政数局采购内部控制制度

PAGE政数局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强政数局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政数局机关及所属事业单位（以下统称“本局”）使用财政性资金和非财政性资金进行的采购活动。包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照法定程序进行。2.效益性原则：在满足业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。3.公开性原则：采购信息应当公开透明，接受社会监督。4.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正的原则，保障供应商的合法权益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购活动的全过程监督和管理。（四）职责分工1.采购决策机构：成立采购领导小组，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行机构：明确具体的采购部门或岗位，负责采购活动的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等工作。3.采购监督机构：设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理供应商的质疑和投诉。4.其他相关部门：财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理；资产管理部门负责采购资产的验收、登记和管理；业务部门负责提出采购需求，参与采购评审等工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.各业务部门应当根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，提出年度采购预算建议。采购预算建议应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附详细的采购需求说明。2.采购部门负责对各业务部门提交的采购预算建议进行汇总、审核和平衡，形成本局年度采购预算草案。采购预算草案应当报采购领导小组审议通过后，提交财政部门审核。3.采购预算一经批准，应当严格执行。确需调整采购预算的，应当按照规定的程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购部门应当按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.财务部门应当加强对采购资金的管理，按照国库集中支付制度的要求，及时、足额支付采购资金。对采购资金的支付进行审核，确保支付凭证真实、合法、有效。3.采购部门应当定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对预算执行偏差较大的采购项目，应当查明原因，采取有效措施进行纠正。三、采购需求管理（一）需求提出1.业务部门应当根据工作需要，提出明确、合理的采购需求。采购需求应当符合法律法规、政策要求和行业标准，充分考虑技术、服务、安全等方面的因素。2.采购需求应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、服务要求、验收标准等内容，并附详细的技术方案和服务方案。3.业务部门应当对采购需求进行内部审核，确保采购需求的合理性和可行性。审核通过后的采购需求应当提交采购部门。（二）需求调研1.采购部门应当对业务部门提交的采购需求进行调研，了解市场供应情况、价格水平、技术发展趋势等信息。2.采购部门可以通过招标代理机构、行业协会、专业网站等渠道获取相关信息，也可以组织实地考察、市场询价等活动，对采购需求进行深入调研。3.采购部门应当根据调研结果，对采购需求进行进一步优化和完善，确保采购需求符合市场实际情况和本局的实际需求。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，业务部门应当提出书面申请，说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购部门应当对业务部门提交的采购需求变更申请进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。审核通过后的采购需求变更申请应当报采购领导小组审批。3.采购需求变更经批准后，采购部门应当及时调整采购文件和采购合同，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购项目达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应当按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应当委托具有相应资质的招标代理机构组织公开招标活动，并对招标代理机构的工作进行监督和管理。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等事项进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购小组应当与供应商进行协商，确定成交价格。协商过程应当记录在案，并由采购小组全体成员签字确认。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采购部门应当根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。采购方式的选择应当符合法律法规和政策要求，并报采购领导小组审批。2.采购方式审批应当提交书面申请，说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由、采购预算等内容。采购领导小组应当对采购方式审批申请进行审议，并作出批准或者不批准的决定。3.未经采购领导小组批准，不得擅自改变采购方式。