国企询价采购制度规定

PAGE国企询价采购制度规定一、总则（一）目的为规范国企询价采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于国企内部各部门、各下属单位在采购货物、工程和服务时采用询价采购方式的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询价采购的定义与适用条件（一）定义询价采购是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。（二）适用条件1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购金额较小，采用公开招标、邀请招标等方式成本较高的项目。三、询价采购流程（一）采购申请1.各部门、各下属单位根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，报分管领导审批同意后，提交至采购部门。（二）采购部门受理1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，确认采购项目符合本制度规定的适用条件和公司相关规定。2.对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（三）制定询价文件1.根据采购申请的内容，采购部门制定询价文件。询价文件应包括询价邀请函、采购项目需求清单、报价表、合同条款等内容。2.询价邀请函应明确询价采购的项目名称、编号、采购内容、供应商资格要求、询价时间、报价截止时间、开标时间和地点等信息。3.采购项目需求清单应详细描述采购项目的规格、标准、技术要求、数量、交货时间、交货地点等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。4.报价表应提供统一的格式，要求供应商填写货物名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。5.合同条款应明确采购项目的质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容，作为签订采购合同的依据。（四）选择询价供应商1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，并建立供应商数据库。2.根据采购项目的特点和需求，从供应商数据库中筛选出符合资格要求的潜在供应商，向其发出询价邀请函。3.询价邀请函应至少发送给三家以上潜在供应商，确保有足够的竞争。（五）供应商报价1.潜在供应商收到询价邀请函后，应按照询价文件的要求，在规定的报价截止时间前提交报价文件。2.报价文件应包括报价表、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人授权书、产品质量证明文件、售后服务承诺等内容。3.供应商应确保报价文件的真实性和完整性，不得虚报、瞒报价格和相关信息。（六）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等。2.询价评审小组对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.评审过程中，询价评审小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.询价评审小组应填写询价评审记录，详细记录评审过程和结果，包括供应商名称、报价、评审意见等内容。（七）确定成交供应商1.根据询价评审结果，采购部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。2.成交通知书应明确采购项目的名称、编号、成交供应商名称、成交金额、交货时间、交货地点等信息。3.采购部门应将成交通知书同时抄送其他未成交的供应商。（八）签订采购合同1.采购部门与成交供应商按照询价文件和报价文件的内容签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。四、询价采购相关各方职责（一）采购部门职责1.负责询价采购活动的组织实施，包括制定询价文件、选择询价供应商、组织询价评审、确定成交供应商等工作。2.与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关问题。3.负责采购合同的签订、履行和管理，跟踪采购项目的执行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。4.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。（二）申请部门职责1.提出采购申请，明确采购项目的需求和预算，对采购项目的技术要求和质量标准负责。2.协助采购部门制定询价文件，提供相关技术资料和需求信息。3.参与询价评审过程，对供应商的报价和技术方案进行评估和比较。4.负责采购项目的验收工作，确保采购项目符合要求。（三）询价评审小组职责1.按照本制度规定的评审原则和方法，对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。2.填写询价评审记录，对评审过程和结果负责。3.向采购部门提供评审意见和建议，协助采购部门做好采购决策。（四）财务部门职责1.参与询价采购活动，对采购项目的预算和成本进行审核和控制。2.负责采购合同的付款审核和支付工作，确保付款符合合同约定和公司财务制度。3.对采购项目的成本效益进行分析和评价，为公司采购决策提供财务支持。五、询价采购的监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对询价采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购结果是否公正等。2.公司纪检监察部门负责对询价采购活动中的违法违纪行为进行调查处理，维护公司利益和采购秩序。（二）信息公开1.采购部门应将询价采购项目的相关信息在公司内部网站或其他指定媒体上进行公开，包括采购项目名称、编号、采购内容、供应商资格要求、询价时间、报价截止时间、开标时间和地点、成交供应商名称、成交金额等信息。2.信息公开应确保及时、准确、完整，接受公司内部员工和社会公众的监督。（三）供应商管理1.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和管理的依据。2.对于表现优秀的供应商，采购部门可以给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，采购部门可以采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（四）档案管理1.采购部门应建立询价采购档案管理制度，对询价采购活动中的各类文件和资料进行归档管理。2.询价采购档案应包括采购申请表、询价文件、报价文件、询价评审记录、成交通知书、采购合同等内容，确保档案资料的完整性和可追溯性。六、询价采购的风险防控（一）供应商选择风险1.风险描述：供应商选择不当可能导致采购项目质量不达标、交货期延误、价格不合理等问题。2.防控措施：建立严格的供应商资格审查制度，对供应商的资质、信誉、业绩等进行全面评估。扩大供应商选择范围，通过多种渠道收集供应商信息，增加供应商之间竞争。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商行为。（二）价格风险1.风险描述：询价过程中可能存在供应商串通报价、哄抬价格等情况，导致采购价格过高。2.防控措施：严格执行询价程序，确保向足够数量的供应商发出询价邀请函，保证竞争充分。加强对供应商报价的分析和比较，核实价格的合理性。建立价格预警机制，对采购价格波动较大的项目进行重点监控。（三）合同风险1.风险描述：采购合同签订不规范、条款不明确可能导致合同履行过程中出现纠纷，影响采购项目的顺利实施。2.防控措施：由专业法律人员审核采购合同条款，确保合同合法合规、条款清晰明确。在合同签订前，组织相关部门对合同条款进行会审，充分征求意见。加强合同履行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（四）验收风险1.风险描述：验收环节把关不严可能导致采购项