国企央企采购管理制度

PAGE国企央企采购管理制度一、总则（一）目的为加强国企央企采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国企央企及其下属各级单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，确保公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平公正。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划和预算，明确采购需求和标准。2.选择供应商，进行供应商资格审查和评估。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时完成。5.负责采购文件的整理和归档，建立采购档案。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购技术规格和要求的制定，协助采购部门进行供应商选择和采购合同验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算，对采购活动进行财务监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况和采购资金的使用效益。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据企业生产经营计划和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目、数量、规格、时间要求等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合库存情况，编制年度采购计划和月度采购计划。3.采购计划应报采购决策委员会审批后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序办理审批手续。（二）采购预算管理1.财务部门根据采购计划编制采购预算，明确采购资金的来源和使用安排。采购预算应纳入企业年度预算管理体系。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如因特殊原因需要突破采购预算，应按规定程序申请追加预算。3.财务部门对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购决策委员会报告采购预算执行情况。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.对于新采购项目，采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从供应商信息库中选择合适的供应商参与投标或谈判。3.在选择供应商时，应进行资格审查和评估，重点考察供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对违反合同约定的供应商进行处罚，直至终止合作。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.协助供应商解决生产经营中遇到的问题，共同应对市场挑战，实现互利共赢。3.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与投标竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行审核，符合采购条件的，报采购决策委员会审批。3.采购实施：采购部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订采购合同。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，签订采购合同。询价：向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价，根据报价情况确定成交供应商，签订采购合同。4.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。5.合同执行与验收：采购合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门负责组织采购项目的验收，验收合格后出具验收报告。6.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项，办理付款结算手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，条款应清晰、准确、完整。2.采购部门应在合同签订前，对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合理性、完整性和可操作性。审核通过后，报企业法律顾问或相关法律部门进行法律审查。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.如遇合同变更、解除等情况，采购部门应按照规定程序办理相关手续，并及时通知相关部门。（三）合同验收1.需求部门应按照采购合同的约定和相关标准，组织采购项目的验收。验收内容包括产品质量、数量、规格、性能、售后服务等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购款项，办理付款结算手续。付款方式应符合合同约定和企业财务管理制度的要求。2.对于金额较大的采购项目，财务部门可根据合同约定和项目进度，分期支付采购款项。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、供应商选择、采购方式、合同签订、合同执行、验收付款等各个环节。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险事项，应进行日常监控，确保风险处于可控状态。2.加强采购内部控制，规范采购流程，明确各部门和人员的职责权限，防止采购过程中的舞弊行为。3.建立采购风险预警机制，及时发现和预警采购风险，以便采取相应的应对措施。（三）风险监督与改进1.审计部门应定期对采购风险管理情况进行审计监督，检查风险应对措施的执行情况和效果，发现问题及时提出整改建议。2.采购部门应根据审计监督意见和风险管理实际情况，及时总结经验教训，不断完善采购风险管理机制，提高采购风险管理水平。八、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.对收集到的信息进行整理和分析，形成采购信息数据库，为采购决策提供依据。（二）信息发布与共享1.采购部门应及时发布采购信息，包括采购项目公告、招标信息、询价通知书等，确保供应商能够及时获取采购信息。2.建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享，提高采购工作效率和透明度。（三）信息保密1.采购部门应加强对采购信息的保密管理，明确信息保密责任，防止采购信息泄露。2.对于涉及商业秘密、国家机密等敏感信息，应采取严格的保密措施，确保信息安全。九、监督与检查（一）内部监督机制1.建立健全采购内部监督机制，审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况和采购资金的使用效益。2.采购部门应定期向采购决策委员会报告采购工作