政府采购内控谈判制度

PAGE政府采购内控谈判制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范谈判行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有政府采购项目中涉及谈判环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家有关政府采购的法律法规，确保谈判活动合法合规。2.公平公正原则在谈判过程中，对所有参与谈判的供应商一视同仁，保证机会均等，程序公正，结果公平。3.效益原则在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.保密性原则对谈判过程中涉及的商业秘密和敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定政府采购谈判计划，明确谈判项目、时间、地点、参与人员等。2.组织成立谈判小组，确定谈判小组成员名单，并向其传达谈判任务和要求。3.负责与供应商进行前期沟通，收集供应商响应文件，整理谈判资料。4.主导谈判过程，按照谈判程序组织谈判会议，记录谈判内容。5..根据谈判结果，起草采购合同，并负责合同的签订、执行和验收等后续工作。（二）谈判小组1.熟悉政府采购相关法律法规和政策，了解市场行情。2.按照采购需求对供应商的响应文件进行评审，提出疑问和建议。3.参与谈判会议，与供应商就采购项目的技术要求、价格、服务等条款进行谈判。4.根据谈判情况，对谈判结果进行评估，提出成交建议。（三）监督部门1.对政府采购谈判活动进行全程监督，确保谈判过程符合法律法规和公司/组织内部规定。2.受理有关谈判活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。（四）其他部门1.配合采购部门提供采购项目所需的技术、业务等方面的资料和建议。2.根据采购合同要求，负责采购项目的验收工作，并反馈验收结果。三、谈判程序（一）谈判准备1.采购需求确定采购部门根据公司/组织业务需求和实际情况，详细制定采购项目需求，明确采购标的规格、数量、质量要求、技术标准、服务内容等。需求应清晰、准确、完整，避免模糊和歧义。2.供应商资格审查采购部门按照采购项目要求，对潜在供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉记录等。确保参与谈判的供应商具备相应的能力和条件。3.谈判文件编制采购部门根据采购需求和资格审查情况，编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请函、供应商须知、采购项目需求、技术规格、商务条款、响应文件格式等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则、评审标准等。4.谈判小组组建谈判小组由采购部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家应从政府采购专家库中随机抽取，确保其独立性和专业性。（二）谈判邀请采购部门向通过资格审查的供应商发出谈判邀请函，邀请其参加谈判。谈判邀请函应明确谈判项目名称、时间、地点、谈判文件获取方式、响应文件递交截止时间等内容（三）响应文件接收采购部门接收供应商的响应文件，并进行登记。对响应文件的密封性、完整性进行检查，不符合要求的响应文件应予以拒收。（四）谈判会议组织1.会议开场采购部门主持谈判会议，介绍谈判目的、程序、规则以及谈判小组成员。2.供应商陈述供应商就其响应文件内容进行简要陈述，重点说明其提供的产品或服务的优势、特点、价格构成、售后服务等情况。3.谈判小组提问谈判小组成员根据供应商陈述和谈判文件要求，向供应商提出问题，要求其进行详细解答。提问应围绕采购项目的关键条款和技术要求，确保供应商对采购需求的理解准确无误。4.谈判协商谈判小组与供应商就采购项目的技术要求、价格、服务等条款进行协商谈判。谈判过程中，双方应充分沟通，表达各自观点和诉求，寻求达成一致的解决方案。谈判小组应根据谈判情况，适时调整谈判策略，确保谈判朝着有利于实现采购目标的方向进行。5.供应商报价供应商在谈判过程中应根据谈判情况，对其报价进行调整。报价应明确各项费用的构成和计算依据，确保价格合理、透明。谈判小组应认真比较各供应商的报价，分析价格差异原因，评估其合理性。6.谈判记录采购部门指定专人负责谈判记录工作，详细记录谈判过程中的发言、讨论内容、协商结果等。