大疆采购管理制度

PAGE大疆采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范大疆公司采购活动，确保采购工作的高效、规范、透明，保障公司生产经营活动的顺利进行，合理控制采购成本，保证所采购物资和服务的质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于大疆公司及所属各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。效益原则：在满足公司需求的前提下，通过科学的采购决策和管理，实现采购成本的合理控制，提高采购效益。质量原则：严格把控采购物资和服务的质量，确保其符合公司生产经营要求和相关标准。公正原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易行为，维护公司良好形象。诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定，共同推动公司发展。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定和执行公司采购战略与计划，根据公司需求合理安排采购任务。寻找、筛选、评估和选择合格供应商，建立和维护供应商数据库。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，保障物资按时、按质、按量供应。负责采购成本的控制与分析，定期汇报采购成本变动情况。配合公司内部其他部门，提供采购相关信息和支持，协助解决与采购有关的问题。采购人员职责严格遵守公司采购管理制度和工作流程，认真履行采购职责。积极开展市场调研，了解供应商和采购物资的市场动态，为采购决策提供依据。根据采购需求，及时、准确地与供应商沟通联系，确保采购任务顺利完成。对采购物资进行检验和验收，确保其质量符合要求，协助处理不合格物资的退换货等事宜。保守公司商业秘密，不得泄露采购过程中的敏感信息。2.需求部门需求部门职责根据公司生产经营计划和实际需求，及时、准确地提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。参与采购过程中的技术交流、商务谈判等活动，提供专业意见和建议。负责对采购物资进行验收和使用评估，反馈使用过程中出现的问题，协助采购部门改进采购工作。需求部门负责人职责审核本部门采购申请的合理性和必要性，确保采购需求与公司业务目标相符。协调本部门与采购部门之间的工作关系，推动采购任务顺利进行。对本部门采购工作的合规性和效益性负责，配合公司内部审计等监督检查工作。三、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并由部门负责人签字审核。对于金额较大、涉及重要项目或特殊需求的采购申请，需求部门应提供详细的采购论证报告，阐述采购的必要性、可行性、预算安排等内容。2.采购审批《采购申请表》提交至采购部门后，采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购信息的完整性和准确性，判断是否符合公司采购政策和预算安排。对于预算内且金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于预算外或金额较大的采购申请，需提交公司管理层进行审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。3.供应商选择与管理供应商寻找与筛选采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。根据采购物资或服务的特点和要求，制定供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。供应商评估与选择采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察或问卷调查，评估供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面情况。根据评估结果，综合考虑各方面因素，选择最合适的供应商，并与其签订采购合同。供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，定期对供应商进行跟踪评估和动态管理。与供应商保持密切沟通，及时反馈公司需求和意见，要求供应商不断改进产品质量和服务水平。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于不符合要求的供应商，及时进行整改或淘汰处理。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、详细准确、具有可操作性。合同签订前，必须经过公司法律部门或法律顾问的审核，确保合同的法律效力。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作安排。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。6.物资验收采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和流程。采购物资到货时，采购部门、需求部门等相关人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面，确保物资符合采购合同要求。对于验收合格的物资，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至物资符合要求。7.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，确保付款金额准确无误、付款条件符合合同约定。财务部门按照公司资金管理制度和审批流程，办理采购付款手续，及时支付货款给供应商。采购部门应定期与财务部门核对采购付款情况，确保采购资金的安全和合理使用。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格波动情况，合理安排采购计划和采购时机，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商签订价格调整条款或采用套期保值等方式，降低市场价格风险对公司采购成本的影响。供应商风险应对建立多元化的供应商体系，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的供应中断风险。加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的经营状况和信用情况，及时发现和解决潜在问题。与供应商签订保密协议和违约责任条款，防止供应商泄露公司商业秘密或违反合同约定。质量风险应对严格把控采购物资的质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准，加强对采购物资的检验和验收工作。在采购前对供应商的质量管理体系进行评估，要求供应商提供质量认证文件和检测报告，确保所采购物资的质量可靠。对于出现质量问题的供应商，及时采取整改、退货、索赔等措施，保障公司利益。合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同条款合法合规、明确清晰、具有可操作性。在合同签订前，征求公司法律部门或法律顾问的意见，防范合同法律风险。定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。付款风险应对加强对采购付款环节的内部控制，严格审核付款申请，确保付款金额准确无误、付款条件符合合同约定。建立供应商信用评估体系，根据供应商的信用状况合理安排付款方式和付款时间，降低付款风险。对于逾期付款的供应商采取相应的催款措施，维护公司资金安全。五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：考核采购物资或服务的实际采购价格与预算价格的差异，评估采购成本控制效果。采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量符合要求程度。衡量采购物资是否满足公司生产经营需求，是否存在因质量问题导致的生产延误或其他损失。采购效率：以采购周期、订单处理及时率等指标，评价采购部门完成采购任务的速度和效率。反映采购部门在满足公司需求的前提下快速响应和完成采购工作的能力。供应商管理：包括供应商满意度、供应商投诉率等指标，评估采购部门对供应商的管理水平和合作效果。体现采购部门与供应商建立良好合作关系、共同推动公司发展的能力。合规性：考察采购活动是否符合国家法律法规、公司内部制度和采购流程要求，评估采购工作的规范性和合法性。确保采购行为在合法合规的框架内进行，避免违规风险。2.评估方法定期评估：采购部门定期（如每月、每季度）对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报告，总结采购工作的成绩和不足，提出改进措施和建议。综合评估：公司定期组织相关部门（如采购部门、需求部门、财务部门等）对采购绩效进行综合评估，采用定性与定量相结合的方法，全面、客观地评价采购工作的整体表现。对比评估：将采购绩效与同行业标杆企业或公司历史数据进行对比分析，找出差距和改进方向，不断提升采购管理水平。3.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行相应的奖励和惩罚。对于采购绩效优秀的部门和个人，给予表彰、奖励和晋升机会；对于采购绩效不达标的部门和个人，进行批评