城投集团采购管理制度

PAGE城投集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范城投集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城投集团及所属各子公司、分公司的采购活动，包括工程建设项目采购、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定程序进行。2.公开公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等机会。3.竞争择优原则：通过竞争机制，选择优质供应商，确保采购物资和服务的质量和性价比。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构城投集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购管理部门的职责包括：1.制定采购管理制度和流程。2.编制采购计划和预算。3.组织采购招标、询价、谈判等活动。4.选择和确定供应商。5.签订采购合同。6.负责采购合同的执行和验收。7.建立供应商档案和采购台账。8监督采购活动的合规性。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购方案的制定和评审，负责采购物资和服务的验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门应根据业务发展需要和实际工作需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门根据集团整体采购安排和资源状况，对采购计划进行综合平衡和审核，编制年度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批后执行。（二）采购预算管理1.采购管理部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等内容。2.采购预算应经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。3.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，并说明调整原因和金额，经采购管理部门审核、财务部门复核后，报采购决策委员会审批。四、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目应采用招标采购方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上。重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上。服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上。2.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括公开招标和邀请招标。公开招标应通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告；邀请招标应向不少于3家具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。3.采购管理部门应组织编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。招标文件应经采购决策委员会审核后发布。（二）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2询价采购应向不少于3家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（三）谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判采购应成立谈判小组，由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成。谈判小组应与不少于3家供应商进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在采购文件中说明采用单一来源采购方式的理由和依据。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求等内容，并经需求部门负责人签字确认后提交采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。审核通过后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据项目情况进行审批，批准后返回采购管理部门执行。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式组织实施采购。2.招标采购：采购管理部门应发布招标公告或投标邀请书，组织潜在供应商报名、发售招标文件、开标、评标、定标等工作。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，推荐中标候选人，报采购决策委员会确定中标供应商。3.询价采购：采购管理部门应向不少于3家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。4.谈判采购：采购管理部门应成立谈判小组，与不少于3家供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。5.单一来源采购：采购管理部门应按照规定程序进行审批，并与单一来源供应商进行协商谈判，签订采购合同。（四）合同签订采购管理部门应根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经法律部门审核后签订。（五）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，并及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门负责采购物资和服务的验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。3.财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。（六）采购档案管理采购管理部门应建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告等内容。采购档案应保存至少[X]年，并按照档案管理规定进行查阅和销毁。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和履约能力。2.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、询价、谈判等方式，从符合准入标准的供应商中选择合适的供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。3.采购管理部门应建立供应商名录，对已选择的供应商进行登记和管理。供应商名录应定期更新维护。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据供应商评价结果，采购管理部门应对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作机会；对不合格供应商应及时淘汰，并停止与其合作。3.采购管理部门应将供应商评价和考核结果反馈给供应商，并要求其限期整改。对整改后仍不符合要求的供应商，应采取相应措施。（三）供应商激励与约束1.采购管理部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、提供培训等。2.采购管理部门应建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，如扣除履约保证金、暂停合作、解除合同等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量不合格、合同纠纷等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。2.建立采购价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格，降低采购价格波动风险。3.加强采购物资和服务的质量检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保采购质量合格，降低质量不合格风险。4.建立合同纠纷处理机制，及时解决采购