政府采购内部监督管理制度

PAGE政府采购内部监督管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织政府采购活动的内部监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及政府采购活动的所有部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则采购过程应遵循公正、公平的原则，对待所有参与供应商，不偏袒、不歧视，维护市场竞争的公平性。3.公开性原则除涉及国家秘密、商业秘密等依法不得公开的信息外，政府采购活动的相关信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金的使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则建立健全内部监督管理机制，明确各部门、岗位的职责权限，加强对采购活动全过程的风险防控和内部制约。二、采购管理职责分工（一）采购决策部门负责对政府采购项目进行决策，确定采购项目的必要性、预算安排、采购方式等重大事项。（二）采购执行部门1.负责具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。2.对供应商进行资格审查，确保参与采购活动的供应商符合法定条件和采购要求。3.负责采购项目档案的整理、归档和保管。（三）财务部门1.负责审核政府采购项目的预算安排，确保预算编制合理、准确。2.对采购资金的支付进行审核和监督，按照合同约定及时、足额支付采购款项。3.参与采购项目的绩效评价，对采购资金的使用效益进行分析和评估。（四）监督部门1.负责对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平。2.受理对政府采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。3.定期对政府采购内部监督管理制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。（五）其他相关部门根据采购项目的特点和需求，配合采购执行部门提供技术支持、验收等相关工作，并对采购项目的质量、性能等进行监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本公司/组织的业务需求和发展规划，结合市场价格水平，科学合理地编制政府采购项目预算。2.预算编制应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等详细内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算应报采购决策部门审核，经批准后作为采购活动的控制依据。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购执行部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.预算调整申请经采购决策部门审核同意后，报财务部门备案，并按照规定程序进行调整。（三）预算执行监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购项目资金支出进行核对和分析检查。2.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因确需超预算采购的，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.采购执行部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、预算金额、采购需求、投标人资格条件、投标截止时间、开标地点等事项。3.对投标人的资格审查应按照招标公告和招标文件的要求进行，确保投标人具备相应的资质和能力。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织专业人员对单一来源采购的必要性进行论证，并形成论证意见。单一来源采购项目应在指定媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，报采购决策部门批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照询价通知书规定的评审方法和标准进行评审，确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的采购执行部门应提出书面申请，说明变更的原因、拟采用的采购方式及相关依据。2.采购方式变更申请经采购决策部门审核同意后，报财政部门批准，并按照批准的采购方式组织实施采购活动。五、采购文件管理1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，编制规范、完整的采购文件采购文件应包括采购公告（招标邀请书/谈判文件/询价通知书等）、采购需求、采购合同文本、评标（谈判/询价）标准等内容。2..采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收方法等实质性内容，确保采购活动的顺利进行和采购结果的公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购决策部门和监督部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、公正性、完整性等。2.采购决策部门和监督部门应对审核意见进行记录，并要求采购执行部门对采购文件进行修改完善。经审核通过后的采购文件方可发布。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或需要澄清的，采购执行部门应及时给予答复。答复内容应以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。2.如因特殊情况需要对采购文件进行修改补充时，采购执行部门应在投标截止时间前足够的时间内，以书面形式通知所有获取采购文件的供应商，并相应延长投标截止时间。六、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定的媒体和渠道发布采购信息，确保采购信息的公开透明。采购信息发布的内容应与采购文件一致。2.采购信息发布后，应及时对供应商的报名情况进行统计和整理，对符合资格条件的供应商发放采购文件。（二）开标、评标（谈判/询价）1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标（谈判/询价）活动。开标、评标（谈判/询价）过程应全程记录，并存档备查。2.开标时，采购执行部门应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标（谈判/询价）过程中，评标（谈判/询价）小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，对投标文件进行客观、公正的评价。评标（谈判/询价）小组应出具评标（谈判/询价）报告，推荐中标（成交）候选人。（三）中标（成交）通知1.采购执行部门应根据评标（谈判/询价）报告，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。中标（成交）通知书应明确采购项目的名称、中标（成交）金额、中标（成交）供应商名称等内容。2.中标（成交）通知书发出后，采购执行部门应及时将中标（成交）结果在指定媒体上公告。（四）采购合同签订及履行1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格及付款方式验收标准等内容。2.采购合同签订后应报财务部门备案。财务部门应按照采购合同约定，及时支付采购款项，并对采购合同的履行情况进行监督。3.采购执行部门应督促中标（成交）供应商按照采购合同约定履行义务，对供应商的履约情况进行跟踪检查。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由采购执行部门、使用部门、财务部门、监督部门等人员组成。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收小组应按照采购合同约定的验收标准和方法对采购项目进行验收。验收标准应包括采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等内容。2.对采购项目的验收应包括对货物的数量、质量、规格型号、性能等方面的检查，以及对服务的内容、标准、期限等方面的核实。（三）验收程序1.验收小组应在采购项目交付使用后及时组织验收。验收时，供应商应提供采购项目的相关资料和证明文件，并配合验收小组进行验收工作。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行逐一检查，并记录验收情况。验收合格的，验收小组应签署验收报告；验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）验收报告1.验收报告应包括采购项目的名称、编号、采购合同编号、验收日期、验收小组组成人员、验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组全体成员签字确认，并加盖本公司/组织公章。验收报告作为采购项目付款和资产入账的依据。八、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目档案应包括采购项目从预算编制到采购活动结束全过程的相关文件、资料和记录。具体内容包括采购预算文件、采购文件（采购公告/招标邀请书/谈判文件/询价通知书等）、投标文件、评标（谈判/询价）报告、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。2.采购项目档案应按照项目进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。（二）档案保管1.采购执行部门应指定专人负责采购项目档案的保管工作，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。2.采购项目档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。（三）档案查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅档案一般不得外借。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员应遵守档案保管部门的相关规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购行为是否公正、采购结果是否公平等。2.监督部门应建立监督检查档案，对发现的问题进行记录和跟踪整改情况，并及时向采购决策部门和相关部门通报监督检查结果。（二）投诉处理1.本公司/组织及供应商对政府采购活动有异议的，可以向监督部门提出投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据材料。2.