城投集团物资采购制度

PAGE城投集团物资采购制度一、总则（一）目的为加强城投集团物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城投集团及所属各子公司、分公司的物资采购活动，包括工程建设物资、办公用品、设备及配件、服务类采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合使用要求。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动，选择供应商，签订采购合同。负责采购物资的催交、验收、付款等工作。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。2.需求部门提出物资采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术谈判、验收等工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同的审核，监督采购款项的支付。4.审计部门对采购活动进行审计监督,检查采购制度的执行情况，防范采购风险。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.需求部门应根据工作需要和实际情况，提前提出物资采购需求。采购需求应明确、具体，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。2.对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购部门沟通，说明紧急原因和预计交货时间。（二）采购计划编制1.采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照年度、季度、月度进行编制，并根据实际情况进行调整和优化。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，应提交相关部门进行审批和审核。审批流程如下：采购部门负责人审核采购计划的合理性和可行性。财务部门审核采购预算，确保采购资金的合理安排。分管领导审批采购计划，重大采购计划需提交总经理办公会审议通过。2.经审批通过的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更采购计划，应按照原审批流程重新进行审批。三、采购方式选择（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和集团内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.招标采购应组建评标委员会，评标委员会由采购部门人员、技术专家、财务人员等组成，负责对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。（二）竞争性谈判采购1.对于采购金额较小、时间要求紧迫、技术规格简单的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判，并按照谈判文件规定的程序和标准进行评审，确定成交供应商。2.竞争性谈判采购应制定谈判文件，明确谈判的程序、标准、要求等内容。谈判过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，确保采购结果的合理性和公正性。（三）询价采购1.对于采购金额较小、规格型号单一、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。2.询价采购应做好询价记录，包括询价时间、询价供应商、报价情况等内容。询价记录应作为采购档案保存，以备审计和查询。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的等等。2采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报经分管领导批准。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应通过多种渠道寻找供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对于新供应商，应进行实地考察和评估，确保其符合供应商选择标准。3.采购部门应组织相关人员对供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质文件、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评审结果应记录在案，作为供应商选择的依据。（二）供应商准入1.经评审合格的供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质文件、业绩情况、合作协议等内容。2.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量水平、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并将其从供应商档案中删除。（三）供应商淘汰退出1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应将其淘汰退出：提供的产品质量不合格，给集团造成重大损失的。交货严重延迟，影响集团正常工作的。违反合作协议，存在严重违约行为的。其他不符合供应商选择标准的情况。2.供应商淘汰退出后，采购部门应及时清理供应商档案，并通知相关部门停止与其合作。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，并由双方签字（盖章）确认。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和集团内部规定的要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时交货、提供服务等。2.如因供应商原因导致合同无法按时履行，采购部门应及时与其沟通，要求其采取措施解决问题。如供应商无法解决问题，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，采购部门应与供应商协商解除合同。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利和义务，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应将合同文本及相关资料进行整理归档，作为采购档案保存。采购档案应包括采购合同、采购计划、采购申请、供应商报价文件、验收报告、付款凭证等内容。采购档案应按照档案管理规定进行保管，以备审计和查询。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购部门应根据采购合同和相关标准规范，制定采购物资的验收标准。验收标准应明确物资的规格型号、数量、质量要求等内容，并作为验收工作的依据。2.对于特殊物资或技术要求较高的物资，采购部门应邀请相关技术专家或专业机构参与验收工作，确保验收结果的准确性和可靠性。（二）验收程序1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，采购部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。3.验收合格的物资，验收人员应签署验收报告，并办理入库手续。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决问题。如供应商无法解决问题，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）验收记录验收人员应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量情况、验收结果等内容。验收记录应作为采购档案保存，以备审计和查询。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应在物资验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、物资名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上验收报告、发票等相关资料。2.财务部门应审核付款申请及相关资料，确保付款金额准确无误，付款条件符合合同约定。审核通过后，财务部门应按照规定的付款方式和时间安排支付采购款项（二）付款方式1.采购付款方式应根据采购合同约定和实际情况确定，包括支票支付、银行转账、承兑汇票等方式。2.对于金额较大的采购项目，应采用银行转账方式支付采购款项，确保资金安全。（三）付款审批1.付款申请应按照集团内部规定的审批流程进行审批。审批流程如下：采购部门负责人审核付款申请的真实性和合理性。财务部门负责人审核付款金额及付款条件。分管领导审批付款申请，重大付款申请需提交总经理办公会审议通过。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购部门应加强对供应商的管理和监督，签订详细的合作协议，明确违约责任，定期对供应商进行评估和考核。2.对于质量风险，采购部门应严格按照验收标准进行验收，邀请相关技术专家或专业机构参与验收工作，加强对供应商质量管理体系的审核。3.对于价格风险，采购部门应加强市场调研，了解市场价格动态，与供应商进行充分谈判，争取合理的采购价格。4.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰，加强对合同履行情况进行跟踪和监督。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购部门应设置风险预警指标当风险指标达到预警值时及时发出预警信号并采取相应的风险应对措施。九、采购监督与审计（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。审计内容包括采购计划的编制与执行、采购方式的选择、供应商的管理合同的签订与履行、采购验收、采购付款等方面。2.采购部门应定期向审计部门报送采购工作情况报