学校货物采购制度

PAGE学校货物采购制度一、总则1.目的为了规范学校货物采购行为，加强学校货物采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物采购活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。公开公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，降低采购成本，提高采购质量。诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责审议学校重大采购事项，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.采购执行机构学校设立采购管理部门，负责组织实施学校货物采购活动。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施和合同管理等工作。3.采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。采购需求部门应指定专人负责采购相关事宜，确保采购需求真实、准确、完整。三、采购预算管理1.预算编制采购需求部门应根据学校事业发展规划和工作需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算编制要求和程序进行申报。2.预算审核采购管理部门负责对采购需求部门提交的采购预算进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。采购管理部门应将审核后的采购预算报学校采购工作领导小组审议。3.预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。采购管理部门应按照预算安排组织实施采购活动，并对预算执行情况进行跟踪和监控。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购方式与程序1.采购方式学校货物采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。具体采购方式应根据采购项目的性质、金额、特点等因素，按照国家有关法律法规和学校规定进行选择。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应通过发布招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应通过发布邀请招标公告的方式邀请特定的供应商参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应通过成立谈判小组与供应商进行谈判的方式确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应通过与供应商协商的方式确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应通过向多家供应商发出询价单的方式确定成交供应商。2.采购程序采购申请：采购需求部门应填写《学校货物采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购管理部门。采购审批：采购管理部门对采购需求部门提交的采购申请表进行审核。审核通过后，报学校采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况，决定是否批准采购申请，并确定采购方式。采购文件编制：采购管理部门根据采购工作领导小组批准的采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布采购信息：采购管理部门按照规定的方式发布采购信息。公开招标、邀请招标应在指定的媒体上发布招标公告；竞争性谈判、询价应向符合条件的供应商发出邀请书。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式等内容。供应商报名与资格审查：供应商应按照采购信息的要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购管理部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。采购评审：采购管理部门组织成立评审小组对供应商的响应文件进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，确定成交供应商。评审过程应记录在案，并接受学校纪检监察部门的监督。采购合同签订：采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等内容，并按照学校合同管理规定进行审核和备案。采购验收：采购需求部门负责组织对采购货物进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，确保采购货物符合要求。验收合格后，采购需求部门应填写《学校货物采购验收单》，报采购管理部门备案。五、采购合同管理1.合同签订采购管理部门应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。采购需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督和协调工作。3.合同变更与解除如遇特殊情况需要变更或解除采购合同，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除采购合同应按照学校合同管理规定进行审核和备案。4.合同付款采购管理部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，采购需求部门应提交货物验收合格证明等相关材料。财务部门应按照学校财务管理制度对采购付款进行审核和支付。六、采购监督与管理1.内部监督学校纪检监察部门负责对学校货物采购活动进行全程监督。采购管理部门应定期向纪检监察部门报告采购工作情况，接受纪检监察部门的监督检查。采购需求部门应配合纪检监察部门做好采购监督工作，如实提供相关情况和资料。2.审计监督学校审计部门负责对学校货物采购项目进行审计监督。审计部门应定期对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等进行审计，发现问题及时提出整改意见。3.投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向学校采购管理部门提出质疑。采购管理部门应在规定时间内对质疑进行答复。供应商对质疑答复不满意的，可以向学校纪检监察部门投诉。学校纪检监察部门应按照规定程序对投诉进行处理，并及时反馈处理结果。七、采购档案管理1采购档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、评审文件、合同文件、验收文件等。采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。2.档案整理与保管