如何规范学校采购制度

PAGE如何规范学校采购制度学校采购制度规范一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等机会。3.效益性原则：追求采购资金的合理使用和采购效益的最大化，兼顾质量与成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由校领导、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划等。2.对采购项目的必要性、可行性进行审核。3.监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责为：1.贯彻执行采购制度和相关规定。2.根据采购需求编制采购计划，组织采购活动。3.负责供应商的选择、采购合同的签订与执行。4.建立采购档案，做好采购记录与统计工作。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，由纪检监察部门人员、教职工代表等组成。其职责为：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动的合法性、公正性。2.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。3.对采购项目进行绩效评价，提出改进建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，提前编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等详细信息，并附资金来源说明。3.采购预算应按照学校财务预算编制要求，经部门负责人审核后报学校财务部门汇总。（二）预算审核与调整1.学校财务部门会同采购部门对各部门上报的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、必要性、资金来源可靠性等。2.经审核后的采购预算报采购领导小组审议批准。3.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项采购金额在50万元以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定组织实施。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式所需时间不能满足用户紧急需要的。公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性进行初审。2.初审通过的采购项目报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据采购预算、采购方式等规定进行审批，批准后的采购项目进入采购实施阶段。（三）采购实施1.公开招标项目采购部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标、定标活动，确定中标供应商。2.邀请招标项目采购部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。组织开标、评标、定标活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判项目采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。邀请符合资格条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购项目采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的理由。报采购领导小组审批。在批准的采购预算范围内与唯一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价项目采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效。(五)合同履行及验收1.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购部门应督促供应商履行合同，及时掌握合同履行情况。3.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的质量、进度、造价等，服务的标准、效果等。4.验收合格后，采购部门应出具验收报告。（六）资金支付1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写资金支付申请表。2.资金支付申请表经部门负责人、财务部门审核后，报学校领导审批。3.财务部门按照审批后的资金支付申请表办理付款手续。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购部门根据采购项目的需求，从资格审查合格的供应商中选择若干家作为潜在供应商。2.采购部门可以通过实地考察、查阅资料、市场调研等方式对潜在供应商进行综合评价，评价内容包括供应商的产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。3.根据评价结果，选择优质供应商列入学校供应商名录。（三）供应商动态管理1.采购部门定期对供应商的供货情况、履行合同情况等进行跟踪评估。2.对于出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，采购部门应将其从供应商名录中删除。3.采购部门应根据学校采购业务发展和供应商表现情况，适时调整供应商名录。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与保管工作。2.采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向采购领导小组和采购监督小组报告采购工作情况，接受监督指导。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查。2.对于监督检查中发现的问题，学校应及时整改，严肃处理违规行为。九、责任追究（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定编制采购预算或者未按照预算执行采购的。违反规定自行采购的。未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的。违反规定将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，属于国家机关工作人员的，依法给予行政处分：与供应商或者采购代理机构恶意串通的。在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的。在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的。开标前泄露标底的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人或者采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，并处十万元以下的罚款：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的