学校采购与付款审批制度

PAGE学校采购与付款审批制度一、总则（一）目的为了加强学校采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的风险，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的采购与付款业务。（三）基本原则1.合法性原则采购与付款业务应当符合国家法律法规和相关政策的要求，严格遵守财经纪律。2.效益性原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金使用效益的最大化。3.公开、公平、公正原则采购活动应当公开透明，遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果的公正性。4.归口管理原则采购业务实行归口管理，明确各部门在采购与付款业务中的职责权限，避免多头采购和重复采购。二、采购审批流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要和预算安排，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、预计到货时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于涉及大额采购（具体金额标准由学校根据实际情况确定）或特殊采购项目，采购申请需附详细的采购需求说明、市场调研情况及初步的采购方案。（二）部门审核1.采购申请提交至归口管理部门，归口管理部门对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购项目是否符合部门工作计划和预算安排，是否有替代方案，采购规格型号是否符合实际需求等。2.归口管理部门审核通过后，在《采购申请表》上签署意见并盖章，提交至财务部门。（三）财务审核1.财务部门对采购申请进行财务审核，重点审核采购预算的合理性、资金来源的合规性以及是否符合学校财务管理制度。2.财务部门根据学校年度预算和资金状况，对采购申请的金额进行控制。如采购申请超出预算范围，需经学校相关领导审批同意，并调整预算后方可继续办理。3.财务部门审核通过后，在《采购申请表》上签署意见并盖章，返回采购申请部门。（四）学校领导审批1.根据学校规定的审批权限，采购申请提交至相应的学校领导进行审批。2.一般采购项目由分管领导审批；对于重大采购项目（如金额较大、涉及重要教学设备或基建项目等），需经校长办公会或党委会审批。3.学校领导审批时，应综合考虑采购项目的必要性、预算合理性、资金安排等因素，做出审批决定。审批通过后，在《采购申请表》上签署意见。（五）采购执行1.采购申请经学校领导审批通过后，采购部门按照批准的采购申请组织实施采购活动。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式的选择应严格按照相关法律法规和学校规定执行，并在采购文件中明确说明。3.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目按时、按质、按量完成。同时，应做好采购过程中的文件记录和资料归档工作，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等。三、供应商选择与管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和资质要求。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供符合质量要求的商品或服务。2.采购部门负责收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、联系方式、经营范围、业绩情况、产品质量认证等相关资料。3.对申请准入的供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、技术水平和售后服务能力等方面是否满足学校采购需求。考察结果记录在供应商档案中，作为是否准入的依据。（二）供应商评价与选择1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2..根据供应商评价结果，建立供应商评价档案，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先合作机会；对于评价不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.在选择供应商时，采购部门应遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，从符合条件的供应商中选择最优供应商。选择过程应记录详细，确保可追溯性。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时跟踪供应商的经营状况和合作表现。如发现供应商出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，应及时与供应商沟通，要求其限期整改。2.对于整改后仍不符合要求的供应商或出现严重违规行为的供应商，应立即终止合作，并将其列入黑名单，禁止其参与学校今后的采购活动。3.定期对供应商档案进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。同时，根据学校采购业务的变化和市场情况，适时调整供应商准入标准和评价指标，优化供应商结构。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同文本应符合法律法规的要求，使用规范统一的合同模板。合同签订前，采购部门应将合同草案提交至学校法律顾问或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门、归口管理部门等相关部门备案，以便各部门按照合同约定履行职责。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度和质量状况。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施予以纠正。2.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议进行变更约定。补充协议应作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。变更合同条款涉及金额变动的，还需按照学校审批流程进行审批。3.对于采购合同执行过程中出现的争议或纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在争议解决期间，双方应继续履行合同中无争议部分的条款。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量标准、外观包装等是否符合合同要求。2.验收人员应按照合同约定的验收标准和方法进行验收，并填写《采购验收单》。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应详细注明不合格情况，并要求供应商限期整改或退换货物。3.对于大型设备、复杂项目或涉及金额较大的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收结果应形成验收报告，作为支付货款的重要依据。五、付款审批流程（一）付款申请1.采购项目验收合格后，采购部门根据合同约定，填写《付款申请表》，详细注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.《付款申请表》由采购部门负责人签字确认后，提交至财务部门。（二）财务审核1.财务部门收到付款申请后，对付款申请及相关证明材料进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性和合规性、付款金额是否与合同约定一致等。2.财务部门核对采购项目的资金支付情况是否符合学校财务管理制度和预算安排。如发现付款申请存在问题，应及时与采购部门沟通核实，并要求其补充或更正相关材料。3.财务部门审核通过后，在《付款申请表》上签署意见并盖章，提交至学校领导审批。（三）学校领导审批1.根据学校规定的审批权限，付款申请提交至相应的学校领导进行审批。2.学校领导审批时，应重点关注付款的必要性、合规性以及资金安排情况。审批通过后，在《付款申请表》上签署意见。（四）付款执行1.财务部门根据学校领导的审批意见，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式可包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。2.在付款过程中，财务部门应严格遵守银行结算制度和学校财务管理制度，确保付款信息的准确性和安全性。同时，应做好付款记录和账务处理工作，及时更新财务账目。3.对于预付款项，财务部门应在付款前对供应商的履约能力进行评估，确保预付款的安全性。如因特殊情况需要提前支付款项，应经学校相关领导特别审批，并采取有效的风险防范措施。六采购与付款业务的监督与检查（一）内部审计监督1.学校内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购与付款业务是否符合本制度规定的流程和要求，是否存在违规操作行为。2.审计内容包括采购申请的审批、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、付款审批与支付等环节。审计过程中，审计人员可通过查阅文件资料、实地走访、问卷调查等方式收集证据，并形成审计报告。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。被审计部门应按照审计建议进行整改落实，确保采购与付款业务规范运行。（二）纪检监察监督1.学校纪检监察部门负责对采购与付款业务中的廉洁自律情况进行监督检查，防范采购过程中的腐败行为。2.纪检监察部门可通过开展廉政教育、受理举报投诉等方式，加强对采购与付款业务人员的监督管理。对于发现的违规违纪行为，按照有关规定严肃处理。3.在采购项目招标、评标等关键环节，纪检监察部门可派人进行现场监督，确保采购活动的公正性和透明度。（三）日常监督检查1.采购部门和财务部门应建立健全采购与付款业务的日常监督检查机制，定期对本部门负责的业务环节进行自查自纠，及时发现和解决问题。