政府部门采购合同制度

PAGE政府部门采购合同制度一、总则（一）目的本制度旨在规范政府部门采购合同的签订、履行、变更、终止等行为，加强采购合同管理，提高采购资金使用效益，保障政府采购活动的合法、公正、透明，维护国家利益和社会公共利益。（二）适用范围本制度适用于政府部门及其所属单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动所签订的合同。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。2.公平公正原则：合同双方的权利和义务应公平对等，不得偏袒任何一方。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.效益原则：提高采购资金的使用效益，确保采购项目达到预期目标。二、采购合同的签订（一）采购程序完成后的合同签订准备1.采购项目经法定程序确定中标、成交供应商后，采购部门应及时通知中标、成交供应商准备签订合同。2.采购部门应向中标、成交供应商提供采购文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等，作为合同签订的依据。（二）合同条款拟定1.合同条款应明确、具体，包括但不限于以下内容：双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息。采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准等。合同价格及付款方式、付款时间。交货时间、地点、方式，工程的开工时间、竣工时间、交付地点等。服务的内容、标准、期限、地点等。验收标准、方法及时间。违约责任及争议解决方式。2.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有违法、违规、歧视性或不合理的内容。（三）合同签订审批1.采购合同初稿拟定后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性等。2.采购部门负责人审核通过后，并报本部门分管领导审批。分管领导应重点审查合同对采购项目目标的实现程度、资金安排的合理性等。3.涉及重大采购项目或金额较大的合同，还应提交单位的法务部门或法律顾问进行合法性审查。法务部门应出具书面审查意见。4.经各级审批通过后的合同，方可正式签订。（四）合同签订1.合同应由政府部门法定代表人或其授权代表与中标、成交供应商法定代表人或其授权代表签订。2.签订合同应使用统一的合同文本格式，确保合同的规范性和一致性。3.合同签订过程应进行记录，包括签订时间、地点、双方代表签字等信息。三、采购合同的履行（一）合同履行计划制定1.采购部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人员等。2.合同履行计划应报本部门负责人和分管领导备案。（二）供应商履行义务的监督1.采购部门应监督中标、成交供应商按照合同约定履行义务，包括按时交付货物、按质完成工程、提供优质服务等。2.定期检查供应商的履行情况，要求供应商提交履行报告，及时掌握合同履行进度。3.如发现供应商有违约行为，应及时发出书面通知，要求供应商限期整改，并追究其违约责任。（三）政府部门自身义务的履行1.政府部门应按照合同约定及时支付采购资金，不得无故拖延或拒绝支付。2.为供应商履行合同提供必要的协助和配合，如提供场地、资料等。3.按照合同约定组织验收工作，不得擅自降低验收标准。（四）合同履行中的变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.变更合同涉及采购资金调整的，应按照相关规定办理审批手续。四、采购合同的验收（一）验收准备1.采购部门应在合同约定的交货或竣工时间前，制定验收方案，明确验收标准、方法、人员组成等。2.通知供应商提交验收所需的文件资料，如产品合格证、质量检验报告、竣工图纸等。（二）验收实施1.按照验收方案组织验收人员对采购项目进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能。2.验收过程应严格按照验收标准进行，对货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，对工程的质量、进度、竣工资料等进行全面检查，对服务的内容、标准、效果等进行评估。3.验收人员应如实记录验收情况，填写验收报告，包括验收结论、存在问题及整改建议等。（三）验收结果处理1.如验收合格，采购部门应出具验收合格证明文件。2.如验收不合格，采购部门应向供应商发出书面整改通知，要求供应商限期整改。整改完成后进行再次验收，直至验收合格。3.对验收不合格且供应商拒不整改或整改后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，如扣除货款、要求赔偿损失等。五、采购合同的资金支付（一）支付申请1.供应商按照合同约定完成相关义务后，应向采购部门提交支付申请，包括付款申请书、发票、验收合格证明等相关资料。2.支付申请应详细说明付款金额、付款依据、收款账户等信息。（二）支付审核1.采购部门对供应商提交的支付申请进行初审，审核内容包括支付申请的完整性、资料的真实性、合同履行情况等。2.初审通过后，提交财务部门进行复审和支付审批。财务部门应重点审核资金支付的合规性、准确性，以及是否符合预算安排。3.涉及重大资金支付的，还应提交单位的领导集体决策或相关审批机构进行审批。（三）资金支付1.经各级审核和审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间及时支付采购资金。2.支付资金时，应严格按照财务管理制度办理支付手续，确保资金支付的安全、准确。六、采购合同的档案管理（一）档案收集1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同相关的文件资料，包括合同文本、采购文件、投标文件、评标报告、验收报告、支付申请及凭证等。2.对合同履行过程中产生的变更协议、补充文件、往来函件等也应一并收集。（二）档案整理1.对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行编号和归档。2.确保档案资料的完整性、准确性，对缺失或不清晰的资料及时进行补充和完善。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全存放。2.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.建立档案查阅登记制度，严格控制档案查阅权限。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。2.查阅人员应在指定场所查阅档案，不得擅自复制、涂改、抽取档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记薄上签字确认。七、违约责任与争议解决（一）违约责任1.合同双方应按照合同约定履行各自的义务，如一方违约，应承担相应的违约责任。2.违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金等，具体方式由合同约定。3.因供应商违约给政府部门造成损失的，政府部门有权从应付货款中扣除相应的赔偿金额，不足部分有权要求供应商继续赔偿。（二）争议解决1.合同双方在履行合同过程中发生