政采云采购管理制度

PAGE政采云采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司在政采云平台的采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在政采云平台进行的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政采云平台的相关规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部和外部监督。3.公平竞争原则：确保供应商之间公平竞争，择优选择供应商。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购职责分工（一）采购部门1.负责政采云平台采购活动的组织实施，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。2.对采购项目进行市场调研，了解供应商情况和产品价格，为采购决策提供依据。3.协调与供应商、政采云平台客服等相关方的沟通，处理采购过程中的问题。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的审核，提供技术支持和业务指导，确保采购需求准确合理。3.负责采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、数量等进行检验。（三）财务部门1.负责采购资金的预算安排和支付管理审核，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。3.对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务建议和决策支持。（四）法务部门1.对采购合同进行合法性审查和风险评估，确保合同符合法律法规要求。2.处理采购过程中的法律纠纷，提供法律咨询和法律支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《政采云采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合公司采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排等，并报公司领导审批。（三）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购部门编制采购文件，包括采购公告、招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，提交需求部门、财务部门、法务部门等相关部门审核。（四）供应商选择1.采购部门通过政采云平台发布采购公告，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。2.对供应商的资格进行审查，确保供应商具备相应的资质和能力。3.组织开标、评标、谈判等采购活动，按照评标标准或谈判结果确定中标供应商或成交供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应符合采购文件的要求，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，提交财务部门、法务部门等相关部门备案。（六）采购执行1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和方式交付货物或提供服务。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.需求部门配合采购部门做好货物验收或服务接收工作。（七）采购验收1.需求部门按照采购合同和相关标准对采购货物或服务进行验收。2.验收合格后，需求部门填写《政采云采购验收报告》，并提交采购部门。3.采购部门将验收报告存档，作为支付货款的依据。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照公司财务制度和政采云平台的支付流程办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.采购部门按照相关规定编制招标文件，通过政采云平台发布招标公告，邀请供应商投标。3.组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标（三）竞争性谈判（四）询价（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应按照规定的程序进行单一来源采购审批，并在政采云平台上公示相关信息。五、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购文件应根据采购项目的特点和采购方式进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应提交需求部门、财务部门、法务部门等相关部门进行审核。2.审核部门应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性和完整性，提出修改意见。（三）采购文件的保存1.采购部门应将采购文件进行分类整理，妥善保存。2.采购文件的保存期限应按照相关法律法规和公司档案管理规定执行。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.经审查合格的供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价方式包括实地考察、问卷调查、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对优质供应商给予优先采购、价格优惠等奖励。2.对违反采购合同或法律法规的供应商，采取相应的约束措施，如扣除保证金、暂停合作、列入黑名单等。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，采取相应的风险应对措施，如加强政策研究、优化采购计划、选择优质供应商、完善合同条款、加强验收管理等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对政采云采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。2.采购部门应定期向公