如何制定医院采购制度

PAGE如何制定医院采购制度一、总则（一）目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障医院医疗工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部各科室、部门的物资、设备、药品、耗材等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资、设备、药品、耗材等符合医院医疗工作需求。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购战略、政策和制度。审批重大采购项目的采购计划、采购方式和采购预算。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责贯彻执行医院采购制度和相关规定。负责编制采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商档案。参与采购合同的起草、审核和签订。协调采购过程中的相关事宜，跟踪采购进度。负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门1.职责根据医院医疗工作需要和业务发展规划，提出物资、设备、药品、耗材等采购需求。参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。负责采购物资、设备、药品、耗材等的验收工作。反馈采购物资、设备、药品、耗材等的使用情况和质量问题。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和控制。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果의公正性。对采购项目进行绩效审计，评价采购效益。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据医院年度工作计划、医疗业务发展需求、库存状况等因素，于每年[具体时间]前编制下一年度采购计划。2.采购计划应明确采购物资、设备、药品、耗材等的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。3.采购计划需经需求部门负责人审核后，报采购部门汇总。（二）采购计划的审核与调整1.采购部门对需求部门提交的采购计划进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的可行性等。2.对于重大采购项目的采购计划，采购部门应组织相关部门和专家进行论证，并报采购管理委员会审批。3.在采购计划执行过程中，如因特殊原因需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整时间，经采购部门审核后，报采购管理委员会批准。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的物资、设备、药品、耗材等采购项目，应采用招标采购方式。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或投标邀请书。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判文件。组织供应商进行谈判，谈判小组与供应商就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。根据医院实际情况，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，审核通过后，报医院领导批准。采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（四）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、商务条款、报价要求等内容。供应商在规定时间内提交报价文件。采购部门对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资、设备、药品、耗材等的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同需经采购部门负责人审核后，报医院法律顾问审核，审核通过后，由医院法定代表人或其授权代表签字并加盖医院公章。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.需求部门应按照采购合同的要求，做好验收准备工作，及时组织验收。3.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议需经采购部门负责人审核后，报医院法律顾问审核，审核通过后，由医院法定代表人或其授权代表签字并加盖医院公章。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.合同纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护医院的合法权益。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购物资、设备、药品、耗材等到货后，需求部门应及时组织验收。2.验收小组由需求部门负责人、相关技术人员、质量管理人员等组成，成员人数为三人以上单数。（二）验收内容1.验收内容包括采购物资、设备设备、药品、耗材等的名称、规格、型号、数量、质量、外观、包装等是否符合采购合同的要求。2.对于需要进行性能测试、功能验证的物资设备、药品、耗材等，验收小组应按照相关标准和规范进行测试和验证。（三）验收程序1.供应商交货时，应提供产品质量证明文件、合格证、说明书等相关资料。2.验收小组按照采购合同的要求和验收标准对采购物资、设备、药品、耗材等进行验收，并填写验收报告。3.验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应及时通知供应商，并要求供应商限期整改或更换货物。（四）验收结果处理1.验收合格的采购物资、设备、药品、耗材等，需求部门应及时办理入库手续，并将验收报告提交采购部门存档。2.验收不合格的采购物资、设备、药品、耗材等，采购部门应及时与供应商协商解决，如要求供应商限期整改、更换货物、退货退款等。如协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购物资、设备、药品、耗材等验收合格后，需求部门应填写付款申请单，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.付款申请单应明确采购项目名称、供应商名称、采购金额摘要、付款金额、付款方式等内容。（二）付款审核1.采购部门对需求部门提交的付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的履行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购资金的预算安排、付款金额的准确性、付款方式的合规性等。3.审计部门对付款申请单进行审计监督，检查付款程序的合规性和付款金额的合理性。（三）付款审批1.付款申请单经采购部门、财务部门、审计部门审核通过后，报医院领导审批。2.医院领导根据医院资金状况和采购合同约定，对付款申请单进行审批。（四）付款执行1.财务部门根据医院领导的审批意见，按照采购合同的约定和付款方式，及时支付采购款项。2.财务部门在支付采购款项后，应及时进行账务处理，并将付款凭证复印件提交采购部门存档。八、采购监督与考核（一）监督机制1.医院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的履行情况等。2.医院纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.采购管理委员会应定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和解决采购过程中存在的问题。（二）供应商评价1.采购部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。2.供应商评价