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应当根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、服务要求、验收标准、采购预算、采购方式、采购程序、投标（响应）文件格式、评标（评审）标准等内容。3.采购文件应当符合法律法规和政策要求，具有明确性、完整性和公正性。采购文件不得含有歧视性条款或者不合理的要求。（二）采购文件审核1.采购部门应当对编制完成的采购文件进行内部审核，确保采购文件的合法性、合规性和准确性。审核通过后的采购文件应当报采购领导小组审批。2.采购领导小组应当对采购文件进行审议，重点审核采购文件的采购方式选择是否合理、采购需求是否明确、评标（评审）标准是否公正等内容。采购领导小组应当对采购文件提出修改意见，并要求采购部门进行修改完善。（三）采购文件发售1.采购文件经采购领导小组审批通过后，采购部门应当按照规定的时间和方式发售采购文件。采购文件的发售期限不得少于五个工作日。2.采购部门应当向潜在供应商提供采购文件的纸质版和电子版，并收取相应的费用。采购文件的售价应当合理，不得高于制作成本。3.采购部门应当对采购文件的发售情况进行记录，包括发售时间、发售地点、购买人姓名、联系方式、采购文件编号等信息。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发售期间，如潜在供应商对采购文件有疑问的，可以向采购部门提出书面询问。采购部门应当对潜在供应商的询问进行及时回复，并将回复内容以书面形式通知所有潜在供应商。2.在采购活动实施过程中，如发现采购文件存在错误或者需要补充、修改的，采购部门应当及时发布澄清公告或者修改通知，并将澄清公告或者修改通知送达所有潜在供应商。3.澄清公告或者修改通知作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。潜在供应商应当按照澄清公告或者修改通知的要求编制投标（响应）文件。六、采购评审管理（一）评审专家管理1.建立采购评审评审专家应当从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取。评审专家应当具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和政策要求。2.采购部门应当对评审专家的抽取过程进行记录，包括抽取时间、抽取地点、抽取方式、评审专家姓名、专业类别等信息。3.评审专家应当遵守职业道德，客观、公正地履行评审职责。评审专家不得与供应商存在利害关系，不得收受供应商的财物或者其他利益。（二）评审过程管理1.采购部门应当按照规定的时间和地点组织采购评审活动，并通知评审专家和供应商按时参加。2.评审活动应当在严格保密的情况下进行。评审现场应当配备必要的设施和设备，确保评审活动的顺利进行。3.评审专家应当按照采购文件规定的评标（评审）标准进行评审，并对评审结果负责。评审过程中，评审专家应当认真阅读投标（响应）文件，对投标（响应）文件进行详细评审，并记录评审意见。（三）评审结果公示1.采购评审活动结束后，采购部门应当及时公示评审结果。评审结果公示期限不得少于三个工作日。2.评审结果公示应当包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、数量、服务要求等内容。3.在评审结果公示期间，如供应商对评审结果有异议的，可以向采购部门提出书面质疑。采购部门应当对供应商的质疑进行及时回复，并组织相关人员进行调查核实。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应当及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，并明确双方的权利和义务。2.采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、服务要求、验收标准、采购预算、采购金额、付款方式、交货时间、交货地点、违约责任等内容。3.采购合同的签订应当符合法律法规和政策要求，不得与采购文件的实质性内容相背离。采购合同签订后，采购部门应当将采购合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应当按照采购合同的约定，督促中标（成交）供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.中标（成交）供应商应当按照采购合同的约定，提供货物、工程和服务，并接受采购人的监督和检查。中标（成交）供应商不得擅自变更、中止或者终止采购合同。3.在采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更采购合同的，采购部门应当与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当包括采购人代表、资产管理部门人员、技术专家等。2.验收人员应当按照采购合同的约定和验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求、服务要求等内容进行逐一验收，并出具验收报告。3.验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员名单、验收内容、验收结论等内容。验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖采购人公章。八、采购监督管理（一）内部监督1.采购监督小组应当对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理供应商的质疑和投诉。2.采购监督小组应当定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。3.采购部门应当主动接受采购监督小组的监督和检查，积极配合采购监督小组开展工作。采购部门应当定期向采购监督小组报告采购活动的进展情况和存在的问题。（二）外部监督1.本局应当接受财政部门、审计部门、监察部门等有关部门的监督检查。对有关部门提出的监督检查意见，本局应当认真落实，并及时整改。2.本局应当建立健全采购信息公开制度，按照规定的时间和方式，将采购项目的采购信息、采购结果等内容向社会公开，接受社会监督。（三）质疑与投诉处理1.供应商