政府采购跟踪回访制度

PAGE政府采购跟踪回访制度一、总则（一）目的为加强政府采购管理，提高采购质量和服务水平，规范采购行为，保障采购活动的公平、公正、公开，维护采购当事人的合法权益，特制定本跟踪回访制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的所有政府采购项目，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关政府采购的法律法规和行业标准，确保跟踪回访工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，客观公正地评价采购项目的执行情况，不受任何单位和个人的干扰。3.全面覆盖原则：对政府采购项目的全过程进行跟踪回访，包括采购需求确定、采购文件编制、采购程序执行、合同履行等各个环节。4.注重实效原则：通过跟踪回访，及时发现问题，提出改进措施，切实提高采购质量和服务水平，增强采购当事人的满意度。二、跟踪回访的组织与实施（一）组织架构成立政府采购跟踪回访工作领导小组，由公司/组织分管领导担任组长，采购部门负责人担任副组长，成员包括财务部门、审计部门、项目使用部门等相关人员。领导小组负责统筹协调跟踪回访工作，制定工作方案，审核回访报告，研究解决跟踪回访过程中发现的重大问题。采购部门作为跟踪回访工作的具体实施部门，负责制定跟踪回访计划，组织开展回访工作，收集整理回访资料，撰写回访报告，并及时向领导小组汇报工作进展情况。（二）实施流程1.制定回访计划：采购部门根据政府采购项目的特点和实际情况，在项目合同约定的验收期限届满后[X]个工作日内，制定跟踪回访计划。回访计划应明确回访对象、回访内容、回访方式、回访时间安排等。2.组建回访小组：根据回访计划，采购部门组建回访小组。回访小组由[X]名以上工作人员组成，成员应具备相关专业知识和工作经验，熟悉政府采购业务流程。3.开展回访工作：回访小组按照回访计划，通过实地走访、电话沟通、问卷调查等方式，对采购项目的执行情况进行跟踪回访。回访过程中，应认真听取采购当事人的意见和建议，详细记录回访情况。4.收集回访资料：回访小组在回访结束后，及时收集整理回访资料，包括回访记录、采购当事人的反馈意见、相关证明材料等。回访资料应真实、完整、有效，能够充分反映采购项目的执行情况。5.撰写回访报告：采购部门根据回访资料，撰写回访报告。回访报告应包括项目基本情况、回访情况概述、存在的问题及原因分析、改进措施及建议等内容。回访报告应客观公正、条理清晰、数据准确，能够为公司/组织改进政府采购工作提供参考依据。6.审核回访报告：回访报告撰写完成后，由采购部门负责人审核签字，并提交政府采购跟踪回访工作领导小组审核。领导小组应在收到回访报告后[X]个工作日内完成审核工作，并提出审核意见。7.反馈回访结果：采购部门根据领导小组的审核意见，及时向采购当事人反馈回访结果。对于采购当事人提出的意见和建议，应认真研究分析，制定切实可行的改进措施，并及时加以落实。三、跟踪回访的内容（一）采购需求与采购文件1.采购需求满足情况：检查采购项目是否按照采购需求进行实施，所采购的货物、工程和服务是否符合采购文件规定的技术规格、质量标准、数量要求等。2.采购文件编制质量：评估采购文件的编制是否规范、准确、完整，是否存在表述不清、歧义、漏洞等问题，是否对采购当事人的权利义务进行了合理界定。（二）采购程序执行情况1.招标（采购）公告发布：检查招标（采购）公告是否按照规定在指定媒体上发布，公告内容是否完整、准确，是否存在限制或排斥潜在供应商的情况。2.资格审查：审查采购活动中对供应商资格审查的程序是否合规，审查标准是否统一、公正，是否存在以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇的问题。3.开标（谈判、询价）过程：核实开标（谈判、询价）过程是否符合法定程序，是否存在泄露标底、串通投标、操纵采购结果等违法违规行为，开标（谈判、询价）记录是否真实、完整。4.中标（成交）结果公示：检查中标（成交）结果是否按照规定进行公示，公示内容是否完整、准确，公示期限是否符合要求。（三）合同履行情况1.合同签订：审查采购合同的签订是否符合法律法规和采购文件的要求，合同条款是否明确、具体，双方权利义务是否对等，合同签订时间是否在规定期限内。2.合同执行进度：了解采购合同的执行进度，是否按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，是否存在拖延履行、部分履行或不履行合同的情况。3.货物验收：检查采购货物的验收程序是否规范，验收标准是否明确，验收结果是否符合合同要求，验收报告是否真实、完整。