学校一体化采购制度模板

PAGE学校一体化采购制度模板一、总则1.目的为了规范学校采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强学校采购管理，特制定本一体化采购制度。本制度旨在确保学校各项采购活动遵循法律法规，实现资源的合理配置和有效利用，满足教学、科研及日常管理等工作的需求。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中涉及的货物、工程和服务采购。包括但不限于教学设备、办公用品、实验器材、维修工程、物业服务等各类采购项目。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公正性。公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校内部和社会的监督，确保采购过程的透明度。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，作为采购决策的领导机构。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。审批年度采购预算和重大采购项目计划。对采购过程中的重大事项进行决策，协调解决采购工作中的争议和问题。2.采购执行机构学校设立采购部门，作为采购工作的执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。其职责包括：贯彻执行国家法律法规和学校采购制度，制定采购工作流程和操作规范。组织编制采购预算和采购项目计划，经批准后组织实施采购活动。负责采购信息的收集、整理和发布，组织供应商报名、资格审查、招标（谈判、询价）等采购活动。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。3.采购需求部门学校各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术要求制定、供应商选择、合同验收等工作。其职责包括：根据教学、科研、行政等工作需要，准确提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等。协助采购部门制定采购文件，提供必要的技术支持和专业意见。参与供应商的考察、评估和选择，对采购项目的技术方案、商务条款等进行审核。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。三、采购预算管理1.预算编制采购需求部门应根据本部门的工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容。采购部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合学校财力情况，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议。学校采购领导小组审议通过后，将年度采购预算草案提交学校财务部门，纳入学校年度预算管理。2.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、学校采购领导小组批准后，报学校财务部门备案。采购部门在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于超预算采购项目，必须按规定履行审批手续，否则财务部门不予支付。3.预算监督学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向学校采购领导小组报告采购预算执行情况。审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、采购方式及程序1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照国家有关法律法规和学校采购制度的规定，编制公开招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购部门通过学校官网、政府采购信息平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，同时发售招标文件。招标文件的编制、开标、评标等程序与公开招标相同。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行一轮或多轮谈判。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据最后报价情况，按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购需求部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、申请单一来源采购的理由等，并附相关证明材料。采购部门对单一来源采购申请表进行审核，提出审核意见后报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组批准后，采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应编制询价文件，明确询价项目的技术规格、数量、交货时间、报价要求等内容。向符合资格条件的供应商发出询价单，邀请其报价。供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门对供应商的报价进行比较和评估，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。五、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交采购需求部门、学校法务部门等进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校相关规定，明确、具体、可行，避免潜在的法律风险和纠纷。采购合同经审核通过后，由采购部门负责人和成交供应商法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖学校合同专用章。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。采购需求部门应配合采购部门做好合同履行工作，按照合同要求做好验收准备，确保采购货物、工程和服务按时、按质、按量交付。成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付采购货物、工程和服务，并提供相应的售后服务。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与成交供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购部门应及时通知成交供应商，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定承担相应的责任。4.合同验收采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家等，对采购货物、工程和服务的数量、质量、规格等进行全面检查。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容。如验收不合格，采购需求部门应及时通知成交供应商进行整改或采取其他补救措施，直至验收合格为止。5.合同付款采购合同的付款方式应在合同中明确约定。采购部门应按照合同约定的付款条件和时间，及时办理付款手续。付款前，采购部门应审核相关证明材料，确保付款依据充分、合规。财务部门应根据采购部门提交的数据和审核意见，按照学校财务管理制度的规定进行付款。对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款。六、采购监督与管理1.内部监督学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期开展采购专项审计，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，受理有关采购方面的投诉举报，对违规违纪行为依法依规进行查处。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购工作流程，防止采购过程中的不正当行为。采购人员应定期进行岗位轮换，避免长期固定在同一采购岗位上可能产生的利益关联和腐败风险。2.信息公开采购部门应建立采购信息公开制度，及时在学校官网等平台公开采购项目信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、中标（成交）供应商、中标（成交）金额等内容，确保采购信息的公开透明，接受学校内部和社会的监督。对于政府采购项目，采购部门应按照政府采购信息公开的相关规定，在指定的政府采购信息平台上发布采购公告、中标（成交）结果等信息，提高政府采购活动的透明度和公信力。3.绩效评价学校应建立采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果进行评价。绩效评价内容包括采购项目的完成情况、采购质量、采购成本、采购效率、售后服务等方面。采购部门应定期对采购项目进行绩效自评，并向学校采购领导小组提交绩效自评报告。学校采购领导小组可根据需要委托第三方机构对采购项目进行绩效评价，评价结果作为改进采购工作、调整采购预算、考核采购部门和采购人员的重要依据。七、供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录等。采购需求部门可根据采购项目的特点和需求，推荐潜在供应商。采购部门对推荐的供应商进行资格审查，符合准入标准的供应商纳入学校供应商库管理。2.供应商评价与考核采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，可采取警告、暂停采购、取消供应