消防安全档案管理制度范文

消防安全档案管理制度范文一、总则第一条【制定目的】为加强和规范消防安全档案管理工作，建立健全消防安全档案管理体系，确保消防安全档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为消防安全管理、监督检查、事故调查和责任追溯提供可靠依据，有效预防和减少火灾危害，保障人身、财产安全，根据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及标准规范，结合本单位实际，制定本制度。第二条【制定依据】本制度依据以下法律法规、规章及标准制定：《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》（公安部令第61号）《消防监督检查规定》（公安部令第120号）《建设工程消防监督管理规定》（公安部令第119号）《消防产品监督管理规定》（公安部令第122号）《档案法》及相关档案管理规定国家及地方颁布的其他相关消防技术标准、规范。第三条【适用范围】本制度适用于本单位内部所有涉及消防安全管理活动所形成的文件、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录的管理。本单位所属各部门、分支机构及全体员工均应严格遵守本制度。第四条【术语定义】本制度中下列术语的含义：消防安全档案：指本单位在消防安全管理、消防设施建设、维护保养、监督检查、宣传教育、应急演练、火灾事故处置等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。归档：指将办理完毕且具有保存价值的消防安全文件材料，按照一定的制度和要求，收集齐全、系统整理后，移交档案部门（或专、兼职档案管理人员）集中保管的过程。保管期限：指根据消防安全档案的价值确定的应予保存的时间，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。密级：指根据消防安全档案内容涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的程度而划分的等级，分为绝密、机密、秘密、内部、公开。第五条【基本原则】消防安全档案管理应遵循以下原则：统一领导、分级管理原则。消防安全档案工作由单位消防安全责任人统一领导，消防安全管理人组织实施，明确归口管理部门和专（兼）职档案管理人员，各部门分工负责。完整准确、系统规范原则。确保档案材料齐全、内容真实、分类科学、整理规范、编目清晰，真实反映消防安全工作的全过程。安全保密、便于利用原则。采取有效措施确保档案实体和信息安全，防止丢失、损毁、泄密，同时建立便捷的检索利用体系，服务消防安全管理工作。动态更新、及时归档原则。消防安全档案应随工作进展及时补充、更新，相关文件材料办理完毕后，按规定时限及时归档。二、管理职责与组织架构第六条【领导职责】单位消防安全责任人对本单位消防安全档案管理工作负全面领导责任，应保障档案管理所需的人员、经费、场地和设备。消防安全管理人负责组织实施本制度，督促检查档案管理工作的落实情况。第七条【归口管理部门职责】本单位指定（请填写具体部门名称，如：安全保卫部、行政办公室）为消防安全档案的归口管理部门，履行以下主要职责：负责制定和完善消防安全档案管理的各项规章制度、业务标准和操作流程。负责指导、监督和检查各部门消防安全档案的形成、积累、整理和预立卷工作。负责接收、审核、整理、鉴定、保管、统计、提供利用本单位集中管理的消防安全档案。负责组织消防安全档案的数字化、信息化建设工作。负责组织到期档案的鉴定与销毁工作。负责对专（兼）职消防安全档案管理人员进行业务培训和指导。负责向上级主管部门或档案行政管理部门报送相关档案工作情况。第八条【各部门职责】本单位各业务部门（如：工程部、物业部、运营部、各车间等）是消防安全档案的形成部门，应履行以下职责：负责本部门职责范围内产生的消防安全文件材料的收集、积累，确保其齐全、完整、准确。负责对本部门形成的消防安全文件材料进行初步整理、分类和预立卷。按照归档范围和时限要求，将整理合格的档案材料向归口管理部门移交。指定专人作为本部门的消防安全档案联络员，负责与归口管理部门的日常工作联系。第九条【专（兼）职档案管理人员职责】归口管理部门应配备专（兼）职消防安全档案管理人员，各部门应指定档案工作联络员。其职责包括：贯彻执行消防安全档案管理的法律法规和本单位的规章制度。负责具体档案业务的处理，包括接收、整理、编目、保管、借阅、统计等。负责档案库房的日常管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等安全措施。负责档案信息系统的日常维护和数据管理。