后勤采购询价制度

PAGE后勤采购询价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司后勤采购询价流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购的后勤物资和服务符合公司需求，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有后勤采购项目，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、食堂食材、物业服务、车辆租赁等采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。公开透明原则：询价过程和相关信息应向参与采购的各方公开，接受监督。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、询价流程1.采购申请各部门根据实际需求填写《后勤采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并由部门负责人签字确认。采购申请表提交至后勤管理部门，后勤管理部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。对于不符合要求的采购申请，后勤管理部门应及时与申请部门沟通并要求其修改完善。2.成立询价小组后勤管理部门根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组由后勤管理部门人员、相关技术专家、财务人员等组成，成员人数一般不少于三人。询价小组成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购业务流程，能够独立公正地履行职责。在询价过程中，询价小组成员应严格遵守本制度规定，不得泄露与采购活动有关的机密信息。3.选择询价对象询价小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购项目的特点和需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商作为询价对象。询价对象应具备良好的商业信誉、较强的供应能力、合理的价格水平和完善的售后服务体系。对于新的采购项目或重要采购项目，询价小组可通过实地考察、市场调研等方式，进一步了解潜在供应商的实际情况，确保询价对象的质量。4.发出询价文件询价小组向选定的询价对象发出《询价文件》，《询价文件》应包含采购项目的详细要求、技术规格、报价要求、交货时间、售后服务等内容。在发出《询价文件》时，询价小组应明确告知询价对象询价文件的截止回复时间和回复方式，确保询价对象能够按时准确地提交报价文件。5.供应商报价询价对象应在规定的时间内，按照询价文件的要求编制并提交报价文件。报价文件应包括报价明细、产品规格说明、售后服务承诺等内容，并加盖供应商公章。询价对象应确保报价的真实性和准确性，不得虚报价格或提供虚假信息。如发现询价对象存在报价不实等违规行为，询价小组有权取消其参与本次采购活动的资格。6.询价文件评审询价小组对各询价对象提交的报价文件进行评审。评审内容包括报价合理性、产品质量、售后服务、供应商信誉等方面。询价小组可采用综合评分法或最低价法进行评审。综合评分法是根据各项评审因素的重要程度设定相应的权重，对各询价对象的报价文件进行打分，得分最高者为中标候选人；最低价法是在满足询价文件实质性要求的前提下，选择报价最低的询价对象为中标候选人。在评审过程中，询价小组应详细记录评审情况，形成评审报告。评审报告应包括询价对象基本情况、报价情况、评审过程及结果等内容，并由询价小组成员签字确认。7.确定中标供应商根据评审结果，询价小组确定中标供应商，并将中标结果通知所有询价对象。中标结果应以书面形式通知，包括中标供应商名称、中标金额、采购项目要求等内容，并要求中标供应商在规定时间内与公司签订采购合同。如对中标结果有异议者，可在规定时间内向后勤管理部门提出质疑。后勤管理部门应及时对质疑进行调查核实，并将处理结果告知质疑人。8.签订采购合同中标供应商与公司按照中标结果签订采购合同。采购合同应明确双方权利义务关系，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，由后勤管理部门负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时按照合同约定追究其违约责任。三、询价文件编制规范1.基本要求询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求和要求，避免出现模糊不清或歧义性的条款。询价文件应符合国家法律法规及相关行业标准要求，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。询价文件应明确报价要求、评审标准及方法等内容，确保询价过程的公平公正和可操作性。2.内容构成封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购人名称、发布日期等信息。目录：列出询价文件各章节的标题及页码，方便查阅。采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、范围等基本情况。