基建采购管理制度及流程

PAGE基建采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司基建采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障基建项目的顺利实施，提高采购资金使用效益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目的采购活动，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、设备采购及相关服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同推动基建项目顺利进行。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构公司成立基建采购领导小组，由公司高层领导、相关部门负责人等组成。负责审议基建采购的重大事项，包括采购策略、预算安排、供应商选择等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门1.基建部门负责提出基建项目采购需求，包括项目技术规格、数量、质量要求等，协助采购部门进行供应商选择和采购合同谈判，参与采购项目的验收工作。2.采购部门作为采购活动的执行主体，负责制定采购计划，组织实施采购招标、询价、谈判等采购活动，签订采购合同，跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见并监督整改落实。三、采购预算管理（一）预算编制1.基建部门应根据基建项目的规划和需求预测，结合项目进度安排，编制详细的采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、采购金额等内容，并明确各项采购的时间节点。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，参考同类项目的采购价格，确保预算的合理性和准确性。同时，应预留一定的弹性空间，以应对可能出现的预算调整情况。3.采购预算编制完成后，由基建部门提交财务部门进行审核。财务部门应从预算的合规性、合理性、资金安排等方面进行审核，并提出审核意见。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.在采购过程中，采购部门应密切关注市场价格变化，及时调整采购策略，确保采购成本控制在预算范围内。对于超出预算的采购项目，应及时分析原因，并向采购领导小组报告，经批准后方可实施采购。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.当出现下列情形之一时，可申请采购预算调整：基建项目规划发生重大变更，导致原采购预算无法满足项目需求；市场价格波动较大，原采购预算已明显偏离实际采购成本；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。2.采购预算调整申请应由基建部门提出，详细说明调整的原因、调整项目及金额等，并附相关证明材料。经采购部门、财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。3.采购预算调整批准后，如果涉及采购合同变更，采购部门应及时与供应商协商变更合同条款，并按照合同管理规定办理相关手续。四．采购方式及流程（一）公开招标1.适用范围：达到国家规定的公开招标限额标准及公司规定的其他应采用公开招标方式的基建采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.招标程序：采购部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、招标范围、技术规格、数量、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在投标人能够及时获取招标信息。根据招标公告要求，接受潜在投标人报名，并对其资格进行审查。资格审查应包括营业执照、资质证书、业绩证明、信誉状况等方面的内容，确保投标人具备承担采购项目的能力和条件。向资格审查合格的投标人发售招标文件。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容，确保投标人清楚了解采购项目的要求和评标规则。组织开标、评标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，由投标人或其代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封唱标，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成，对投标文件进行综合评审，推荐中标候选人。根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购部门与中标人签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一时，可采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请招标的供应商名单。邀请的供应商数量应不少于三家，且应具有良好的信誉和业绩，能够满足采购项目的要求。向邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括采购项目名称、招标范围、技术规格、数量、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。后续招标程序参照公开招标程序进行，包括资格审查、发售招标文件、开标、评标、确定中标人、签订采购合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一时，可采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应熟悉采购项目的技术和业务要求，具备良好的谈判能力和经验。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应包括采购项目名称、采购需求、谈判时间和地点等内容。谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商就采购项目的技术规格、价格、交货时间、售后服务等方面进行详细报价和说明，并根据谈判情况进行多轮谈判，促使供应商降低价格、提高服务质量。谈判结束后谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应符合谈判结果，明确双方的权利义务。（四）询价1.适用范围：采购的货物规格统一、标准明确且现货货源充足、价格变化幅度小的基建采购项目，可采用询价方式进行采购。2.询价程序：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、询价截止时间等内容。供应商应在规定时间内根据询价通知书要求进行报价，并提供相关证明材料。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一时，可采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购的原因等，并附相关证明材料。采购部门组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证，论证通过后报采购领导小组审批。采购领导小组批准单一来源采购申请后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等合同条款，并签订采购合同五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与中标人签订采购合同。合同签订前，采购部门应将合同草本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核重点包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及与采购项目的一致性等。2.审核通过后的合同草本由采购部门会同中标人进行修改和完善，确保合同条款准确、清晰、无歧义。合同签订应使用公司统一的合同文本，合同文本应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送财务部门、基建部门、审计部门等相关部门存档备案，以便各部门按照职责分工对合同执行情况进行跟踪和监督。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付预付款、进度款等款项。支付款项前采购部门应审核供应商提交的付款申请及相关证明材料，确保付款符合合同约定和公司财务制度要求。2.基建部门应根据采购合同要求，配合采购部门做好采购项目的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，验收合格后由基建部门出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，基建部门应及时通知采购部门，采购部门应根据合同约定与供应商协商解决，如协商不成，可通过法律途径维护公司权益。3.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并提供相应的售后服务。采购部门应建立供应商履约评价机制，对供应商的履约情况进行定期评价，评价结果作为后续采购活动中供应商选择的重要参考依据。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、项目变更等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更后的合同条款以及双方的权利义务等。2.合同变更协议签订前，采购部门应将变更协议草本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核通过后方可签订正式的合同变更协议。合同变更协议签订后，采购部门应及时将变更协议副本分送相关部门存档备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利义务即告终止。采购部门应组织相关部门对合同执行情况进行总结和评价，包括采购项目的完成情况、质量情况、成本控制情况、供应商履约情况等，为后续采购活动提供经验参考。2.在采购合同履行过程中，如出现下列情形之一，采购合同可提前终止：双方协商一致同意终止合同；根据合同约定或法律法规规定，一方有权解除合同；因不可抗力等原因导致合同无法继续履行。3.采购合同提前终止时，采购部门应按照合同约定和法律法规规定办理相关手续，如结算款项、清理物资、处理遗留问题等。合同终止后，采购部门应将合同终止情况及时通知相关部门，并做好合同档案的整理和归档工作。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督管理。采购部门负责人应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，严格审核采购预算的执行情况和采购资金的支付情况，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。3.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等。审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促