谈判记录应真实、准确、完整，经谈判小组成员和供应商代表签字确认后存档。（五）谈判结果确定1.谈判小组评审谈判结束后，谈判小组对各供应商的响应文件和谈判情况进行综合评审。评审内容包括技术方案的可行性、价格的合理性、服务承诺的可靠性等。谈判小组应按照事先确定的评审标准，对供应商进行排序，推荐成交候选人。2.采购部门决策采购部门根据谈判小组的推荐意见，结合公司/组织的采购需求和实际情况，确定成交供应商。如谈判结果不符合采购要求，采购部门可决定是否重新组织谈判或采取其他采购方式。3.结果公示采购部门将谈判结果在公司/组织内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间接受公司/组织内部人员的监督和异议反馈。如无异议，公示结束后发布成交公告，并向成交供应商发出成交通知书。四、谈判文件管理（一）文件编制要求谈判文件应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰。文件中应明确采购项目的各项要求、谈判程序、评审标准、合同主要条款等内容，确保供应商能够准确理解采购需求和谈判规则。（二）文件审核与批准谈判文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核，审核通过后报公司/组织分管领导批准。审核和批准过程应重点关注文件的合法性、合规性、完整性以及与采购需求的一致性。（三）文件发放与签收采购部门负责将谈判文件发放给通过资格审查的供应商，并要求供应商签收。发放记录应详细记录发放时间日期、供应商名称、文件内容清单及签收人等信息（四）文件变更与补充在谈判过程中，如因采购需求调整、法律法规变化等原因需要对谈判文件进行变更或补充，采购部门应及时通知所有供应商，并以书面形式发布变更或补充文件。变更或补充文件应作为谈判文件的组成部分，具有同等法律效力。五、谈判过程监督（一）监督内容1.谈判程序是否符合规定，包括谈判准备、邀请、响应文件接收、谈判会议组织、结果确定等环节是否按照本制度要求执行。2.谈判小组成员是否遵守职业道德和纪律要求，是否存在偏袒、受贿等违规行为。3.供应商参与谈判的行为是否合法合规（二）监督方式1.监督部门安排专人对谈判活动进行现场监督，记录谈判过程中的重要环节和关键信息。2.要求谈判小组定期汇报谈判进展情况，及时掌握谈判动态。3.受理供应商和公司/组织内部人员的投诉和举报，对反映的问题进行调查核实。（三）违规处理1.对于谈判过程中发现的违规行为，监督部门应及时进行调查，并根据情节轻重提出处理建议。2.对违反法律法规的行为，应依法移送相关部门处理；对违反公司/组织内部规定的行为，应按照公司/组织的纪律处分制度进行处理。3.因违规行为导致谈判结果无效的，应重新组织谈判或采取其他采购方式。六、合同签订与执行一）合同起草采购部门根据谈判结果和成交供应商的响应文件，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、地点、售后服务等条款。合同内容应符合法律法规和谈判文件要求，确保明确、具体、可操作性强。（二）合同审核与签订采购合同起草完成后，应提交法律部门或专业法律顾问进行审核。审核重点包括合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面。审核通过后，由公司/组织法定代表人或授权代表与成交供应商签订合同。（三）合同执行与监督1.采购部门负责合同的执行跟踪，及时了解供应商的履约情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。2..监督部门对合同执行情况进行监督检查，确保供应商按照合同约定履行义务，采购部门按照合同要求进行验收和付款等操作。3.如合同执行过程中需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行审批和签订补充协议，并确保变更后的合同合法合规。七、档案管理（一）档案分类政府采购内控谈判档案分为谈判前期文件、谈判过程文件、谈判结果文件和合同文件等类别。具体包括谈判计划、供应商资格审查资料、谈判文件、响应文件、谈判记录、评审报告、成交通知书、采购合同等。（二）档案整理与归档采购部门负责对政府采购谈判档案进行整理和归档工作。应按照档案分类要求，将各类文件资料进行分类、编号、装订，并建立档案目录。档案应妥善保管，确保资料的完整性和可查阅性。（三）档案保管期限政府采购内控谈判档案的保管期限按照国家有关规定执行一般不少于[X]年。保管期限届满后，应按照档案管理规定进行销毁或存档。（四）档案查阅与借