医院医药代表接待管理规定（试行）

医院医药代表接待管理规定（试行）为进一步加强行业行风建设，深入纠治医药购销领域和医疗服务中不正之风，规范医药代表的从业行为，营造风清气正的医疗环境，根据《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国医师法》《医疗机构管理条例》《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》（国卫医发〔2021〕37号）以及湖北省药品监督管理局、湖北省卫生健康委员会联合印发《关于进一步规范和加强医药代表管理的通知》（鄂药监发〔2024〕4号）等法律法规及文件精神，结合我院实际，制定本规定。一、适用人员本规定所称“医药代表”，是指药品或医疗器械生产经营企业聘用的从事药品或医疗器械产品信息传递、沟通、反馈等学术推广活动的专业人员（工程安装维修人员、投标人员除外）。本规定所称“工作人员”包括但不限于院内卫生专业技术人员、管理人员、后勤人员以及在院内提供服务、接受医疗机构管理的其他社会从业人员。二、职责分工根据各部门或临床医技科室（以下简称“科室”）职责，按照“各部门或科室强化职能监督、纪检监察办公室做好监督的再监督”的原则分工如下：（一）药学部、设备处等有采购职能或有必要了解药品、医疗器械等信息需求的部门（以下统称“接待部门”）负责组织落实医院相关工作，按本规定开展相关工作。（二）保卫处应不定期实地、监控开展巡查，在规定时间、地点外发现医药代表宣传、推广等违规行为的，应立即制止，留存证据，并于24小时内向相应主管部门（根据发现地点或医药代表类别向门诊部、医务处、药学部或设备处等）报备情况。（三）医务处及门诊部负责做好医药代表接待相关管理规定的宣传工作和监督工作，在医院门（急）诊、住院部医生办公室等诊疗区域张贴“严禁医药代表入内”告示，在主要出入口公示《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》和举报电话。（四）医院领导班子成员根据分工对分管部门负领导管理责任，相关行政职能部门负直接管理责任，各科室负责人负科室管理责任，负责监督规范本规定范围内工作人员行为。三、接待管理按照公开透明、行为规范、管理有序的原则，根据来访目的实行分类管理，在统一规定接待时间、接待地点、接待人员，接待有预约、有流程、有记录（简称“三定三有”）的基础上，结合工作实际合理安排接待工作。（一）登记建档医药代表在医院开展有关产品学术推广活动，应事先在医院官网下载填写《医药代表登记备案和诚信档案》（附件1），并附上相关材料发送至归口管理部门的电子邮箱，提出备案。原则上每名医药代表每年至少登记一次，中途更换代表应及时申请变更，未经登记的医药代表不得在医院开展有关产品学术推广活动。药品上市许可持有人所聘用或者授权的医药代表应按照《医药代表备案管理办法(试行)》（2020年第105号）在国家药品监督管理局指定的备案平台(**)进行备案，未备案的不予登记建档。医药代表登记备案需提供以下信息：1.姓名、性别、学历、专业、照片、籍贯、身份证号、现居住地和联系电话；2.岗位、职务、与本院有业务往来的时间；3.医药代表负责推广的产品类别、品种或推广项目，以及医院相关产品清单，提供药品、医用耗材和医疗设备说明书。所推荐产品若属于二类医疗器械，提供《二类医疗器械经营备案凭证》；所推荐产品若为医疗仪器设备，还需提供该仪器设备相同型号的湖北省用户名单和中标通知书或合同（价格信息不能遮挡）；湖北省内无客户的，需附上其他省份的用户名单和中标通知书或合同（价格信息不能遮挡）；4.医药代表所在企业的名称、地址、法人代表、人事部门电话；5.加盖企业印章的产品认证证书复印件及生产批件复印件、医疗器械注册证或医疗器械备案凭证复印件等；6.医药代表法人授权委托书及被授权人身份证复印件；7.加盖企业公章的医药代表廉洁承诺书（附件2）；8.国家药品监督管理局指定的医药代表备案平台备案证明（医药代表备案信息表）。（二）预约申请接待医药代表实行预约审批制。在医院完成建档备案的医药代表方可进行预约申请。原则上需提前七天通过医院官网下载填写《**大学**医院医药代表接待日登记表》（附件3），发送至接待部门电子邮箱进行预约申请。药学部邮箱：**设备处邮箱：**（三）接待时间及地点具体接待时间及地点由接待部门根据实际工作安排确定，如遇节假日或其他会议顺延一周。（四）接待人员接待部门、相关科室及其他相关行政部门各安排1名人员参与接待工作，主要负责组织交流和沟通工作、信息确认及签到与接待记录等。在场接待工作人员不少于2人。（五）接待流程1.申请审核确认。接待部门根据医药代表报送资料进行审核，审批通过情况应及时反馈给医药代表。2.申请预约成功后，医药代表须严格按照医院管理规定，在接待时间到达接待地点，并出示以下相关资料：（1）医药企业法定代表人签字或盖章的授权委托书原件；（2）来访医药代表身份证原件；（3）遵守行业规范，严禁商业贿赂的廉洁承诺书原件。3.应急采购、药品、物资配送、设备维护维修、医院计划性工作等特殊情况除外。4.