采购项目要求：详细描述采购物资或服务的名称、规格、数量、技术参数、质量标准、交货时间及地点、售后服务等具体要求。报价要求：明确报价方式（如总价报价、单价报价等）、报价包含的内容、报价有效期等。评审标准及方法：说明评审因素（如价格、质量、售后服务等）及其权重分配，以及采用的评审方法（综合评分法或最低价法）。供应商须知：告知供应商参与询价活动的注意事项，如询价文件的获取方式、回复要求、开标时间及地点等。附件：包括相关技术文件、格式模板、资质证明要求等补充材料。3.格式规范询价文件应采用统一的格式排版，字体、字号、行距等应保持一致，便于阅读和评审。询价文件中的表格、图表应清晰明了，数据准确无误。对于重要数据和关键条款，应进行加粗、下划线等特殊标识，以引起供应商的注意。询价文件应使用A4纸张打印或复印，并装订成册。如因内容较多需要分册装订，应在每册封面注明册数及总册数。四、询价小组职责与纪律1.职责制定询价计划：根据采购项目需求和时间安排，制定详细的询价工作计划，明确询价流程、时间节点及各成员职责分工。收集供应商信息：通过多种渠道广泛收集潜在供应商信息，建立和完善供应商数据库，为询价活动提供充足的数据支持。编制询价文件：按照规范要求编制询价文件，确保文件内容准确、完整、清晰，能够充分反映采购项目的需求和要求。组织询价活动：负责向选定的询价对象发出询价文件，接收、整理和评审供应商报价文件，组织开标、评标等活动。确定中标供应商：根据评审结果，综合考虑各方面因素，确定中标供应商，并向公司提交询价报告和中标建议。签订采购合同：协助公司与中标供应商签订采购合同，并监督合同执行情况，及时处理合同履行过程中出现的问题。2.纪律遵守法律法规：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，依法依规开展询价活动，确保采购行为合法合规。保持公正廉洁：询价小组成员应秉持公正、公平、公开的原则，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，不得与供应商串通谋取私利。保守机密信息：对询价过程中涉及的公司商业秘密、供应商信息及其他机密内容，询价小组成员应严格保密，不得泄露给无关人员。独立履行职责：询价小组成员应独立行使评审表决权，不受任何单位或个人的干涉和影响，客观公正地对供应商报价文件进行评审。遵守工作纪律：严格遵守询价活动的时间安排和工作程序，按时参加询价活动相关会议和评审工作，不得无故缺席或迟到早退。五、供应商管理1.供应商准入基本条件：申请成为公司供应商的企业或单位应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力。资质要求：根据采购项目的特点和要求不同，对供应商的资质有相应的规定。如采购食品类物资，供应商应具备食品生产许可证或食品经营许可证；采购办公用品，供应商应具有相关产品的销售资质等。申请流程：供应商向公司后勤管理部门提交《供应商准入申请表》，并附上营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。后勤管理部门对申请资料进行初审，初审合格后组织实地考察或样品测试，符合条件者纳入供应商数据库。2.供应商评价评价指标：建立供应商评价体系，评价指标包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合作信誉等方面。评价周期：定期对供应商进行评价，原则上每年进行一次全面评价，对于重大采购项目或出现问题较多的供应商，可随时进行专项评价。评价方式：通过查阅供应商供货记录、客户反馈意见、实地考察、问卷调查等方式收集评价信息，由询价小组根据评价指标进行综合评分，确定供应商评价等级。3.供应商激励与淘汰激励措施：对于评价等级较高、合作良好的供应商，公司可给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额、延长付款期限、颁发荣誉证书等，以鼓励供应商持续提高服务质量和供应水平。淘汰机制：对评价等级较低、出现严重质量问题、交货期经常延误、售后服务不到位或存在其他违规行为的供应商，公司将视情节轻重给予警告、暂停合作、直至淘汰出供应商数据库的处理。被淘汰的供应商在一定期限内不得重新申请成为公司供应商。六、监督与投诉处理1.监督机制内部监督：公司内部审计部门定期对后勤采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、评审过程是否公正等，发现问题及时督促整改。自我监督：后勤管理部门在询价过程中应加强自我监督，严格执行本制度规定，确保询价活动的各个环节规范有序。同时，鼓励部门内部员工对采购活动进行监督，对发现的违规行为及时报告。社会监督：接受供应商、客户及社会公众的监督，设立举报邮箱和举报电话，对有关采购活动的投诉和举报及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。2.投诉处理投诉受理：供应商或其他利害关系人认为采购活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可在规定时间内向公司后勤管理部门提出投诉。后勤管理部门应在收到投诉后及时受理，并对投诉内容进行详细记录。投诉调查：后勤管理部门组织相关人员对投诉事项进行调查核实，查阅采购文件、评审记录、合同文本等资料，与相关当事人进行沟通了解情况。在调查过程中，应充分听取各方意见，确保调查结