天猫采购制度

PAGE天猫采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司在天猫平台的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，满足公司业务需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在天猫平台进行的所有采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及天猫平台的相关规定，确保交易行为合法有效。2.合规性原则：各项采购流程应符合公司内部的管理要求和审批程序，杜绝违规操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率。4.公正性原则：采购过程应秉持公正、公平、公开的原则，维护公司与供应商的合法权益，防止不正当交易。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业机密、供应商信息等应予以严格保密，防止信息泄露。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务发展需要，结合市场动态和销售预测，提前制定采购计划，并填写《天猫采购需求申请表》，详细说明采购商品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购需求申请表需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于涉及重大金额或特殊需求的采购申请，还需提交相关论证报告或业务说明，报公司高层审批。（二）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，在天猫平台及其他相关渠道进行供应商搜索与筛选。优先选择具有良好信誉、经营资质齐全、产品质量可靠、价格合理且服务优质的供应商。2.对初步筛选出的供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产能力、质量管理体系、售后服务等情况。考察结束后，填写《供应商评估报告》，对供应商的综合实力进行评价。3.根据评估结果，建立《合格供应商名录》，只有列入名录的供应商才能参与公司的天猫采购项目。对于新合作的供应商，需签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务、合作期限、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等条款。（三）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购商品或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等关键条款进行谈判。谈判过程中要充分了解市场行情，争取有利的采购条件。2.谈判达成一致后，起草《天猫采购合同》，合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式，采购商品或服务的详细内容、数量、价格、金额，交货时间、地点、方式，质量验收标准及方法，付款方式及期限，违约责任等条款。3.《天猫采购合同》需经公司法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购订单下达1.根据签订的采购合同，采购部门在天猫平台上向供应商下达采购订单。采购订单应准确填写商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息，确保与合同条款一致。2.采购订单下达后应及时跟踪订单状态，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量履行订单义务。如遇订单变更或异常情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并做好记录。（五）到货验收1.仓库管理部门在收到供应商的货物前，应根据采购订单和合同要求，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.货物到货时，验收人员应依据采购合同、订单要求及相关质量标准，对货物的数量、规格、型号及外观质量等进行仔细核对和检验。对于需要进行质量检测的商品，应按照规定的检测方法和标准进行检测。3.验收合格的货物，验收人员应在《货物验收单》上签字确认，并办理入库手续。如发现货物存在数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不合格货物，应按照合同约定进行退货、换货或补货处理。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同、验收单及发票等相关凭证进行付款审核。审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性与合规性、验收情况等。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。对于货到付款的采购项目，在验收合格后及时支付货款；对于预付款项的采购项目，按照合同约定的预付款比例支付；对于分期付款的采购项目，按照合同约定的各期付款时间和金额进行支付。3.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，确保财务记录准确无误。同时，将付款情况反馈给采购部门，以便采购部门跟踪采购项目的执行情况。三、采购风险管理（一）供应商风险1供应商违约风险：密切关注供应商的经营状况和信用状况，定期对供应商进行评估和跟踪。如发现供应商存在经营困难、信用恶化或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，如要求供应商提供担保、调整采购计划、寻找替代供应商等，以降低供应商违约风险。2.供应商质量风险：加强对采购商品质量的控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法。要求供应商提供质量合格证明文件，并在到货验收环节严格把关。对于质量不稳定的供应商，应减少采购量或终止合作，以确保公司所采购商品符合质量要求。（二）市场风险1.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格监测机制。对于价格波动较大的商品，可通过与供应商协商签订价格调整条款、采用套期保值等方式，降低价格波动对公司采购成本的影响。2.供应短缺风险：提前做好市场预测和采购计划，与供应商保持良好的沟通与合作关系，确保在市场供应短缺时能够获得稳定的货源。同时，建立应急采购机制，制定应急预案，以便在紧急情况下能够迅速采购到所需商品。（三）合同风险1.合同条款风险：加强合同管理，在签订合同前仔细审核合同条款，确保合同条款明确、具体、合法、合规，避免因合同条款模糊或存在漏洞而引发纠纷。对于重大采购合同，应组织相关部门进行会审，充分听取各方面意见，降低合同风险。2.合同执行风险：严格按照合同约定履行双方义务，加强对合同执行情况的跟踪与监督。定期检查合同执行进度，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或纠纷，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，维护公司合法权益。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对天猫采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购成本是否合理、采购质量是否达标等。审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督。采购人员应定期向部门负责人汇报采购工作进展情况，接受内部监督检查。同时，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督1.积极接受天猫平台及相关政府部门的监督检查，配合提供采购活动的相关资料和信息。对于平台及政府部门提出的问题和整改要求，应及时认真落实，确保公司采购活动合法合规。2.定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部的民主监督。同时，加强与其他部门的沟通与协作，听取各部门对采购工作的意见和建议，不断改进采购工作。五、采购人员管理（一）岗位职责1.采购经理负责制定和完善公司天猫采购制度及流程，并监督执行。组织开展采购需求分析，制定采购计划，合理安排采购任务。领导采购团队进行供应商开发、评估与管理，建立稳定的供应商合作关系。参与采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。协调采购过程中的各项工作，解决采购过程中出现的问题和纠纷。定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策支持。2.采购专员根据采购计划，在天猫平台及其他渠道寻找合适的供应商，收集供应商信息。协助采购经理进行供应商评估和实地考察，参与采购谈判。在天猫平台上向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，及时处理订单变更和异常情况。负责与供应商沟通协调，确保货物按时、按质、按量到货。协助仓库管理部门进行到货验收工作，对验收过程中发现的问题及时反馈并跟进解决。整理采购相关文件和资料，建立采购档案，做好采购数据统计和分析工作。（二）任职要求1.采购经理具有本科及以上学历，采购管理、供应链管理等相关专业优先。具有二十年以上采购管理工作经验，熟悉天猫平台采购规则和流程。具备较强的沟通协调能力、谈判能力、组织管理能力和风险控制能力。熟悉国家法律法规和相关政策，具有良好的职业道德和团队合作精神。2.采购专员具有大专及以上学历，市场营销、物流管理等相关专业优先。具有五年以上采购工作经验，熟悉天猫平台操作流程。具备较强的沟通能力、信息收集能力和数据分析能力。工作认真负责，具有良好的执行力和服务意识。（三）培训与考核1.定期组织采购人员参加专业培训，包括天猫平台规则培训、采购法律法规培训、采购谈判技巧培训、质量管理培训等，不断提升采购人员的业务水平和综合素质。2.建立采购人员考核机制，从采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保障、供应商管理、合同执行等方面对采购人员进行考核评价。考核结果与绩效奖金、晋升等挂钩，激励采购人员积极工作，提高采购工