政府采购邀约谈判制度

PAGE政府采购邀约谈判制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织在政府采购活动中的邀约谈判行为，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的各类政府采购项目中涉及邀约谈判的活动。（三）基本原则1.合法性原则：邀约谈判活动必须严格遵守国家法律法规及相关政府采购政策，确保整个过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与邀约谈判的供应商应一视同仁，营造公平竞争的环境，保证谈判结果公正合理。3.诚实守信原则：公司/组织及参与谈判的各方应诚实守信，如实提供信息，履行承诺。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、邀约谈判的适用条件（一）符合下列情形之一的，可以采用邀约谈判方式采购1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（二）具体项目判断标准1.对于招标后无供应商投标或无合格标的或重新招标未成立的情况，需有完整的招标过程记录及相关证明材料，如开标记录、评标报告等，以证实确实出现了上述情形。2.技术复杂或性质特殊的项目，应由专业技术部门出具详细的技术说明及无法确定详细规格或具体要求的原因分析。例如，涉及新型技术、复杂工艺或特殊功能需求的项目。3.因用户紧急需要采用邀约谈判的，需有用户部门提供的紧急需求说明及时间紧迫性的证明材料，如项目交付期限、业务紧急程度等相关文件。4.对于不能事先计算出价格总额的项目，应说明项目的不确定性因素，如原材料价格波动大、项目实施过程中可能出现的变更等情况。三、邀约谈判的组织与实施（一）谈判小组的组建1.谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.专家应从政府采购专家库中随机抽取，抽取过程应严格按照相关规定进行记录。3.采购人代表应熟悉采购项目情况，具备相应的专业知识和经验，且与供应商无利害关系。（二）谈判文件的编制1.谈判文件应包括谈判邀请、谈判须知、采购项目内容及要求、合同条款、评审方法、评审标准等内容。2.谈判文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等实质性内容，确保谈判活动有明确的依据。3.谈判文件中的评审标准应客观、公正，包括价格、技术、服务等方面的评分因素及权重。例如，价格分可根据市场行情设定合理的评分标准，技术分可依据技术指标的满足程度进行打分，服务分可考虑售后服务承诺、响应时间等因素。（三）邀约供应商1.根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定受邀供应商。受邀供应商数量一般不少于三家。2.以书面形式向受邀供应商发出谈判邀请，邀请内容应包括谈判的时间、地点、谈判文件获取方式、采购项目基本情况等。3.对于采用公开征集方式邀请供应商的项目，应在相关媒体或平台发布征集公告，明确征集的条件、范围、程序等要求。（四）谈判过程1.谈判小组与各受邀供应商分别进行谈判。谈判应按照谈判文件规定的程序、内容和标准进行，确保谈判过程的规范性和公正性。2.在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件的有关内容进行澄清、说明或者更正，但不得改变谈判文件的实质性内容。3.谈判小组应认真记录谈判过程，包括供应商的报价、技术方案、服务承诺等内容，以及谈判小组与供应商的沟通交流情况。记录应详细、准确，由谈判小组成员签字确认。4.谈判小组可以根据谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但变动的内容不得违反法律法规的强制性规定，且应对所有供应商公平对待。变动后的内容应及时通知所有受邀供应商，并给予其合理的时间进行响应。（五）确定成交供应商1.谈判结束后，谈判小组应根据谈判文件规定的评审标准进行综合评审，推荐成交候选人。2.采购人应从谈判小组推荐的成交候选人中确定成交供应商。采购人可以根据项目实际情况，选择排名第一的成交候选人为成交供应商；如排名第一的成交候选人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，或者谈判文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，采购人可以确定排名第二的成交候选人为成交供应商，以此类推。3.