政府采购过程咨询制度

PAGE政府采购过程咨询制度一、总则（一）目的为了规范政府采购活动，保障采购当事人的合法权益，提高采购效率，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本政府采购过程咨询制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购项目的所有活动，包括采购需求确定、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、合同签订与履行等各个环节。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：在政府采购过程中，应公平对待所有参与采购活动的供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果公正合理。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等依法不予公开的信息外，政府采购活动的相关信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，应注重提高采购效率，降低采购成本，实现政府采购资金的最大效益。二、咨询机构与人员（一）咨询机构的设立本公司/组织设立专门的政府采购咨询小组，成员包括采购部门负责人、法务人员、财务人员、技术专家等。咨询小组负责对政府采购过程中的重大事项进行研究、分析和决策咨询。（二）咨询人员的职责1.采购部门负责人：负责组织和协调政府采购活动，审核采购需求，制定采购计划，参与采购文件编制和评审工作，确保采购活动符合公司/组织业务需求和采购流程。2.法务人员：审查采购文件、合同等法律文件，确保其合法合规，防范法律风险，处理采购活动中的法律纠纷。3.财务人员：参与采购预算编制，审核采购资金使用计划，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的支付和结算。4.技术专家：对采购项目的技术需求进行评估和论证，提供技术咨询意见，参与技术方案评审，确保采购的货物、工程和服务符合技术要求。三、采购需求咨询（一）需求提出各业务部门根据工作需要，提出政府采购项目的需求，包括采购货物的规格、数量、技术参数，工程的建设内容、质量标准，服务的范围、要求等。需求应明确、具体、合理，并提供必要的技术资料和说明。（二）需求审核1.采购部门收到业务部门提交的采购需求后，应及时组织咨询小组进行审核。审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等。2.咨询小组应结合公司/组织的实际情况、业务发展规划以及市场供应情况，对采购需求进行综合评估。对于不合理或过高的需求，应与业务部门沟通协商，提出调整建议。3.技术专家应对采购需求中的技术参数进行审查，确保其符合行业标准和实际使用要求，避免出现技术歧视或不合理限制供应商竞争的情况。（三）需求变更在采购过程中，如因业务发展变化等原因需要变更采购需求，业务部门应及时提出变更申请，并说明变更的原因、内容和影响。采购部门应组织咨询小组对变更申请进行评估，必要时重新进行采购需求审核。变更后的采购需求应经相关领导审批后生效，并及时通知所有参与采购活动的供应商。四、采购方式咨询（一）方式选择依据根据采购项目的性质、特点、金额等因素，按照国家法律法规规定的采购方式进行选择。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。（二）方式审批程序1.采购部门根据采购需求和项目情况，提出采购方式建议，并填写《政府采购方式申请表》，详细说明采购项目的基本情况、拟采用的采购方式及理由。2.《政府采购方式申请表》提交咨询小组进行审核。咨询小组应根据相关法律法规和采购项目的实际情况，对采购方式的合理性、合规性进行审查，并提出审核意见。3.经咨询小组审核通过的《政府采购方式申请表》，报公司/组织相关领导审批。领导审批同意后，采购部门方可按照批准的采购方式组织实施采购活动。（三）特殊采购方式说明1.公开招标：适用于采购货物、工程或服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.竞争性磋商：适用于政府购买服务项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的，市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目，按照法律法规依法采用竞争性磋商采购方式的其他项目。竞争性磋商应成立磋商小组，与供应商就采购事宜进行磋商。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。6.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十项目。单一来源采购应在保证采购项目质量和合理价格的前提下，与单一供应商进行协商，签订采购合同。五、采购文件编制咨询（一）文件编制要求采购文件应包括采购公告（或招标邀请书）、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容，应符合法律法规和行业标准要求，明确、清晰、合理，具有可操作性。（二）文件审核流程1.采购部门负责组织采购文件的编制工作，并将编制完成的采购文件提交咨询小组进行审核。2.咨询小组应从合法性、公正性、完整性等方面对采购文件进行全面审核。法务人员重点审查采购文件的法律条款是否合规；财务人员审核采购文件中的资金支付、预算控制等财务条款；技术专家审核采购文件中的技术要求是否准确、合理；采购部门负责人对文件的整体结构和内容进行综合把关。3.对于审核中发现的问题，咨询小组应及时提出修改意见，采购部门应根据意见进行修改完善。修改后的采购文件经咨询小组再次审核通过后，方可发布。（三）文件澄清与答疑在采购文件发售期间，供应商如对采购文件有疑问或异议，可向采购部门提出。采购部门应及时组织咨询小组对供应商提出的问题进行研究，并在规定时间内给予澄清或答疑。澄清或答疑应以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商，并作为采购文件的组成部分。六、采购评审咨询（一）评审专家选择按照法律法规规定的程序和标准，从政府采购评审专家库中随机抽取评审专家组成评审委员会。评审专家应具备相应的专业知识和经验，熟悉政府采购相关法律法规和评审程序，能够独立、客观、公正地履行评审职责。（二）评审过程监督1.采购部门应安排专人负责对采购评审过程进行现场监督，确保评审活动按照规定的程序和标准进行。监督人员应记录评审过程中的重要事项，包括评审时间、地点、评审专家名单、评审情况等。2.咨询小组应参与采购评审过程的监督，对评审过程中出现的问题及时提出意见和建议。如发现评审专家存在违规行为或评审结果存在明显不合理情况，应及时要求评审委员会进行纠正或重新评审。（三）评审结果公示采购评审结束后，采购部门应及时将评审结果进行公示，公示期不得少于规定天数。公示内容包括采购项目名称、采购方式、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号等。供应商如对评审结果有异议，可在公示期内向采购部门提出质疑。采购部门应组织咨询小组对质疑进行调查核实，并在规定时间内给予答复。七、合同签订与履行咨询（一）合同起草与审核1.采购部门应根据评审结果，起草政府采购合同草案。合同草案应明确双方的权利和义务、采购标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间、地点、违约责任等条款。2.合同草案提交咨询小组进行审核。法务人员重点审查合同的法律条款是否完备、合法，防范合同风险；财务人员审核合同中的资金支付条款是否符合公司/组织财务规定；采购部门负责人对合同的整体内容进行综合把关。审核通过后的合同草案报公司/组织相关领导审批。（二）合同签订经领导审批同意的合同草案，由采购部门与中标（成交）供应商签订正式合同。合同签订应严格按照法律法规规定的程序进行，确保合同的真实性、合法性和有效性。合同签订后，应及时将合同副本送相关部门备案。（三）合同履行监督1.采购部门负责对政府采购合同的履行情况进行跟踪监督，及时了解供应商的供货（服务）进度、质量等情况。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.咨询小组应定期对合同履行情况进行检查和评估，协调解决合同履行过程中出现的问题。如因特殊原因需要变更合同条款，应按照合同变更的相关规定进行处理，并报公司/组织相关领导审批。八、信息公开与档案管理（一）信息公开1.按照政府采购信息公开的相关规定，及时、准确、完整地在指定媒体上发布政府采购项目的采购公告、中标（成交）公告、合同公告等信息。2.建立本公司/组织内部的政府采购信息公开平台，将采购项目的相关信息在平台上进行公示，方便内部人员查询和监督。（二）档案管理1.政府采购活动中形成的各类文件、资料，包括采购需求文件、采购文件、评审报告、合同等，应按照档案管理的要求进行整理、归档和保存。2.档案管理部门应建立健全政府采购档案管理制度，明确档案管理职责，确保档案的安全、完整和有效利用。档案保存期限应符合法律法规和行业标准的规定。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购资金使用是否合理、合同