城管局采购业务管理制度

PAGE城管局采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强城管局采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关及所属各部门、各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自义务，维护采购市场秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购业务管理制度。审核采购计划和采购需求。组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的具体操作。建立和管理供应商库。监督采购合同的执行情况。2.需求部门提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作。配合采购管理部门签订和执行采购合同。3.财务部门负责采购资金的预算安排和支付管理。审核采购项目的财务预算和结算报告。对采购活动进行财务监督。4.监督部门对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规。受理采购活动中的投诉举报，查处违规行为。二、采购计划管理（一）采购计划的编制依据1.城管局年度工作计划和预算安排。2.各部门、各事业单位的工作需求和业务发展需要。3.资产更新、维修、保养等实际情况。（二）采购计划的编制流程1.各需求部门根据工作需要，于每年[具体时间]前向采购管理部门提交下一年度的采购需求计划，包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合年度预算安排，编制全局年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经财务部门审核资金预算后报局领导审批。4.经批准的年度采购计划由采购管理部门下达各需求部门执行，并在全局范围内公布年度采购计划目录。（三）采购计划的调整1.因工作需要确需调整采购计划的，需求部门应提前[具体时间]向采购管理部门提出书面申请，并说明调整原因、调整内容及预算变化情况。2.采购管理部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，报局领导审批。3.经批准的采购计划调整申请由采购管理部门下达相关部门执行，并相应调整采购资金预算。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物、工程或服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购金额达到政府采购限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.招标程序：采购管理部门委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。招标代理机构发布招标公告，发售招标文件。投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。招标代理机构组织开标、评标活动，确定中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标､评标活动，确定中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购管理部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。供应商在规定时间内提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判。谈判结束后谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购管理部门组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。单一来源采购小组对采购项目进行论证，形成论证意见。采购管理部门将论证意见报局领导审批，并在批准后公示[具体天数]个工作日。公示无异议后，采购管理部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于[具体数量]家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购实施（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购需求编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。（二）供应商选择1.采购管理部门按照采购文件要求，对供应商的资格条件、信誉状况、业绩情况、技术能力、服务水平等进行审查和评估，确定合格供应商名单。2.采购活动应在合格供应商名单中选择供应商进行采购，对于新的采购项目，采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，从众多供应商中选择优质供应商。（三）采购合同签订1.采购管理部门与中标人或成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点及验收标准等条款。2.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（四）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同要求组织验收工作，验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面以及工程的质量、进度、安全等方面和服务的内容、标准、效果等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购业务进行风险识别，识别的风险包括但不限于采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、采购合同签订不规范、采购项目验收不严等风险。2.采购管理部门应建立风险识别机制，通过定期检查、数据分析、案例分析等方式，及时发现采购业务中存在的风险。（二）风险评估1.采购管理部门应定期对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.采购管理部门应建立风险评估机制，制定风险评估标准和方法，并根据风险评估结果，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于风险等级较高的采购业务，采购管理部门应制定专项风险应对方案，采取相应的风险控制措施，如加强采购计划管理、严格采购方式选择、强化供应商管理、规范采购合同签订、加强采购项目验收等措施。2.对于风险等级较低的采购业务，采购管理部门可以采取常规风险应对措施，如加强内部监督、完善管理制度等措施。六、监督与考核（一）内部监督1.监督部门应对采购活动进行全程监督，重点监督采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的选择及管理、采购合同的签订及执行情况以及采购项目的验收情况等。2.采购管理部门应定期向监督部门报告采购业务开展情况，接受监督部门的监督检查。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查，采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购业务相关资料。2.采购管理部门应将采购活动中的投诉举报处理情况及时向监督部门报告，并接受社会公众的监督。（三）考