政府采购工作流程制度

PAGE政府采购工作流程制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应公开透明，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保供应商能够平等参与竞争。2.公平竞争原则：政府采购应遵循公平竞争原则，为所有符合条件的供应商提供平等的机会，不得歧视任何供应商。3.公正原则：政府采购活动应公正，采购人员应客观、公正地履行职责，维护国家利益和社会公共利益。4.诚实信用原则：供应商应诚实守信，遵守法律法规和采购文件的规定，履行合同义务。二、采购预算编制与审批（一）采购预算编制1.需求部门提出申请：各需求部门应根据本部门的工作需要和业务发展规划，提出采购需求，并填写《政府采购预算申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.财务部门审核：财务部门应根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购预算申请表进行审核，确保采购预算的合理性和可行性。3.采购部门汇总：采购部门应将各需求部门提交的采购预算申请表进行汇总，编制《政府采购预算汇总表》，并提交给公司/组织领导审批。（二）采购预算审批1.公司/组织领导审批：公司/组织领导应根据公司/组织的发展战略和财务状况，对采购预算汇总表进行审批，确定采购项目的预算金额和采购时间。2.预算调整：如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《政府采购预算调整申请表》，说明调整的原因和调整的金额，经财务部门审核后，提交给公司/组织领导审批。三、采购计划制定（一）采购计划编制1.采购部门根据采购预算和需求部门的采购申请，编制《政府采购计划》，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应根据采购项目的特点和实际情况，合理选择采购方式和采购时间，确保采购项目的顺利实施。（二）采购计划审批1.采购计划应提交给公司/组织领导审批，经审批后的采购计划作为采购活动的依据。2.如因特殊原因需要调整采购计划，采购部门应填写《政府采购计划调整申请表》，说明调整的原因和调整的内容，经公司/组织领导审批后实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、竞争激烈的项目。2.采购部门应按照《中华人民共和国政府采购法》和相关法律法规的规定，编制公开招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.公开招标应按照规定的程序进行开标、评标和定标，确保评标结果的公正、公平、公开。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大不宜采用公开招标方式的项目。2.采购部门应按照规定的程序，从符合条件的供应商中选择若干家供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.邀请招标应按照规定的程序进行开标、评标和定标，确保评标结果的公正、公平、公开。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应按照规定的程序，成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行谈判、评审和确定成交供应商，确保谈判结果的公正、公平》公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应按照规定的程序，填写《单一来源采购申请表》，说明采购的原因和采购的内容，经公司/组织领导审批后，与供应商签订采购合同》3.单一来源采购应按照规定进行公示，确保采购过程的公正、公平、公开。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应按照规定的程序成立询价小组，向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其报价。3.询价应按照规定的程序进行询价、评审和确定成交供应商，确保询价结果的公正、公平、公开。五、采购文件编制（一）采购文件的组成1.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件、投标文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应根据采购项目的特点和实际情况，明确采购项目的技术要求、商务要求和价格要求，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件的编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性条款和不合理的要求。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求和价格要求，确保供应商能够准确理解采购文件的内容。3.采购文件应明确采购项目的评标标准和评标方法，确保评标结果的公正、公平、公开。（三）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应提交给公司/组织领导审核，确保采购文件的合法性、合规性和完整性。2.如因特殊原因需要修改采购文件，采购部门应填写《采购文件修改申请表》，说明修改的原因和修改的内容，经公司/组织领导审批后实施。六、供应商选择与管理（一）供应商资格审查1.采购部门应按照采购文件的要求，对供应商的资格进行审查，确保供应商具有合法经营资格和良好的信誉。》2.供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明等内容。（二）供应商选择1.采购部门应按照采购文件的要求，对符合资格条件的供应商进行综合评审》选择最优供应商。2.供应商选择应包括供应商的报价、技术方案、售后服务、信誉等内容。（三）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目、采购金额、交货时间、售后服务等内容。2.采购部门应定期对供应商的业绩进行评估，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后及时签订采购合同，明确采购项目的名称、规格型号、数量》预算金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式》售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性条款和不合理的要求。（二）采购合同履行1.采购部门应按照采购合同的要求，及时跟踪采购合同的履行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.如因特殊原因需要变更采购合同，采购部门应填写《采购合同变更申请表》，说明变更的原因和变更的内容，经公司/组织领导审批后，与供应商签订变更协议。（三）采购合同验收1.采购部门应在采购合同履行完毕后及时组织验收，确保采购项目的质量符合采购合同的要求。2.采购合同验收应包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术要求等内容。3.采购部门应填写《采购合同验收报告》，记录采购合同的验收情况，作为支付采购款项的依据。八、采购资金支付（一）采购资金支付申请1.采购部门应在采购合同验收合格后及时填写《采购资金支付申请表》，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购合同编号、验收情况、付款金额等内容。2.采购资金支付申请表应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。（二）采购资金支付审批1.采购资金支付申请表应提交给财务部门审核，财务部门应根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购资金支付申请表进行审核，确保采购资金的支付合理、合规》2.采购资金支付申请表经财务部门审核后，应提交给公司/组织领导审批，经审批后的采购资金支付申请表作为支付采购款项的依据。（三）采购资金支付1.财务部门应按照公司/组织领导的审批意见，及时支付采购款项，确保供应商能够及时收到采购款项。2.财务部门应填写《采购资金支付凭证》，记录采购资金的支付情况，作为财务核算的依据。九、采购监督与检查（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的监督和检查，确保政府采购活动的合法、合规》2.内部监督应包括对采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与履行、采购资金支付等环节的监督和检查。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督和检查，确保政府采购活动的公正、公平、公开。2.公司/组织应积极