保守档案秘密，维护档案安全。三、档案范围与分类第十条【归档范围】凡是在本单位消防安全管理活动中直接形成的，对本单位消防安全工作具有查考、利用和凭证价值的各种文件材料均应纳入归档范围。主要包括但不限于：基础管理类：单位基本情况、总平面图、消防组织架构图。消防安全管理制度、操作规程、各级各类人员消防安全职责文件。消防救援机构出具的各类法律文书（如：消防监督检查记录、责令改正通知书、行政处罚决定书等）。建筑工程消防设计审核、验收、备案及抽查文件。公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证。消防安全重点单位备案材料。人员管理类：消防安全责任人、管理人、专（兼）职消防管理人员、消防控制室值班操作人员、志愿消防队员等的基本信息、任命文件。消防从业人员职业资格证书、培训考核记录。员工消防安全教育培训记录、考核记录。新员工岗前消防安全培训记录。设施器材管理类：消防设施、器材配置清单及分布图。消防产品、装修材料的质量证明文件（如：强制性产品认证证书、型式检验报告等）。建筑消防设施年度检测报告、定期维护保养合同及记录。消防设施、器材日常检查、巡查、测试、维修、更换记录。消防控制室值班记录、设备运行记录、故障处理记录。自动消防系统操作人员培训合格证明。日常管理活动类：防火检查、巡查记录。火灾隐患整改通知书及整改情况反馈记录。动用明火、电气焊等危险作业的审批记录和现场监护记录。消防车通道、消防登高操作场地、疏散通道、安全出口的检查记录。易燃易爆危险物品管理记录。应急与事故类：灭火和应急疏散预案及演练计划、记录、评估总结。专职或志愿消防队（微型消防站）建设、训练、执勤记录。火灾事故记录、报告、调查处理材料（如有）。消防演练和事故处置的影像资料。其他类：消防安全工作会议记录、纪要。消防安全工作投入的经费预算及使用情况记录。消防安全宣传教育活动记录、资料。上级部门关于消防安全的来文、来电及本单位的相关报告、请示、批复。其他具有保存价值的消防安全文件材料、声像资料、电子数据。第十一条【档案分类】消防安全档案采用“年度—问题”或“问题—年度”相结合的方法进行分类。建议设立以下基本类别：01综合管理类02建筑审批与验收类03组织机构与人员管理类04消防设施器材管理类05日常防火检查与隐患整改类06应急管理与演练类07宣传教育培训类08火灾事故类09声像电子档案类10其他类每个大类下可根据需要设置若干属类。分类方案应保持相对稳定，如需调整，须经归口管理部门批准。四、档案形成、整理与归档第十二条【文件材料形成质量要求】文件材料应使用耐久性好的载体材料，字迹工整、图样清晰、签字盖章手续完备。归档的电子文件应真实、完整、有效，元数据齐全，与相应纸质文件建立关联。声像资料应配有简洁、准确的文字说明，包括时间、地点、人物、事由等要素。外来文件应为原件或加盖出具单位公章的有效复印件。第十三条【立卷与整理】各部门档案联络员应在归口管理部门指导下，对本部门形成的消防安全文件材料进行预立卷整理。整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。卷内文件排列：一般按事由结合时间、重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。编目：编制卷内文件目录，内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。填写备考表，说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。装订：去除金属物，对破损文件进行修复。采用线装或符合档案保护要求的其他方式装订。不便装订的图纸、照片等应放入专用袋盒中。第十四条【归档时间】管理性文件材料一般在次年第一季度内归档。消防设施年度检测报告、维护保养记录等在相关工作完成后15个工作日内归档。工程项目消防文件材料在项目竣工验收后3个月内归档。声像电子档案在活动结束后1个月内整理归档。重大活动、重要检查、火灾事故等形成的文件材料应随时归档。第十五条【归档要求与手续】归档文件材料必须齐全、完整、准确，已系统整理并编制移交清册。移交清册一式两份，由移交部门和接收部门经办人清点核对无误后签字，双方各存一份备查。归档的电子档案应同时移交符合要求的读取软件和相关说明。五、档案保管与保护第十六条【保管条件】设立专用的消防安全档案库房或配备专用档案柜，做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体。库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。档案柜架排列应便于通风和档案搬运，与墙壁保持一定距离。声像、电子档案应使用防磁柜等专用装具保存。