政府采购协议供应商制度

PAGE政府采购协议供应商制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的政府采购活动，加强对协议供应商的管理，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织及供应商的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织通过协议采购方式进行的各类货物、工程和服务采购活动，以及参与协议采购的供应商。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则在政府采购协议供应商的选择、采购过程及合同履行等环节，应确保信息公开、机会均等、程序公正，维护市场竞争秩序。2.诚实守信原则公司/组织及供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动及合同执行的真实性、合法性和有效性。3.效益优先原则在保证采购质量和满足需求的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，优化采购流程，降低采购风险。二、协议供应商的资格要求（一）基本条件1.具有独立承担民事责任的能力供应商应是依法设立、具有独立法人资格或能够独立承担民事责任的其他组织，提供有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证明文件（如已实行“三证合一”，则提供统一社会信用代码营业执照等相关证明）。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度提供近[X]年度经审计的财务报告，证明其财务状况良好，无重大财务风险和亏损记录。同时，在经营活动中无不良信用记录，可以通过信用中国、中国政府采购网等相关信用平台进行查询核实。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力提供相关设备清单及技术人员资质证明，证明其具备完成采购项目所需的硬件设施和专业技术水平。例如，对于货物采购，应具备相应的生产、仓储、运输设备；对于工程采购，应具备相应的施工资质和技术人员；对于服务采购，应具备相关的专业服务团队和技术手段。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录提供近[X]个月依法缴纳税收和社会保障资金的证明材料，如税务完税证明和社保缴纳清单等，证明其依法履行纳税和社保义务。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录提供书面声明，承诺在参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等重大违法记录。同时，供应商应配合公司/组织进行调查核实，如有虚假承诺，将承担相应法律责任。（二）特定条件（根据不同采购项目类型而定）1.货物类采购对于特定品牌或型号的货物采购，供应商应具有该品牌或型号货物的生产、销售授权或代理资格，提供相关授权文件。如果采购货物涉及特定行业标准或认证要求，供应商应具备相应的行业标准认证证书，如质量管理体系认证（ISO9001）、环境管理体系认证（ISO14001）、职业健康安全管理体系认证等，且证书在有效期内。2.工程类采购供应商应具备相应的工程施工资质等级证书，如建筑工程施工总承包资质、市政公用工程施工总承包资质等，资质等级应符合采购项目要求。拟派项目经理应具备相应的注册建造师证书，并具有类似工程施工管理经验，提供项目经理的业绩证明材料。3.服务类采购对于专业服务采购，如软件开发、咨询服务等，供应商应拥有相关专业领域的技术团队，团队成员应具备相应的专业技能证书和工作经验。如果服务采购涉及特定行业准入许可，供应商应取得相应的许可证书，如从事餐饮服务应取得食品经营许可证，从事人力资源服务应取得人力资源服务许可证等。三、协议供应商的选择程序（一）采购需求分析1.根据公司/组织的业务需求和发展规划，对各类货物、工程和服务采购项目进行梳理，明确采购项目的性质、数量规模以及技术规格、服务要求等详细需求。2.组织相关部门和专业人员对采购需求进行论证，确保需求的合理性、准确性和完整性，避免出现模糊不清或不合理的采购要求，为后续选择协议供应商提供明确的依据。（二）供应商征集1.通过多种渠道广泛征集潜在协议供应商，包括但不限于政府采购网、行业协会网站、专业媒体广告、供应商推荐、招标代理机构推荐等方式。2.发布供应商征集公告，公告内容应包括公司/组织简介、采购项目概况、协议供应商资格要求、报名方式及截止时间、联系方式等关键信息，确保潜在供应商能够全面了解征集要求和相关信息。3.设立专门邮箱或报名窗口接收供应商报名材料，报名材料应包括供应商基本信息表、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（如已实行“三证合一”则提供统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料、财务状况证明材料等，按照资格要求进行分类整理。（三）资格审查1.成立资格审查小组对报名供应商进行资格审查，审查小组应由公司/组织内部采购部门、法务部门、技术部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.资格审查小组依据本制度规定的资格要求，对供应商提交的报名材料进行逐一审核，核实其真实性、完整性和有效性。3.通过信用中国、中国政府采购网等信用平台查询供应商信用记录，对有不良信用记录的供应商予以淘汰。4.对于资格审查合格的供应商，形成资格审查报告，明确合格供应商名单，并提交公司/组织管理层审批确认。（四）入围供应商确定1.根据资格审查结果，按照一定比例确定入围协议供应商名单。入围供应商数量应综合考虑采购项目规模、市场竞争状况、供应商实力等因素合理确定，确保有足够的竞争和选择空间。2.将入围供应商名单在公司/组织内部网站、公告栏等显著位置进行公示，公示期不少于[X]个工作日，接受公司/组织内部员工及社会公众监督。