接待内容主要包括：（1）介绍专科药、耗材、仪器设备等适应症、使用范围及特点等信息；（2）反馈产品质量及不良反应信息；（3）学术交流事宜的接洽与沟通；（4）其他合作项目的接洽与沟通。5.接待记录：接待部门做好接待记录，并将接待内容记录在《**大学**医院医药代表接待登记表》上，必要时实施全程录音录像。6.接待资料归档：接待结束后，接待部门应及时收集整理接待所有相关资料，并归档备查。四、行为规范（一）医药代表应提高职业道德和专业水平，坚持诚实守信原则，规范推广行为，客观准确传递信息，推荐安全、有效、经济和优质的产品，不得隐匿产品相关问题，误导医务人员的使用。（二）严禁医药代表擅自在门（急）诊、医技科室及住院病区等医疗重点区域活动，严禁在非接待时间和非指定地点接触医务人员。（三）禁止各种形式的商业贿赂行为，不得在业务活动中向医务人员提供回扣、吃请，赠送贵重礼品等行为，不得参与统方及私自赞助医务人员借举办学术会议之名安排旅游等违规活动。（四）全院医务人员不得违反本管理办法私自接触医药代表。（五）如医务人员在非接待时间和地点遇到医药代表来访，应态度明确拒绝接待，立即劝退，告知接待按照本管理办法进行预约。如仍不能劝退，通知保卫处协助处理。（六）医务人员应规范诊疗，恪守医德，廉洁自律，严禁收受医药公司及其代表给予的回扣，不得违规接受社会捐赠资助，不得开单提成，不得将个人收入与药品和医学检查收入挂钩，不得违规向医药代表提供医生个人开具的药品处方数量，不得违规私自采购使用医药产品。五、监督管理（一）接待部门建立医药生产经营企业诚信记录档案，记录有关企业在医院的诚信守规行为和违规行为。（二）如发现医药代表违规擅自在医疗重点区域活动或在院内开展推销、统方等违规行为的，立即阻止、驱逐，保留证据，并上报医务处，必要时可直接上报医院纪检监察办公室。（三）针对未在医院登记备案《医药代表登记备案和诚信档案》的医药代表，严禁任何科室和个人私自进行接待，严禁擅自进入临床诊疗区域进行医药产品推介活动。第一次违规由接待部门约谈涉事医药公司负责人，要求限期提交书面整改情况；第二次违规将停止采购该医药代表代理的相关产品6个月；第三次出现违规行为将其列入医院黑名单，2年内禁止参与医院业务活动，并禁止该医药代表进入医院。（四）任何科室和个人不得提供或透露医药产品采购信息给医药代表，如违反的视同违规，将视情节轻重对相关责任人进行处理。（五）医务处定期对接待部门管理进行监督和检查，纪检监察办公室负责对各职能部门及全体职工执行本规定情况进行监督，不定期开展检查抽查，对违反本规定人员及时开展提醒谈话；对涉嫌违纪违法的，根据有关规定调查处理。附件：1.**大学**医院医药代表登记备案和诚信档案2.医药代表廉洁承诺书3.**大学**医院医药代表接待登记表附件1**大学**医院医药代表登记备案和诚信档案备案号：No.姓名性别（电子照片）学历所学专业籍贯现居住地身份证号手机号码岗位/职务何时与本院有业务往来企业（公司）全称法人代表企业地址人事部门电话授权类别、品种或推广项目本院相关产品：（用Excel表格列出产品名称、规格、剂型、产地等信息）医药代表及所在企业承诺及备案信息真实性声明 本人及本单位保证,提供的资料和相关证明文件的真实性、完整性、准确性，并承担因资料虚假而产生的法律责任。我承诺在医院开展业务活动时严格遵守国家相关法律法规和医院的规章制度、廉洁从业，如若违反，愿接受相应处罚。企业名称（盖章）：医药代表：日期：登记备案时间：年月日诚信记录：（由医院填写）备注：与本院有业务往来的医药代表均要备案登记，未备案的一律不予接待。请将填写完整的登记备案表（pdf版）和扫描的附件材料（pdf版）发送至归口部门邮箱。药学部电子邮箱：**；设备处邮箱：**。附件2医药代表廉洁承诺书为进一步加强医德医风建设，杜绝医药购销中的“回扣”、“红包”和“提成”等不正之风，积极配合贵院做好医疗服务工作，维护本企业的信誉和形象，特作如下承诺：一、医药生产和经营企业的营销行为，必须符合国家的相关法律法规和规章制度，不得有违纪违规违法行为。二、医药生产和经营企业要严把供应质量关，确保所供应的药品的质量。三、医药代表不得以“回扣”、“红包”和“提成”等不正当手段进行促销；不得以旅游、考察、宴请等各种名义和形式进行促销；不得以任何借口向医院工作人员赠送现金、有价证券和其他物品等，或给予其他不正当利益。四、医药代表不得进入医院科室及诊疗场所向医务人员推销产品；不得向医务人员查询或统计医药的进、销、存量和使用量。禁止各种形式的商业贿赂行为，不得在业务活动中向医务人员提供回扣、吃请，赠送贵重礼品等行为，不得参与统方及私自赞助医务人员借举办学术会议之名安排旅游等违规活动。五、介绍医药产品信息及学术交流联系，必须预约申请后，审批通过后在医院规定的时间、地点进行。六、不得干预、影响医院医药购销工作和诊疗秩序。七、严格遵守以上承诺。如有违反上述承诺，我愿意接受停止相关产品使用、记入不良诚信档案等处理，甚至停止业务往来，以及纪检监察部门的处理。医药代表（签名）:医药代表身份证号：承诺日期：公司名称（盖章）:件3**大学**医院医药代表接待登记表年月日医药企业名称医药代表姓名性别身份证