第十七条【日常保管】档案入库时应进行严格检查、消毒。档案应按分类编号顺序排列上架，编制档案存放位置索引。定期对库房安全、档案实体状况进行检查并记录，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案应及时进行修复、复制。**第十八条】【保管期限】消防安全档案的保管期限划分如下：永久：单位消防安全基本情况、重要建筑消防审批验收文件、重大火灾事故档案、消防组织机构沿革、重要的制度法规文件等。长期（30年）：消防设施年度检测报告、维护保养记录、防火检查巡查记录、隐患整改档案、消防控制室值班记录、培训演练记录、一般性火灾事故档案等。短期（10年）：日常的检查、测试、培训等一般性记录，参考价值有限的文件材料。具体保管期限表由归口管理部门制定，经批准后执行。六、档案利用与保密**第十九条】【利用方式】消防安全档案的利用方式包括查阅、借阅、复制、咨询等。原则上应在档案室（或指定场所）查阅。**第二十条】【利用审批】1.本单位内部人员因工作需要利用档案，须填写《档案利用登记表》，经所在部门负责人批准。2.查阅涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私或未公开的火灾调查档案，须经单位消防安全管理人或其授权人批准。3.外单位人员利用档案，须持单位正式介绍信及本人有效证件，经归口管理部门负责人及单位分管领导批准。**第二十一条】【利用要求】1.利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、批注、污损、折叠、抽拆、撕毁档案。2.未经批准，不得擅自复制、拍摄档案内容。经批准复制的档案材料，应登记并由档案管理人员加盖证明章。3.借出档案须办理借阅手续，明确归还日期，一般不超过15天。确需续借应办理续借手续。4.档案利用效果应进行登记。**第二十二条】【保密要求】1.档案管理人员和利用者必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密规定。2.密级档案的保管、利用、销毁必须按相关保密规定执行。3.不得在非保密场所谈论、处理涉密档案内容。4.利用者对所获知的档案信息负有保密义务，不得擅自扩散。七、档案鉴定与销毁**第二十三条】【鉴定组织】成立由归口管理部门、相关业务部门负责人及档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责到期档案的鉴定工作。**第二十四条】【鉴定程序】1.对保管期限届满的档案，由档案管理人员提出初步鉴定意见。2.鉴定小组对到期档案进行逐卷（件）审查，提出存毁意见。3.对确无保存价值的档案，编制销毁清册，撰写鉴定报告，说明鉴定情况和销毁理由。4.销毁清册和鉴定报告报单位分管领导审批。**第二十五条】【销毁执行】1.档案销毁须由两人以上监销。2.销毁方式应符合保密要求，采用粉碎或焚烧等彻底销毁的方法。3.监销人应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。4.销毁清册应永久保存。八、电子档案管理**第二十六条】【管理原则】电子档案实行集中统一管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。**第二十七条】【归档要求】1.属于归档范围的电子文件及其元数据应一并归档。2.归档电子文件应采用通用、标准的格式。专用软件产生的电子文件应同时归档其读取平台或转换办法。3.电子档案应进行防病毒处理。**第二十八条】【保管与利用】1.电子档案应存储在安全可靠的专用服务器或存储设备中，实行备份制度，重要数据应实行异地备份。2.定期对电子档案的可读性、可用性进行检查和迁移。3.提供利用时，应使用拷贝件，并采取必要的技术手段防止信息扩散和篡改。九、监督、检查与考核**第二十九条】【日常监督】归口管理部门应定期或不定期对各部门消防安全档案的形成、积累、整理和移交情况进行监督、指导和检查。**第三十条】【专项检查】单位应将消防安全档案管理纳入消防安全检查、考核评比的重要内容，每年至少组织一次专项检查。**第三十一条】【考核与奖惩】1.对在消防安全档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对违反本制度，有下列行为之一的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评；造成档案损毁、丢失、泄密或严重影响工作的，依法依规追究相关责任人的责任：*未按规定形成、积累、整理文件材料的。*拒绝归档或将应归档文件材料据为己有的。*涂改、伪造、损毁、丢失档案的。*擅自提供、抄录、