招标采购供应商管理制度

PAGE招标采购供应商管理制度一、总则（一）目的为加强公司招标采购供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及退出等流程，确保供应商提供优质的产品和服务，保障公司招标采购活动的顺利进行，提高公司经济效益和运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标采购项目中涉及的供应商管理活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估和管理过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.诚实守信原则：要求供应商诚实守信，如实提供相关信息，履行合同约定的义务，维护公司利益。3.择优选择原则：综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，择优选择合作伙伴，以实现公司利益最大化。4.动态管理原则：对供应商进行动态管理，定期评估供应商表现，根据评估结果调整合作策略，促进供应商持续改进。二、供应商准入管理（一）供应商信息收集1.多种渠道收集通过网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户反馈等多种渠道收集潜在供应商信息。关注行业动态和市场变化，及时发现有潜力的供应商。2.建立信息库将收集到的供应商信息进行整理，建立供应商信息库，包括供应商基本信息、联系方式、经营范围、产品或服务介绍、业绩情况等。（二）供应商资质审核1.基本资质要求供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）。具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录。2.特定资质要求根据招标采购项目的特点和要求，明确供应商需具备的特定资质，如生产许可证、行业认证、资质等级证书等。3.审核流程供应商提交准入申请时，应同时提供相关资质证明文件。由采购部门牵头，会同相关部门（如质量部门、技术部门等）对供应商资质进行审核。审核通过后，将供应商纳入合格供应商名录。（三）供应商实地考察1.考察内容实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等情况。了解供应商的生产能力、技术水平、研发能力、售后服务能力等。考察供应商的环保措施、安全生产情况等。2.考察报告考察人员应撰写实地考察报告，详细记录考察情况，包括优点、不足及改进建议等。考察报告作为供应商准入决策的重要参考依据。（四）供应商准入决策1.综合评估采购部门根据供应商资质审核和实地考察结果，会同相关部门对供应商进行综合评估，评估内容包括但不限于产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。采用量化评分或定性评价等方式对供应商进行打分，确定供应商的综合得分。2.准入审批根据综合评估结果，由采购部门提出供应商准入建议，报公司领导审批。经公司领导批准后，将供应商纳入合格供应商名录，作为公司招标采购项目的潜在合作伙伴。三、供应商评估管理（一）评估周期1.定期评估每年对合格供应商进行一次定期全面评估，评估时间一般安排在年底或年初。2.不定期评估根据招标采购项目的实际情况，对供应商进行不定期专项评估，如在项目实施过程中发现供应商存在问题时，及时进行评估。（二）评估指标1.产品质量产品合格率、退货率、质量投诉率等。是否符合国家相关标准和公司要求。2.价格报价的合理性、价格竞争力。价格调整的灵活性。3.交货期按时交货率、交货延迟次数。对交货期变更的响应能力。4.售后服务售后服务响应时间、解决问题的效率。客户满意度。5.信誉商业信誉、合同履行情况。是否存在违法违规行为。6.其他根据招标采购项目的特点和要求，可设置其他评估指标，如环保指标、创新能力等。（三）评估方法1.问卷调查向公司内部相关部门（如采购部门、使用部门、质量部门等）发放问卷，了解他们对供应商产品质量、交货期、售后服务等方面的评价。2.数据分析收集供应商的相关数据，如采购金额、交货记录、质量检验报告、售后服务记录等，进行数据分析，评估供应商表现。3.实地考察定期或不定期对供应商进行实地考察，了解供应商实际情况，验证评估指标的真实性。4.综合评分根据评估指标和评估方法，对供应商各项指标进行评分，计算综合得分，确定供应商评估等级。（四）评估等级划分1.优秀供应商：综合得分在[X]分以上，产品质量、价格、交货期、售后服务等方面表现优秀，信誉良好，是公司长期合作的首选供应商。2.合格供应商：综合得分在[X][X]分之间，各项指标基本满足公司要求，能够正常履行合同义务，可继续作为公司招标采购项目的供应商。3.不合格供应商：综合得分在[X]分以下，表示供应商在某些方面存在较大问题，不能满足公司要求，应暂停或终止与该供应商的合作。（五）评估结果应用1.优秀供应商在招标采购项目中给予优先考虑，可适当简化采购流程。