大额采购询价制度

PAGE大额采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大额采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及金额较大的各类物资采购、服务采购等活动。具体大额采购的金额标准由公司根据实际情况另行规定并适时调整。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公正性和透明度。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得有欺诈、隐瞒等行为。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，如需进行大额采购，应提前填写《大额采购申请表》。申请表应详细注明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、预计交货日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于涉及多个部门的采购项目，牵头部门应组织相关部门共同商讨，明确各方需求和职责，确保申请表内容准确完整。3.将填写好的申请表提交至公司采购管理部门。采购管理部门对申请表进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性以及是否符合公司整体业务规划等。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求其进行修改完善。（二）成立询价小组1.采购管理部门根据采购项目的性质和特点，组建询价小组。询价小组由采购管理部门代表、使用部门代表、财务部门代表以及相关技术专家等组成，成员人数一般为三人以上单数。2.采购管理部门负责确定询价小组组长，组长负责组织协调询价小组的各项工作。3.询价小组成员应具备与采购项目相关的专业知识和经验，熟悉采购流程和法律法规，能够独立客观地履行职责。在询价过程中，成员应严格遵守保密规定，不得泄露采购项目的相关信息。（三）制定询价文件1.询价小组根据采购项目的具体要求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容，同时明确供应商的报价要求和评审标准。2.询价文件应确保表述清晰、准确，避免出现模糊不清或歧义性的条款，以便供应商能够准确理解采购需求并进行报价。3.在编制询价文件过程中，如涉及到特殊技术要求或专业性较强的内容，询价小组可邀请外部专家进行指导或参与。（四）发布询价信息1.采购管理部门通过公司内部采购平台、外部采购网站、行业媒体等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应明确采购项目的基本信息、询价文件获取方式、报价截止时间等内容。2.根据采购项目的特点和潜在供应商分布情况，合理选择发布渠道，确保询价信息能够广泛传播，吸引足够数量的优质供应商参与。3.在发布询价公告后，采购管理部门应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格预审。资格预审主要审查供应商的营业执照、经营范围、生产能力、业绩情况、信誉状况等，确保参与询价的供应商具备相应的资质和能力。（五）接收报价文件1.供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件提交至指定地点。报价文件应包括报价函、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺、资质证明文件等内容。2.采购管理部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件的完整性和密封性进行检查。如发现报价文件存在问题，应及时与供应商沟通并要求其进行补充或修正。3.在报价截止时间后，不再接收供应商的报价文件。对于在截止时间后收到的报价文件，应予以拒收。（六）询价评审1.询价小组对收到的有效报价文件进行评审。评审过程应遵循询价文件中规定的评审标准，对供应商的报价、技术方案、商务条款、售后服务等方面进行综合评价。2.评审方式可采用综合评分法或最低价成交法。综合评分法是指根据询价文件规定的各项评审因素及相应权重，对各供应商的报价文件进行打分，得分最高者中标；最低价成交法是指在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为中标候选人。具体评审方式由公司根据采购项目的性质和特点确定。3.在评审过程中，询价小组成员应认真阅读每份报价文件，对存在疑问或需要进一步了解的内容，可要求供应商进行澄清或说明。供应商的澄清或说明应采用书面形式，并由法定代表人或其授权代表签字确认。4.询价小组应按照评审标准进行独立打分或评审，不得相互串通或施加不正当影响。评审结果应形成书面记录，由询价小组成员签字确认。（七）确定中标供应商1.根据评审结果，询价小组推荐中标候选人名单。中标候选人一般为得分最高或报价最低且符合采购要求的供应商。2.采购管理部门将中标候选人名单提交至公司管理层审批。公司管理层根据询价小组的推荐意见，结合公司实际情况，确定最终的中标供应商。3.如中标候选人因自身原因放弃中标或被发现存在不符合采购要求的情况，采购管理部门应按照规定的程序，依次确定其他中标候选人或重新组织询价采购。（八）签订采购合同1.采购管理部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.在签订合同前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性合规性、条款完整性、风险防范措施等内容。如发现问题，及时与中标供应商协商修改，确保合同条款符合公司利益和要求。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入机制，明确供应商的资质要求和准入条件。供应商应具备合法的经营资格、良好的信誉、稳定的生产能力和质量保证体系等。2.通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理分析，建立供应商信息库。3.在选择供应商时，应优先考虑具有良好业绩、口碑和信誉的供应商。对于新供应商，应进行实地考察和评估，了解其生产经营状况、技术水平、管理能力等情况，确保其能够满足公司采购需求。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于表现较差的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合作资格。3.建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果和相关信息。评价档案可为公司后续的采购决策提供参考依据。（三）供应商激励与约束1.制定供应商激励措施，如给予采购量折扣、延长付款期限、优先参与新项目投标等，鼓励供应商提高产品质量和服务水平，积极配合公司采购工作。2.建立供应商约束机制，明确供应商在采购活动中的违约责任。如供应商出现违约行为，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。同时，将供应商的违约行为记录在案，作为后续评价和合作的重要参考。3.通过与供应商签订合作协议等方式，明确双方的权利和义务，加强对供应商行为的规范和约束，确保采购活动的顺利进行。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对大额采购活动进行审计监督。审计内容包括采购项目的合规性、采购流程的执行情况、采购资金的使用效益等方面。2.审计部门应定期或不定期对大额采购项目进行审计检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反本制度或相关法律法规的行为，应依法依规追究相关人员的责任。3.公司纪检监察部门负责对大额采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查。加强对采购人员的廉政教育，防止采购过程中出现腐败行为。对发现的违规违纪问题，严肃查处，维护公司利益和形象。（二）信息公开1.建立大额采购信息公开制度，除涉及商业秘密等特殊情况外，应将采购项目的基本信息、询价文件、报价文件、评审结果、中标供应商等信息在公司内部进行公开，接受员工监督。2.通过公司内部网站、公告栏等渠道及时发布采购信息，确保员工能够及时了解采购活动的进展情况。同时，设立意见反馈邮箱或电话，接受员工对采购活动的意见和建议。3.定期对采购信息公开情况进行检查和评估，不断完善信息公开内容和方式，提高采购活动的透明度。（三）档案管理1.建立大额采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、询价文件、报价文件、评审记录、采购合同等内容。2.采购档案应由专人负责管理，确保档案的完整性和安全性。档案管理人员应按照规定的保管期限对采购档案进行妥善保管，不得擅自销毁或丢失。3.在需要查阅采购档案时，应履行严格的审批手续。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复制、传播档案内容。五、附则（一）解释权本制度由公司采购管理部门负责解释