4.资金支付：核实采购资金的支付是否按照合同约定和财政部门的规定执行，支付手续是否齐全，支付时间是否及时，是否存在拖欠供应商货款的情况。（四）售后服务情况1.售后服务承诺兑现：检查供应商是否按照合同约定履行售后服务承诺，提供的售后服务内容是否符合要求，售后服务质量是否达到标准。2.售后服务响应速度：了解供应商对采购当事人提出的售后服务需求的响应速度，是否能够及时解决采购当事人在使用过程中遇到的问题。3.售后服务满意度：通过问卷调查、现场访谈等方式，收集采购当事人对供应商售后服务的满意度评价，了解采购当事人对售后服务的意见和建议。四、跟踪回访的方式（一）实地走访对于金额较大、技术复杂、涉及民生等重要采购项目，回访小组应实地走访采购当事人，深入了解项目执行情况，与采购当事人进行面对面沟通交流，听取其意见和建议。实地走访应提前与采购当事人预约时间，并安排专人记录走访情况。（二）电话沟通通过电话与采购当事人进行沟通，了解采购项目的基本情况、执行过程中存在的问题以及对采购工作的意见和建议。电话沟通应做好记录，并对沟通内容进行整理分析。（三）问卷调查设计政府采购跟踪回访调查问卷，通过网络平台、电子邮件、邮寄等方式向采购当事人发放。调查问卷应涵盖采购项目的各个方面，包括采购需求、采购程序、合同履行、售后服务等内容。采购当事人应在规定时间内填写调查问卷，并反馈给回访小组。回访小组对调查问卷进行统计分析，了解采购当事人的满意度和意见建议。（四）数据分析收集采购项目的相关数据，如采购文件、开标记录、合同文本、验收报告、资金支付凭证等，对数据进行分析比对，检查采购项目的执行情况是否符合规定要求。数据分析应运用科学合理的方法，确保数据的真实性和准确性。五、跟踪回访结果的处理（一）问题分类回访小组对跟踪回访过程中发现的问题进行分类整理，根据问题的性质和严重程度，分为一般问题、较严重问题和严重问题。1.一般问题：指采购项目执行过程中存在的一些轻微瑕疵或不规范行为，如采购文件表述略有不清但不影响采购结果、合同履行过程中出现的一些小的偏差等，对采购项目的质量和效果影响较小。2.较严重问题：指采购项目执行过程中存在的较为明显的违法违规行为或重大偏差，如资格审查不严格导致不合格供应商中标、合同履行严重拖延影响项目进度等，对采购项目的质量和效果有较大影响。3.严重问题：指采购项目执行过程中存在的严重违法违规行为，如串通投标、贪污受贿、严重违反采购程序导致采购结果无效等，对采购项目的质量和效果造成重大损害，严重影响政府采购的公信力。（二）处理措施1.一般问题：对于一般问题，回访小组应及时向采购部门反馈，并提出整改建议。采购部门应督促相关责任人进行整改，整改情况应在[X]个工作日内书面报告回访小组。回访小组对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。2.较严重问题：对于较严重问题，回访小组应及时向政府采购跟踪回访工作领导小组汇报。领导小组应组织相关部门进行调查核实，制定处理方案，并责令相关责任人限期整改。整改完成后，应提交整改报告，经领导小组审核通过后存档。对于涉及违法违规行为的，应依法依规追究相关责任人的责任。3.严重问题：对于严重问题，回访小组应立即向政府采购跟踪回访工作领导小组汇报，并配合相关部门进行严肃查处。领导小组应组织专门力量进行调查，依法依规对采购项目进行处理，包括宣布采购结果无效、重新组织采购等，同时追究相关责任人的法律责任。对涉及的供应商，应采取相应的处罚措施，如禁止参加政府采购活动、列入不良行为记录名单等。（三）结果反馈与公开采购部门应将跟踪回访结果及时反馈给采购当事人，并在公司/组织内部进行通报。对于涉及违法违规行为的处理结果，应按照规定进行公开披露，接受社会监督。同时，采购部门应针对跟踪回访过程中发现的共性问题，分析原因，总结经验教训，提出改进措施和建议，完善政府采购管理制度和流程，不断提高政府采购工作水平。六、监督与考核（一）内部监督公司/组织内部审计部门应定期对政府采购跟踪回访制度的执行情况进行审计监督，检查回访计划的制定与实施、回访资料的收集与整理、回访报告的撰写与审核、回访结果的处理与反馈等环节是否符合规定要求。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督积极接受财政部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查，主动配合相关部门对政府采购项目进行监督管理。对于相关部门提出的意见和建议，应认真研究分析，及时整改落实，并将整改情况书面报告相关部门。（三）考核评价建立政府采购跟踪回访工作考核评价机制，对采购部门和回访小组在跟踪回访工作中的表现进行考核