给予一定的奖励，如增加采购份额、提供合作优惠政策等。2.合格供应商继续保持合作关系，但需督促其改进不足之处。在招标采购项目中，同等条件下可参与竞争。3.不合格供应商暂停与不合格供应商的合作，要求其限期整改。整改后经重新评估合格的，可恢复合作；整改后仍不合格的，终止合作关系，并从合格供应商名录中删除。四、供应商合作管理（一）采购合同签订1.合同条款明确采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。合同条款应符合法律法规和公司要求，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.合同审批采购合同签订前，应提交公司相关部门进行审批，确保合同条款合法合规、风险可控。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（二）采购订单下达1.订单内容准确采购订单应根据采购合同下达，明确采购产品的具体规格、数量、交货时间、交货地点等信息。订单内容应与采购合同一致，如有变更，应及时与供应商沟通并签订补充协议。2.订单跟踪采购部门应建立采购订单跟踪机制，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量完成。如发现供应商存在问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题。（三）交货验收1.验收标准明确采购部门应会同质量部门等相关部门制定明确的交货验收标准，作为验收依据。验收标准应符合国家相关标准和公司要求，明确产品的质量、数量、规格等方面的验收要求。2.验收流程规范供应商交货时，采购部门应组织相关人员按照验收标准进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，应及时通知供应商，要求其采取整改措施或退换货等。（四）付款管理1.付款方式明确采购合同应明确付款方式和付款期限，如货到付款、分期付款、银行承兑汇票等。付款方式应符合公司财务制度和资金状况，确保公司资金安全。2.付款审批采购部门应根据合同约定和验收情况，及时提交付款申请，经公司财务部门审核和领导审批后，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分。（五）沟通协调1.定期沟通采购部门应与供应商保持定期沟通，了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、售后服务情况等。定期沟通可采用会议、电话、邮件等方式进行，及时解决合作过程中出现的问题。2.问题协调解决：在合作过程中，如出现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协调，寻求解决方案。对于重大问题或纠纷，应组织相关部门进行专题研究，制定解决方案，确保公司利益不受损失。五、供应商风险管理（一）风险识别1.市场风险供应商所处行业市场波动、原材料价格上涨、市场竞争加剧等因素可能影响供应商的供货能力和产品价格。2.质量风险供应商产品质量不稳定，可能导致公司产品质量问题，影响公司声誉和市场竞争力。3.交货风险供应商因生产计划变更、设备故障、运输延误等原因可能无法按时交货，影响公司生产经营活动。4.信誉风险供应商存在商业欺诈、合同违约等行为，可能给公司带来经济损失和法律风险。5.其他风险如政策法规变化、自然灾害等不可抗力因素可能对供应商造成影响，进而影响公司招标采购活动。（二）风险评估1.可能性评估对识别出的风险进行可能性评估，判断风险发生的概率大小，如高、中、低。2.影响程度评估评估风险发生后对公司招标采购活动、生产经营、经济效益等方面的影响程度，如严重、较大、一般、较小。3.风险等级划分根据可能性评估和影响程度评估结果，对风险进行等级划分，如重大风险、较大风险、一般风险、较小风险。（三）风险应对措施1.重大风险制定专项应对方案，明确应对措施和责任部门，密切关注风险动态，及时调整应对策略。必要时，可考虑更换供应商或采取其他替代方案。2.较大风险加强与供应商沟通协调，要求供应商采取措施降低风险影响。建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前做好应对准备。3.一般风险对风险进行持续监测，定期评估风险状况。要求供应商提供相应的担保或承诺，以降低风险发生时的损失。4.较小风险将风险纳入日常管理范畴，关注风险变化趋势。根据实际情况，采取适当的预防措施，避免风险扩大。六、供应商退出管理（一）退出情形1.主动退出供应商因自身发展战略调整、经营不善等原因，主动提出退出与公司的合作关系。2.被动退出供应商因产品质量不合格、交货期延误、信誉不佳等原因，经公司评估后决定终止合作关系。供应商违反法律法规或采购合同约定，公司有权解除合作关系。（二）退出流程1.通知供应商公司采购部门应以书面形式通知供应商退出合作关系，并明确退出的原因和时间要求。2.清理债权债务