国企采购制度及流程规定

PAGE国企采购制度及流程规定一、总则（一）目的为规范国有企业采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度及流程规定。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业的采购活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理职责（一）采购决策机构国有企业应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策机构应明确职责分工，确保决策程序规范、科学。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购活动的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目执行等。采购执行部门应根据采购决策机构的决策意见，严格按照本制度及流程规定开展采购工作。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购活动进行财务监督。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求分析：采购执行部门应会同需求部门，对采购需求进行深入分析，结合企业生产经营计划、库存状况等因素，确定采购标的的种类、数量、规格、质量等要求。2.采购预算编制：财务部门根据采购需求和企业财务状况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额上限等内容，并报采购决策机构审批。3.采购计划制定：采购执行部门根据采购需求分析和采购预算，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购时间、采购方式等内容，并按照规定程序报相关部门审批。（二）采购计划的审批采购计划应按照企业内部审批流程进行审批。一般采购计划由采购执行部门负责人审批；重大采购计划应报采购决策机构审批。采购计划审批通过后，采购执行部门应严格按照计划组织实施采购活动。（三）采购计划的调整采购计划在执行过程中如需调整，采购执行部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等，并按照规定程序报相关部门审批。采购计划调整后，采购执行部门应重新制定采购方案，确保采购活动顺利进行。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求：采购执行部门应明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业资质证书、业绩证明等。2.供应商申请：有意向成为国有企业供应商的企业，应向采购执行部门提交供应商准入申请，填写供应商基本信息表，并提供相关资质证明文件。3.供应商审核：采购执行部门对供应商准入申请进行审核，必要时可进行实地考察。审核内容包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。审核通过的供应商纳入国有企业供应商名录。（二）供应商评价与考核1.评价指标设定：采购执行部门应建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.评价周期：定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年。3.评价方式：通过供应商自评、采购执行部门评价、需求部门评价等方式，综合评价供应商表现。4.考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至淘汰等措施。（三）供应商动态管理采购执行部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商名录。对于不再符合准入条件或出现严重违规行为的供应商，应及时将其从供应商名录中删除。同时，积极引入新的优质供应商，不断优化供应商结构。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：招标公告发布：采购执行部门在指定媒体发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其是否符合招标公告要求的资格条件。发售招标文件：向通过资格预审的潜在投标人发售招标文件。投标文件编制与提交：潜在投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。开标：按照招标文件规定的时间和地点开标，公开唱标，公布投标人名称、投标报价、投标文件主要内容等。评标：组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不少于[X]个工作日。签订合同：公示无异议后，采购执行部门与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：确定邀请对象：采购执行部门根据采购项目特点和供应商情况，从供应商名录中选择不少于[X]家符合条件的供应商作为邀请对象。发出邀请书：向邀请对象发出邀请书，邀请书内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。后续程序：参照公开招标程序进行资格预审、发售招标文件、投标文件编制与提交、开标、评标、中标公示、签订合同等。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：谈判小组由采购执行部门代表、相关技术专家、财务专家等组成，成员人数为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请供应商：从供应商名录中邀请不少于[X]家符合条件的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：申请：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、采购内容、拟采购供应商名称、申请单一来源采购的理由等，并按照规定程序报相关部门审批。论证：组织专业人员对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。审批：采购决策机构对单一来源采购申请及论证意见进行审批。签订合同：审批通过后，采购执行部门与拟采购供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组：询价小组由采购执行部门代表、相关技术专家、财务专家等组成，成员人数为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从供应商名录中确定不少于[X]家符合条件的供应商作为被询价对象，并向其发出询价通知书。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购执行部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确采购标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交给企业内部相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由采购执行部门与供应商签订合同。合同签订应采用书面形式，双方签字盖章确认。（二）合同履行1.供应商履约管理：采购执行部门应监督供应商按照合同约定履行义务，包括按时交货、提供合格产品或服务等。如发现供应商未履行合同义务，应及时要求其整改，并按照合同约定追究其违约责任。2.企业内部协调：采购执行部门应协调企业内部需求部门、财务部门等相关部门，共同做好采购合同履行工作。需求部门应及时组织对采购标的进行验收，财务部门应按照合同约定及时支付采购款项。（三）合同变更与解除1.合同变更：采购合同在履行过程中如需变更，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更内容、变更原因、变更后的权利义务等条款。2.合同解除：采购合同在履行过程中如需解除，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除原因、解除后的权利义务、违约责任等条款。（四）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行归档管理。采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、验收报告、付款凭证等资料。采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和企业相关规定执行。七、采购项目执行与验收（一）采购项目执行1.供应商供货：供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等要求，向国有企业提供采购标的。2.采购执行部门跟踪：采购执行部门应跟踪采购项目执行情况，及时协调解决执行过程中出现的问题。如发现供应商供货延迟、产品质量不合格等问题，应及时要求其整改，并按照合同约定追究其违约责任。（二）采购项目验收1.验收组织：需求部门负责组织采购项目验收工作。验收人员应包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收标准：验收应按照采购合同约定的标准进行。如合同未约定验收标准，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。3.验收程序：供应商申请验收：供应商完成供货后，应向需求部门提交验收申请。需求部门组织验收：需求部门收到验收申请后，应及时组织验收人员对采购标的进行验收。验收过程中，应检查采购标的的数量、质量、规格等是否符合合同要求，并填写验收报告。验收结果处理：验收合格的，需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改，整改后重新组织验收。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格的，应按照合同约定追究其违约责任。八、采购监督与审计（一）采购监督1.内部监督：国有企业应建立健全采购内部监督机制，采购决策机构、采购执行部门、需求部门、财务部门、审计部门等应各司其职，对采购活动进行全过程监督。2.外部监督：接受政府有关部门、社会公众等的监督。采购活动应依法依规公开相关信息，接受社会监督。（二）采购审计1.审计内容