扬州采购制度

PAGE扬州采购制度一、总则（一）目的为规范扬州地区公司/组织的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扬州地区公司/组织内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，包括采购需求、采购流程、供应商选择标准等，接受内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据公司/组织需求，编制采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务项目的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订及验收等工作。（四）监督部门内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公正透明，对违规行为进行调查处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核采购申请的必要性和合理性，签字确认后提交给采购部门。（二）采购计划编制采购部门收到采购申请后，结合库存情况、市场供应情况等，编制采购计划。采购计划应明确采购预算、采购方式、采购时间安排等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集供应商的基本信息，包括企业概况、经营范围、产品或服务质量、价格水平、信誉状况等。2.供应商筛选根据采购需求和供应商选择标准，对收集到的供应商进行初步筛选。筛选出符合基本条件的供应商名单，进入供应商评估环节。3.供应商评估采购部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务能力、价格竞争力等方面。填写供应商评估表，对供应商进行综合评分。4.供应商确定根据供应商评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并建立供应商库。对于重大采购项目，采购决策委员会可参与供应商的最终确定。5.供应商管理采购部门定期对供应商进行跟踪评价，了解供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。通过公开招标或邀请招标的方式，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优采购价格和质量。2.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价，选择合适的供应商成交。（五）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与确定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。对于重大采购项目，可邀请相关技术专家、法务人员等参与谈判，提供专业支持。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰、表述准确。采购合同经双方审核无误后，签字盖章生效。采购部门应及时将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的变更事项，如交货期变更、规格变更等，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。2.验收需求部门负责组织采购物资或服务的验收工作。验收人员应依据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，验收人员填写验收报告，签字确认。对于验收不合格的采购物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。3.采购付款应严格遵守公司/组织的财务管理制度，确保资金支付安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据公司/组织的年度经营计划和采购需求，编制采购预算。2.采购预算应明确各项采购项目的预算金额、预算执行时间等内容，并报采购决策委员会审批。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。3.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门，对采购过程中可能存在的风险进行识别，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，签订详细的采购合同，明确违约责任；要求供应商提供履约保证金或担保。2.质量风险：严格供应商选择标准，加强采购验收环节的管理；定期对采购物资进行质量抽检。3.价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间；与供应商协商签订价格调整条款。4.法律风险：加强采购人员的法律法规培训，确保采购合同合法合规；在采购合同签订前，征求法务部门的意见。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。（二）采购信息整理与分析对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购信息在采购部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的及时共享，提高采购工作效率。七、监督与考核（一）监督检查1.监督部门定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购流程执行情况、采购合同履行情况、采购预算执行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门及相关人员的