招标人采购管理制度规定

PAGE招标人采购管理制度规定一、总则（一）目的为规范招标人采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织内所有采购活动，包括但不限于工程、货物和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正评标。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.制定采购战略和政策。2.审批采购预算和采购计划。3.审议重大采购项目的采购方式、采购文件、评标标准等。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.根据采购需求编制采购计划。2.选择采购方式，编制采购文件。3.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查。4.组织开标、评标、定标等采购活动。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划管理（一）采购需求预测需求部门应根据公司/组织的战略规划、业务发展计划、年度预算等，结合市场变化情况，对采购需求进行预测。采购需求预测应考虑以下因素：1.业务发展需求：包括生产规模的扩大、新产品的研发、业务流程的优化等。2.市场供应情况：了解市场上相关产品或服务的供应状况，包括供应商数量、供应能力、价格走势等。3.库存状况：分析现有库存水平，避免重复采购或过度采购。4.政策法规变化：关注国家政策法规的调整对采购需求的影响。（二）采购计划编制采购执行部门根据需求部门提出的采购需求预测，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应包括以下内容：1.采购项目名称、规格、数量、质量要求等。2.采购预算金额及资金来源。3.采购方式选择。4.采购时间安排，包括招标公告发布时间、报名截止时间、开标时间等。5.供应商资格要求。采购计划应报采购决策机构审批后实施。（三）采购计划调整在采购计划执行过程中，如遇市场变化、业务调整等原因，需要对采购计划进行调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经采购执行部门审核后，报采购决策机构批准。采购执行部门根据批准的调整申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照以下程序进行：1.编制招标文件：招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准、合同条款等内容。2.发布招标公告：通过国家指定的媒体、公司/组织官网等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、开标时间等。3.报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购执行部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。4.发售招标文件：向合格投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。5.开标、评标、定标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，根据评标结果确定中标人。6.发布中标公告：向社会发布中标公告，公示中标人名单及中标金额等信息。7.签订合同：中标人按照中标通知书要求与招标人签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，改为向特定的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判程序如下：1.成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购程序如下：1.成立采购小组：采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.编制采购文件：采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、拟采购的供应商名称等内容。3.公示：采购执行部门将单一来源采购项目在公司/组织内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。4.审批：公示无异议后，采购执行部门将单一来源采购申请报采购决策机构审批。5.签订合同：采购决策机构批准后，采购人向单一供应商发出采购文件，供应商按照采购文件要求签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序如下：1.成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括以下内容：1.采购公告或采购邀请书：明确采购项目名称、采购内容、采购方式、投标人资格要求、报名时间、开标时间等信息。2.投标人须知：对投标人的资格条件、投标文件编制要求、投标报价要求、开标评标程序等事项作出规定。3.评标标准：明确评标方法、评标因素及权重等，确保评标过程公平公正。4.合同条款：包括合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间、售后服务等条款。5.投标文件格式：规定投标文件应包含的内容及格式要求。采购文件应经采购决策机构审核后发布。（二）采购文件发售采购执行部门向潜在供应商发售采购文件，并收取相应费用。发售采购文件时，应向供应商提供以下资料：1.采购文件正式文本。2.采购项目相关资料，如技术规格、图纸等。3.答疑联系方式，解答供应商对采购文件的疑问。（三）采购文件澄清与修改在采购文件发售截止日期后，如供应商对采购文件有疑问，可在规定时间内以书面形式提出。采购执行部门对供应商提出的疑问进行整理，并以书面形式进行澄清或修改。澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分，对所有供应商具有同等约束力。采购执行部门应及时将澄清或修改后的采购文件发送给所有已获取采购文件的供应商，并相应延长投标截止时间和开标时间。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购执行部门根据采购项目特点和要求，制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商报名与资格审查：采购执行部门发布采购信息后，潜在供应商按照要求报名。采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等。只有符合准入标准的供应商才能进入供应商库。（二）供应商库管理1.建立供应商库：采购执行部门将通过资格审查的供应商信息录入供应商库，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量检测报告、售后服务承诺等内容。2.供应商评价与考核：采购执行部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价为不合格的供应商，采购执行部门应暂停或取消其参与本公司/组织采购活动的资格。3.供应商动态管理：根据供应商评价与考核结果，采购执行部门对供应商库进行动态管理。对表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对表现不佳的供应商，应督促其整改，如整改后仍不符合要求，应将其从供应商库中删除。（三）供应商选择采购执行部门根据采购项目需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。在选择供应商时，应遵循以下原则：1.符合采购项目要求：供应商应具备提供满足采购项目规格、质量、数量等要求的产品或服务的能力。2.信誉良好：供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录。3.价格合理：在保证产品质量和服务水平的前提下，选择价格合理的供应商。4.售后服务完善：供应商应具备完善的售后服务体系，能够及时响应采购人的需求。七、采购活动实施（一）开标1.开标时间和地点：采购执行部门按照采购文件规定时间和地点组织开标。开标前，采购执行部门应做好开标现场的准备工作，包括布置开标场地、准备开标设备、安排工作人员等。2.开标程序：开标时，主持人宣布开标纪律，公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场。主持人宣布开标顺序，按照开标顺序当众开标，公布投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。开标过程应记录在案，并存档备查。（二）评标1.评标委员会组建：评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标专家应从政府采购专家库或公司/组织内部专家库中随机抽取。2.评标原则：评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得透露评标情况。3.评标程序：评标委员会成员对投标文件进行评审，对投标文件的商务部分和技术部分进行打分，并汇总得分。根据得分情况，推荐中标候选人名单。评标委员会完成评标后，应向采购人提交评标报告，评标报告应包括评标情况说明、评标结果、中标候选人名单等内容。（三）定标采购人根据评标委员会推荐的中标候选人名单，按照采购文件规定的定标原则确定中标人。定标原则可以是综合得分最高者中标，也可以是满足采购需求且报价最低者中标等。采购人确定中标人后，应向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。（四）签订合同中标人应在中标通知书规定的时间内与采购人签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标人的投标文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。八、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门负责与中标人签订采购合同。签订合同前，采购执行部门应对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，避免合同风险。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.供应商履行合同：供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，提供符合质量要求的产品或服务。采购执行部门应跟踪供应商合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.采购人履行合同：采购人应按照采购合同约定的付款方式、时间等履行付款义务。财务部门应根据采购合同和验收报告等资料，及时支付采购款项。需求部门应按照合同约定对采购标的进行验收，验收合格后出具验收报告。（三）合同变更与解除1.合同变更：在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策法规变化、双方协商一致等原因需要变更合同条款的，双方应签订书面合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.合同解除：