.采购监督部门：对采购活动全过程进行监督，检查采购程序执行情况、采购文件合规性、采购合同履行情况等，受理供应商投诉和举报。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金使用情况进行监督和管理。5.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，负责采购项目的验收。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应根据事业发展规划和实际需求，结合年度经费预算，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审核与调整1.采购预算编制完成后，应提交采购决策机构进行审核。审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。2.因政策调整、市场变化等原因确需调整采购预算的，采购单位应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应重新提交采购决策机构审核。（三）预算执行1.采购单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行分析和通报，确保采购资金专款专用。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应根据采购预算和实际需求情况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划编制应充分考虑项目的轻重缓急，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成。（二）计划审核与调整1.采购计划编制完成后，应提交采购决策机构进行审核。审核内容包括采购计划的合理性、可行性、合规性等。2.因特殊情况确需调整采购计划的，采购单位应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购计划应重新提交采购决策机构审核。（三）计划执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购执行部门应定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.公开招标程序：采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。采购执行部门应编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购执行部门应组织开标、评标活动，按照评标办法确定中标候选人，并发布中标公告。采购执行部门应与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款义务。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。采购执行部门应编制招标文件，招标文件应包括投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。其他程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门应向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出谈判文件，谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判文件格式等内容。供应商应按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。谈判小组应与供应商分别进行谈判，谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门应向单一供应商发出协商文件，协商文件应包括协商邀请书、供应商须知、协商程序、合同条款及格式、技术规格、协商文件格式等内容。供应商应按照协商文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。单一来源采购小组应与供应商进行协商，协商达成一致后，采购人应将协商结果通知所有参加协商的未成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购执行部门应向三家以上潜在供应商发出询价单，询价单应包括询价邀请书、供应商须知、询价项目规格、数量、质量要求、报价要求、交货时间及地点等内容。供应商应按照询价单的要求编制报价文件，并在规定的时间内提交报价文件。采购执行部门应根据报价情况确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的未成交供应商。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准及要求、采购预算及最高限价、采购方式、采购程序、评标办法、合同条款及格式、投标文件格式等内容。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购监督部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、公正性等。2.采购监督部门应出具审核意见，采购执行部门应根据审核意见对采购文件进行修改和完善。（三）文件发放1.采购执行部门应按照规定的程序和方式向供应商发放采购文件。采购文件发放应确保供应商能够及时、准确地获取采购文件。2.采购执行部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准及要求、采购预算及最高限价、采购方式、采购程序、评标办法、合同条款及格式、投标文件格式等内容。2.采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（章）并加盖单位公章。（二）合同审核1.采购合同签订前，应提交采购监督部门进行审核。审核内容包括采购合同的合法性、合规性、完整性、公正性等。2.采购监督部门应出具审核意见，采购执行部门应根据审核意见对采购合同进行修改和完善。（三）合同履行1.采购合同签订后，采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时支付采购款项，供应商应按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.采购执行部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同内容的，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面终止协议。终止协议应明确终止合同的原因、终止时间、双方的权利义务等内容。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购单位应组织成立验收小组，验收小组由采购单位代表、使用部门代表、技术专家等组成。验收小组人数应不少于三人，其中技术专家的人数不得少于成员总数的三分之一。2.验收小组应负责采购项目的验收工作，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收标准1.采购项目验收应按照采购合同约定的技术标准及要求、质量要求等进行。2.采购项目验收应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。（三）验收程序1.供应商应在采购项目完成后，向采购单位提交验收申请。采购单位应在收到验收申请后，及时组织验收小组进行验收。验收小组应审查供应商提交的验收资料，包括采购合同、发票、质量检验报告、产品说明书、售后服务承诺等。验收小组应按照验收方案对采购项目进行实地检查、测试、评估等，确保采购项目符合验收标准。验收小组应出具验收报告，验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收标准、验收方法、验收程序、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字（章）确认。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购单位应按照合同约定支付采购款项。2.验收不合格的采购项目，采购单位应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购单位有权解除采购合同，并要求供应商承担相应的违约责任。八、采购监督管理（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动全过程的监督，检查采购程序执行情况、采购文件合规性、采购合同履行情况等。2.采购监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，