确定成交供应商后，应及时向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有未成交的供应商。成交通知书对采购人和成交供应商具有法律效力，采购人改变成交结果，或者成交供应商放弃成交的，应当依法承担法律责任。四、谈判文件的管理（一）谈判文件的起草与审核1.采购部门负责谈判文件的起草工作，应根据采购项目的需求和特点，结合相关法律法规及行业标准，编写谈判文件的各项内容。2.谈判文件起草完成后，应提交公司/组织内部的审核部门进行审核。审核部门应从合法性、合理性、完整性等方面对谈判文件进行审查，提出修改意见。3.审核通过后的谈判文件应加盖公司/组织公章，并做好存档记录。（二）谈判文件的发放与签收1.谈判文件应按照邀约供应商的名单进行发放，确保每个受邀供应商都能及时收到完整的谈判文件。2.发放谈判文件时，应要求供应商签收，并做好发放记录。发放记录应包括供应商名称、发放时间、文件内容清单等信息。3.对于采用邮寄方式发放谈判文件的，应留存邮寄凭证，确保文件能够安全、准确地送达供应商手中。（三）谈判文件的修改与补充1.在谈判过程中，如因采购需求变更、法律法规调整等原因需要对谈判文件进行修改或补充的，采购部门应及时编制修改或补充文件。2.修改或补充文件应按照原谈判文件的发放范围进行发放，并要求供应商签收确认。3.修改或补充文件作为谈判文件的组成部分，与原谈判文件具有同等法律效力。采购部门应及时更新谈判文件存档记录，确保存档文件的准确性和完整性。（四）谈判文件的存档与保管1.谈判文件及相关资料应妥善存档保管，存档期限应符合法律法规及公司/组织档案管理规定。2.存档资料应包括谈判文件、邀约供应商名单、谈判记录、成交供应商确定文件、合同文本等相关文件。3.档案管理部门应建立完善的档案管理制度，确保谈判文件的安全存储和方便查阅。档案管理人员应定期对档案进行整理、核对，防止档案丢失或损坏。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.在邀约供应商前，应对供应商的资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.对于特定行业或项目要求的供应商资格条件，如安全生产许可证、特定技术认证等，应进行严格审查。3.可以通过查询相关政府部门网站、行业协会信息、信用评级机构报告等方式，核实供应商提供的资格证明材料的真实性和有效性。（二）供应商诚信管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商在参与本公司/组织政府采购活动中的诚信表现，包括是否按时参加谈判、是否提供虚假材料、是否履行合同承诺等情况。2.对于诚信记录良好的供应商，在后续采购活动中可给予一定的优惠政策或优先考虑；对于存在不良诚信记录的供应商，应限制其参与本公司/组织的政府采购活动，情节严重的，可依法追究其法律责任。3.定期对供应商诚信档案进行更新和评估，及时发现和处理供应商的诚信问题，维护政府采购活动的正常秩序。（三）供应商培训与沟通1.根据政府采购政策法规的变化和公司/组织采购业务的需求，定期组织供应商培训，提高供应商对政府采购要求的理解和认识。2.建立与供应商的沟通机制，及时解答供应商在参与采购活动过程中遇到的问题，听取供应商的意见和建议，不断改进采购工作。3.通过召开供应商座谈会、发放调查问卷等方式，加强与供应商的互动交流，促进双方的合作与发展。六、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部的审计部门应定期对政府采购邀约谈判活动进行审计监督，检查谈判程序是否合规、文件管理是否规范、供应商管理是否有效等。2.审计部门应根据审计结果提出改进意见和建议，督促相关部门进行整改，确保政府采购活动符合法律法规及公司/组织制度要求。3.采购部门应主动接受内部监督，积极配合审计部门的工作，及时提供相关资料和信息，对发现的问题及时进行纠正和处理。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，如实提供政府采购活动的相关资料和信息。2.对于监管部门提出的问题和整改要求，应认真落实，及时反馈整改情况，确保政府采购活动合法合规。3.公开政府采购邀约谈判活动的相关信息，接受社会公众的监督。通过公司/组织网站、政府采购信息发布平台等渠道，及时发布采购项目公告、成交结果等信息，保障公众的知情权和监督权。（三）违规处理与责任追究1.对于在政府采购邀约谈判活动中违反法律法规、公司/组织制度规定的行为，应依法依规进行处理。2.对违规供应商，视情节轻重给予警告、罚款、