3.公示无异议后，与入围供应商签订协议供应商入围合同，明确双方权利义务、服务期限、采购范围、价格调整机制、违约责任等主要条款，正式确立合作关系，并向社会发布入围供应商公告。四、协议采购的实施（一）采购计划制定1.采购部门根据公司/组织年度预算、业务需求及实际工作安排等，制定详细的政府采购协议采购计划，并明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等具体内容。2.采购计划应提前与相关部门沟通协调，确保采购需求的准确性和及时性，避免因计划变更频繁影响采购效率和供应商合作。3.将采购计划提交公司/组织管理层审批，经批准后的采购计划作为协议采购实施的依据。（二）采购方式选择1.根据采购项目特点和实际情况，选择合适的采购方式，包括询价、竞争性谈判、单一来源采购等。2.对于通用类货物、服务采购项目，且市场供应充足、价格透明的，可采用询价方式进行采购；对于技术复杂、规格多样或有特殊要求的采购项目，可采用竞争性谈判方式采购；对于只能从唯一供应商处采购或者发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，可采用单一来源采购方式。3.在选择采购方式过程中，应严格按照相关法律法规及公司/组织内部规定履行审批程序，确保采购方式选择合法合规、公平公正。（三）采购流程执行1.询价采购流程采购部门向入围协议供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点、售后服务等具体要求，并要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格因素及其他服务条款，选择报价合理、服务优质的供应商作为成交供应商。如果供应商报价差异较大，采购部门可组织谈判，要求供应商进一步说明价格构成及优惠措施，确保采购价格合理公正。与成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务，合同条款应符合询价通知书要求及相关法律法规规定。2.竞争性谈判采购流程采购部门制定竞争性谈判文件，明确采购项目需求、谈判程序、评审标准、合同条款等内容，并向入围协议供应商发出谈判邀请。组织供应商进行谈判，谈判过程中应严格按照谈判文件规定的程序和评审标准进行，确保谈判过程公平公正、有序进行。谈判内容可包括技术方案、价格、交货期、售后服务等方面，要求供应商进行多轮报价和方案优化选择。谈判结束后，组建谈判小组根据谈判文件规定对供应商的响应文件进行评审，按照评审标准确定成交供应商。评审过程应记录详细评审情况，形成评审报告。与成交供应商签订采购合同，合同签订后应及时向未成交供应商发出成交通知书，并告知其未成交原因。3.单一来源采购流程采购部门对单一来源采购项目进行必要性和唯一性论证，说明只能从唯一供应商处采购的原因及相关依据，并形成书面论证报告。将单一来源采购论证报告提交公司/组织管理层审批，经批准后，与唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格、服务条款等合同内容。签订采购合同，并在公司/组织内部网站及相关媒体上公示单一来源采购成交结果，公示期不少于[X]个工作日，接受监督。（四）合同签订与履行监督1.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，避免出现法律风险。2.采购部门与供应商签订正式采购合同，合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等主要条款，双方应严格按照合同约定履行各自义务。3.在合同履行过程中，采购部门应定期对供应商合同履行情况进行监督检查，包括货物交付进度、质量验收、服务提供等方面，及时发现并解决合同履行过程中出现问题。4.建立供应商合同履行评价机制，根据供应商合同履行情况进行评价打分，并将评价结果作为后续合作及协议续签的重要依据。对合同履行情况不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，并采取相应措施督促其改进，如扣除履约保证金、暂停合作、取消协议供应商资格等。五、协议供应商的管理与考核（一）日常管理1.建立协议供应商档案，对协议供应商的基本信息、资格审查资料、采购合同履行情况、考核评价结果等进行详细记录，以便随时查阅和跟踪管理。2.定期与协议供应商进行沟通交流，了解其经营状况、生产能力、技术创新等方面情况，及时掌握市场动态和供应商变化，为采购决策提供参考依据。3.要求协议供应商定期报送相关资料，如年度财务报告、产品质量检测报告、售后服务情况报告等，以便公司/组织及时了解供应商运营情况和合同履行情况。（二）考核评价1.制定协议供应商考核评价办法，明确考核评价指标、考核周期、评价方式等内容。考核评价指标应涵盖产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等多个方面，确保全面客观评价供应商表现2.考核周期可分为年度考核和项目考核，年度考核在每年年底进行，对供应商全年整体表现进行综合评价；项目考核在每个采购项目完成后进行，针对该项目供应商合同履行情况进行专项评价。3.考核评价方式可采用供应商自评、采购部门评价、使用部门评价、第三方评价等多种方式相结合，确保评价结果客观公正。4.根据考核评价结果，对协议供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，在后续采购活动中有优先合作权、适当给予奖励政策等；对于不合格供应商，采取警告、限期整改、暂停合作、取消协议供应商资格等不同措施进行处理。（三）动态调整1.根据协议供应商考核评价结果及市场变化情况，对协议供应商名单进行动态调整。对于表现优秀、符合公司/组织发展需求的供应商，可适当增加其采购份额或延长合作期限；对于表现不佳、不符合要求的供应商，及时淘汰出协议供应商名单，并补充新的优质供应商。2.在协议供应商合作期限内，如发现供应商出现重大违法违规行为、严重质量问题、合同违约等情况，应立即终止合作关系