学校公文AI应用操作手册

学校公文AI应用操作手册第一章总则一、编写目的为规范学校公文AI辅助工具的使用流程，提升教职工公文撰写、审核、排版效率，保障公文内容合规、格式标准、文风严谨，明确操作规范与安全要求，特制定本手册。本手册旨在帮助全校教职工快速掌握AI工具核心功能，实现公文写作提质增效，同时严守校园公文保密、审核底线。二、适用范围本手册适用于学校全体教职工、行政管理人员、各院系及职能部门公文经办人员，覆盖学校通知、请示、报告、纪要、函、工作总结、计划等各类公务文书的AI辅助全流程操作。三、核心使用原则人为主导，AI辅助：AI仅作为公文撰写、润色、排版工具，严禁直接照搬AI生成内容，所有公文需经人工审核、校对后方可使用；合规优先，严守底线：严格遵循党政机关公文处理条例、学校公文管理规定，涉密内容、敏感信息严禁上传AI工具；格式规范，文风统一：依托AI工具匹配校园公文标准格式，保持公文语言庄重、简洁、得体，贴合学校办公语境；权责清晰，全程留痕：公文经办人对AI生成内容的真实性、准确性、合规性负全责，留存操作痕迹备查。第二章应用基础操作一、账号登录与权限说明（一）登录入口电脑端：打开学校办公系统（OA），点击首页【公文AI辅助】模块；或直接访问指定AI公文工具域名，通过学校统一身份认证（工号/密码/验证码）登录；移动端：登录学校企业微信/钉钉，进入【办公应用】—【公文AI】，扫码授权登录。（二）权限划分普通教职工：公文撰写、素材整理、格式优化、基础校对权限；部门公文专员：新增公文模板、批量处理、内容审核权限；校级管理员：系统设置、模板维护、权限分配、操作日志查看权限。二、界面核心功能认知登录后主界面分为五大板块，便于快速操作：公文工作台：新建公文、历史文稿、待审核文稿入口；模板库：学校标准化公文模板（通知、请示、报告等）一键调用；AI辅助区：撰写生成、内容润色、语法校对、格式排版、素材补充功能；审核校对区：合规检测、错别字核查、文风修正、敏感词筛查；导出发布区：公文导出（Word/PDF）、校内流转、打印设置功能。第三章公文AI全流程操作步骤第一步：新建公文，选定模板进入【公文工作台】，点击【新建公文】，选择公文类型（通知/请示/报告/纪要等）；从系统模板库调用学校标准模板，自动加载公文抬头、文号格式、落款规范，无需手动排版；填写公文基础信息：标题、主送机关、发文机关、成文日期、紧急程度等核心要素。提示：优先选用校内标准化模板，避免自定义格式导致公文不规范；标题需简洁明了，符合公文命名规则。第二步：AI辅助撰写文稿明确撰写需求：在AI输入框清晰描述公文核心内容，例如“起草一份学校春季开学工作安排通知，涵盖教学安排、后勤保障、疫情防控、安全管理，面向全体师生及家长”；精准下达指令：补充格式要求、字数限制、文风偏好（庄重/简洁/详实），可上传相关素材（工作方案、会议记录）供AI参考；生成初稿：点击【AI生成】，系统快速输出文稿框架及内容，支持分段生成、局部改写；人工调整：核对AI内容的真实性、贴合度，补充学校特色工作、具体数据、个性化要求，删除冗余表述。第三步：AI校对与内容优化基础校对：点击【语法校对】，自动排查错别字、语病、标点符号错误，修正语句不通顺问题；合规检测：点击【敏感词筛查】，系统对照校园公文负面清单、保密要求，标注敏感内容并提示修改；文风优化：选择【公文润色】，AI将口语化表述转换为规范公文语言，调整语句逻辑，提升文稿严谨性；素材补充：针对内容单薄部分，点击【素材拓展】，AI补充相关政策依据、工作要求、规范表述。第四步：格式标准化排版一键排版：点击【格式优化】，系统自动调整字体（宋体/仿宋）、字号、行距、页边距、段落缩进，匹配党政机关公文格式；细节修正：核对文号、页码、附件标注、落款位置，AI可自动生成标准公文页码、分隔线；预览确认：点击【全屏预览】，查看完整公文版式，确保无格式错乱、要素缺失问题。第五步：人工终审与导出多级审核：经办人自查→部门负责人审核→校级公文管理员复核（按学校公文审批流程执行）；定稿保存：审核通过后，点击【保存定稿】，系统自动归档至校内公文库，留存操作日志；导出发布：按需导出Word（editable）、PDF（不可编辑）格式，支持校内OA流转、打印分发、线上发布。第四章校园典型公文场景实操一、工作通知类（最常用场景）操作要点：选定【通知模板】，AI指令需明确发文对象、事项、时间、地点、要求，生成后补充学校具体安排、联系人及联系方式，重点核对时间节点、责任部门无误。二、请示报告类操作要点：调用【请示/报告模板】，AI指令突出请示事项、理由、解决方案、经费预算，生成后补充政策依据、学校实际情况，确保诉求清晰、数据准确，严禁模糊表述、越级请示。三、会议纪要类操作要点：上传会议录音转写文稿、会议记录素材，AI指令要求梳理会议议程、核心决议、工作部署、责任分工，生成后精简冗余发言，提炼关键内容，核对参会人员、议定事项无误。四、工作总结/计划类操作要点：上传年度/季度工作数据、亮点素材，AI指令要求分板块梳理工作成效、存在问题、下步计划，生成后补充特色工作、具体数据，修正空话套话，贴合部门工作实际。第五章合规与安全管理要求一、保密禁令严禁将学校涉密文件、人事信息、财务数据、学生隐私、未公开决策等敏感内容上传AI工具；严禁通过AI工具传播、转发未经审核的校内公文、内部信息；离岗、离职时需退出AI工具账号，严禁转借他人使用。二、内容合规要求AI生成内容需严格核对事实、数据、政策依据，杜绝虚假信息、表述偏差；公文语言需符合校园办公规范，严禁使用网络用语、口语化表述、违规表述；所有公文需经人工终审，加盖学校/部门公章后方可生效，AI生成文稿不得直接盖章发布。三、账号与数据管理妥善保管账号密码，定期更换，严禁泄露登录信息；重要公文文稿及时本地备份，避免系统数据丢失；不得利用AI工具从事与学校公务无关的操作，严禁违规生成、传播非公务文书。第六章常见问题与故障排查故障问题排查解决方案无法登录AI系统1.核对统一身份认证账号密码；2.检查网络连接，切换校内网络；3.联系信息化中心重置账号权限AI生成内容偏离需求1.细化指令，补充具体素材、格式要求；2.局部改写而非全篇生成；3.切换校内公文模板重新生成格式排版错乱1.重新调用标准模板；2.清除自定义格式后一键排版；3.核对字体、行距设置敏感词误报1.人工复核内容合规性；2.提交公文管理员审核豁免；3.调整表述方式重新检测文稿无法导出1.检查文稿是否完成终审保存；2.清理浏览器缓存；3.切换导出格式（Word/PDF）技术支持：学校信息化建设中心，联系电话：XXX-XXXXXXX；公文规范咨询：学校办公室，联系电话：XXX-XXXXXXX