学校政府采购内控制度

PAGE学校政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强学校政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。4.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用和腐败行为发生。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应当根据学校事业发展规划和年度工作任务，结合实际需求，编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求报送学校财务部门和采购管理部门。3.采购管理部门应当对各部门、各单位报送的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额的合理性等。审核通过后，汇总编制学校年度政府采购预算草案，报学校领导审批。（二）预算执行1.学校应当严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定的程序报经学校领导审批，并及时通知采购管理部门和财务部门。3.采购管理部门应当加强对采购预算执行情况的跟踪和监控，定期向学校领导报告预算执行情况，确保采购项目按计划完成。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场变化、政策调整等原因需要调整采购预算的，采购部门应当及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应当包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。3.采购管理部门应当对预算调整申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。经批准的预算调整事项，应当及时通知财务部门和相关部门，并按照调整后的预算执行采购活动。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购项目实施前，采购部门应当会同使用部门对采购项目的需求进行调研，充分了解使用部门的实际需求和业务要求。2.需求调研可以采取问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，确保采购需求的准确性和完整性。3.需求调研过程中，应当广泛征求使用部门、相关专家、潜在供应商等各方意见，对采购需求进行论证和优化。（二）需求编制1.使用部门应当根据需求调研结果，编制采购项目需求文件。需求文件应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、服务要求、验收标准等内容。2.采购部门应当对需求文件进行审核，审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等。审核通过后，将需求文件作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要变更采购需求的，使用部门应当及时提出需求变更申请。2.需求变更申请应当包括变更的原因、变更的内容、变更的影响等，并附相关证明材料。3.采购部门应当对需求变更申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。经批准的需求变更事项，应当及时通知采购文件编制部门和潜在供应商，并按照变更后的需求调整采购文件。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应当在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应当包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。3.采购部门应当对邀请的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当由采购部门组织论证，并报学校领导审批。3.采购部门应当与单一来源供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.采用公开招标方式的采购项目，采购部门应当编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应当明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等实质性内容，确保招标文件的公正性和规范性。3.采购部门应当组织对招标文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。经批准的招标文件应当作为采购活动的依据。（二）谈判文件编制1.采用竞争性谈判方式的采购项目，采购部门应当编制谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判文件格式、技术规格、谈判程序、成交标准等内容。2.谈判文件应当明确采购项目的技术要求、商务要求、谈判程序等实质性内容，确保谈判文件的公正性和规范性。3.采购部门应当组织对谈判文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。经批准的谈判文件应当作为采购活动的依据。（三）询价文件编制1.采用询价方式的采购项目，采购部门应当编制询价文件。询价文件应当包括询价通知书、询价供应商须知、询价文件格式、技术规格、询价程序、成交标准等内容。2.询价文件应当明确采购项目的技术要求、商务要求、询价程序等实质性内容，确保询价文件的公正性和规范性。3.采购部门应当组织对询价文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。经批准的询价文件应当作为采购活动的依据。六、采购活动组织（一）采购公告发布1.采购部门应当按照规定的程序和要求，在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应当包括采购项目的名称（含预算金额）、编号、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、报名及获取采购文件的时间、地点、方式及采购文件售价、提交投标文件截止时间、开标时间及地点等。2.采购公告应当确保信息的真实性、准确性和完整性，不得隐瞒或虚假陈述采购项目的相关信息。（二）采购文件发售1.采购部门应当按照采购公告规定的时间、地点和方式发售采购文件。采购文件售价应当合理，不得以营利为目的。2.采购部门应当对购买采购文件的供应商进行登记，并向其提供采购文件的相关资料和服务。（三）开标、评标、定标1.采购部门应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。开标应当公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.评标应当按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应当客观、公正地履行职责，对投标文件进行评审和比较，提出评审意见。3.定标应当根据评标委员会的评审意见，按照采购文件规定的成交标准确定成交供应商。采购部门应当及时向成交供应商发出成交通知书，并将中标、成交结果通知所有未中标的投标人。（四）采购合同签订1.采购部门应当在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应当及时将合同副本送学校财务部门备案。财务部门应当按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。七、采购项目验收（一）验收准备1.采购项目完成后，采购部门应当及时通知使用部门和相关人员组成验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应当根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。3.验收小组应当对验收人员进行培训，使其熟悉验收标准和方法，确保验收工作的顺利进行。（二）验收实施1.验收小组应当按照验收方案的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对和检验。2.验收过程中，验收小组应当做好记录，包括验收时间、地点、人员、内容、结果等信息。验收记录应当由验收人员签字确认。3.对于大型或者复杂的采购项目，验收小组可以邀请专业机构或者专家参与验收工作。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收小组应当编制验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收程序、验收结果等内容。2.验收报告应当由验收小组全体成员签字确认，并加盖验收小组印章。验收报告应当作为采购项目结算和支付货款的依据。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应当及时办理结算手续，支付货款。2.验收不合格的采购项目，采购部门应当及时与供应商协商解决。供应商应当按照合同约定承担违约责任，负责更换、维修或者退货等。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应当将相关情况及时报告学校领导，并按照规定的程序进行处理。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应当负责采购项目档案的收集工作，确保采购项目档案资料的完整性和准确性。2.采购项目档案资料应当包括采购预算文件、采购需求文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理1.采购部门应当对收集到的采购项目档案资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。2.采购项目档案资料应当按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的系统性和连贯性。（三）档案保管1.采购部门应当建立采购项目档案保管制度，指定专人负责档案保管工作。2.采购项目档案应当妥善保管，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。档案保管期限应当按照国家有关规定执行。（四）档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应当填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购项目档案应当在指定的地点进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。3.外部单位因工作需要查阅采购项目档案的，应当按照国家有关规定办理相关手续，并经学校领导批准后，方可查阅。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校应当建立健全政府采购监督检查制度，加强对政府采购活动的监督检查。监督检查部门应当定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织、采购项目验收、采购档案管理等方面。2.监督检查部门应当加强对采购部门和相关人员的监督管理，发现问题及时督促整改。对于